Im Kontext von Kleinunternehmen bietet eine Übersichtsprozesskarte – oder ein Flussdiagramm – eine Vogelperspektive auf einen Geschäftsprozess. Ein Flussdiagramm zeigt die verschiedenen Aufgaben an, die zum Abschließen eines Prozesses erforderlich sind, zeigt an, dass die Aufgaben Eingaben in Ausgaben umwandeln, und beschreibt insgesamt den Fluss von Informationen, Dokumenten und Materialien durch den Prozess. Wichtig ist, dass ein Flussdiagramm auch die Geschäftsentscheidungen angibt, die in jeder Phase eines Prozesses getroffen werden müssen. Eine der einfachsten Möglichkeiten, die Gliederung eines Flussdiagramms zu erstellen, ist die Verwendung von Microsoft Word, dem beliebten Textverarbeitungsprogramm, das Teil der Microsoft Office-Suite ist.
Erstellen Sie eine Flussdiagramm-Gliederung
1
Erstellen Sie ein neues Word-Dokument in dem Ordner, in dem Sie Ihre Flussdiagramm-Gliederung erstellen möchten, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle im Ordner klicken und in den Dropdown-Menüs „Neu“ und dann „Microsoft Word“ auswählen. Benennen Sie das neue Dokument in einen aussagekräftigen Namen um – etwas aussagekräftigeres als „Neues Microsoft Word-Dokument“ – und doppelklicken Sie auf den neuen Namen, um das Dokument zu öffnen.
2
Wählen Sie im Menü „Ansicht“ die Option „Symbolleisten“ und dann „Zeichnen“, um die Symbolleiste „Zeichnen“ anzuzeigen. Wählen Sie in der Zeichnungssymbolleiste „Autoshapes“ und dann „Flowchart“ aus, um alle verfügbaren Flussdiagrammformen anzuzeigen. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Form, um die Beschreibung einer bestimmten Form zu erhalten.
3
Um eine Flussdiagrammform in Ihr Dokument einzufügen, klicken Sie auf eine Form, bewegen Sie den Mauszeiger an die Position in Ihrem Dokument, an der Sie sie einfügen möchten, und klicken Sie erneut. Um eine effektive Flussdiagrammskizze zu erstellen, müssen Sie mit den Formen vertraut sein, die von Konventionen für Aufgaben, Entscheidungen und andere Elemente Ihres Flussdiagramms verwendet werden. Herkömmlicherweise werden Aufgaben durch Rechtecke und Entscheidungen durch Diamanten dargestellt, aber alle Flussdiagrammformen sind deutlich gekennzeichnet, um Ihnen zu helfen.
4
Nachdem Sie sich für die wichtigsten Schritte eines Prozesses entschieden haben, fügen Sie für jeden Schritt eine Flussdiagrammform ein, die sich auf der Seite und nicht auf der anderen Seite befindet. Um einer Flussdiagrammform Text hinzuzufügen und die Aufgabe oder Entscheidung, die sie darstellt, kurz zu beschreiben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Form, wählen Sie „Text hinzufügen“ und geben Sie Ihren Text ein. Wenn der Text zu groß oder zu lang für die Form ist, reduzieren Sie die Schriftgröße, indem Sie den Text auswählen und im Feld „Schriftgröße“ eine kleinere Punktgröße auswählen. Alternativ können Sie die Größe der Form ändern, indem Sie darauf klicken und die angezeigten Größengriffe ziehen.
5
Um Ihre Flussdiagrammformen miteinander zu verbinden, wählen Sie in der Zeichnungssymbolleiste „Autoshapes“ und dann „Connectors“ aus und wählen Sie den gewünschten Connector aus. Zunächst möchten Sie wahrscheinlich nur den Anschluss mit der Bezeichnung „Straight Connector“ verwenden. Klicken Sie auf den Umriss der ersten Form, die Sie verbinden möchten, und dann auf den Umriss der zweiten Form, die Sie verbinden möchten, um den Verbinder zwischen ihnen zu befestigen.