Diagramme helfen Menschen, Informationen zu visualisieren. Ein Cashflow-Diagramm verdeutlicht, was Ihr Unternehmen mit seinem Geld auf eine Weise macht, die möglicherweise nicht ersichtlich ist, wenn Sie sich eine Tabellenkalkulationsseite voller Zahlen ansehen. Dieses Verständnis kann Ihnen helfen, fundiertere strategische Entscheidungen zu treffen und Ihre internen Abläufe zu rationalisieren.
1
Entwerfen Sie einen groben Entwurf Ihres Diagramms, bevor Sie eine großformatige Version erstellen. Nehmen Sie ein Blatt Papier und zeichnen Sie oben eine Schachtel für jede Einkommensform, die Ihr Unternehmen verdient. Häufige Einnahmequellen sind Verkäufe an Verbraucher und Zahlungen von Kunden. Andere Quellen können staatliche Steuergutschriften, Leasinggebühren, Lizenzgebühren, Verkauf von Vermögenswerten und Eigenkapital sein. Was auch immer Ihre Einkommensformen sein mögen, stellen Sie absolut sicher, dass Sie nichts übersehen. Überprüfen Sie die Finanzunterlagen Ihres Unternehmens gründlich.
2
Zeichnen Sie in der Mitte der Seite Kästchen für jedes Segment des Unternehmens, das über die Berechtigung zum Ausgeben verfügt. In größeren Unternehmen bestehen diese aus Abteilungen oder Abteilungen, die normalerweise von einem Vizepräsidenten geleitet werden, der die Ausgaben genehmigen muss. In kleineren Unternehmen kann jede „Abteilung“ nur aus einer einzigen Person bestehen – zum Beispiel der Person, die Büromaterial kauft, der Person, die Ihre Finanzen vorbereitet, und der Person, die Ihre Einrichtungen und Büros verwaltet. Wenn Sie keine anderen Mitarbeiter haben, aber andere „Hüte“ tragen, wenn Sie Firmengeld ausgeben – wie z. B. einen Sekretärshut und einen Facility Manager-Hut -, zeichnen Sie für jeden der Hüte Kisten. Der entscheidende Punkt besteht darin, die verschiedenen Arten zu identifizieren, in denen Ihr Unternehmen so strukturiert ist, dass es Geld ausgibt. Stellen Sie auch hier sicher, dass Sie nichts übersehen.
3
Zeichnen Sie unter jedem Feld der Ausgabenbehörde kleinere Felder, in denen bestimmte Ausgabenbereiche angegeben sind. Listen Sie beispielsweise unter dem Feld Facility Management separate Felder für Dienstprogramme, Reparaturen und Grundstückspflege auf. Listen Sie neben jedem Feld den Betrag auf, der in der letzten Abrechnungsperiode ausgegeben wurde. Addieren Sie sie alle und schreiben Sie die Gesamtsumme neben das Feld für die Ausgabenbehörde. Überprüfen Sie die Richtigkeit aller Zahlen und übersehen Sie keine Kosten. Stellen Sie sicher, dass jeder Cent irgendwo passt. Der Schlüssel hier ist zu sehen, wie Ihr Unternehmen Geld ausgibt und wie viel es ausgibt.
4
Verbinden Sie jedes Einkommensfeld oben auf der Seite mit einem Feld der Ausgabenbehörde, das sein Budget aus dieser Einnahmequelle bezieht. Möglicherweise möchten Sie hierfür verschiedenfarbige Markierungen verwenden, um ein verwirrendes Durcheinander von Linien zu vermeiden. Wenn Ihr Unternehmen zuerst alle Einnahmen auf einem allgemeinen Konto sammelt und dann alle Ausgaben von diesem Konto budgetiert, können Sie diesen Schritt überspringen. Zeichnen Sie einfach ein einzelnes Feld zwischen den Einkommensfeldern und den Ausgabenfeldern und markieren Sie es als Ihr allgemeines Budget. In der Praxis gehen bestimmte Einkommensformen jedoch häufig direkt an bestimmte Ausgaben.
5
Überprüfen Sie das Diagramm, überprüfen Sie es auf Fehler und überlegen Sie, wie Sie das visuelle Design verbessern können, um die Informationen auf der Seite hervorzuheben. Zeichnen Sie dann eine viel größere endgültige Version des Diagramms mit Markierungen auf einem großen Blatt Papier, das für Präsentationen bei Besprechungen oder zur Montage an der Wand geeignet ist. Verwenden Sie für jeden Kartentyp unterschiedlich geformte Kästchen, um die Informationen weiter zu unterscheiden.