Während es möglicherweise bequemer ist, jemanden mit moderneren Technologien wie E-Mail oder Textnachrichten zu kontaktieren, ist das Telefon immer noch ein persönlicheres Kommunikationsmittel. Obwohl die andere Partei Ihr Gesicht nicht sehen kann, kann Ihre Stimme dennoch ein Gefühl von Professionalität und Autorität vermitteln. Um Ihnen zu helfen, einen möglichst effektiven Geschäftsanruf zu ermöglichen, können einige grundlegende Schritte hilfreich sein.
Danach
Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um sich vorzubereiten, bevor Sie den Hörer abheben. Schreiben Sie die wichtigsten Punkte auf, die Sie während des Gesprächs behandeln müssen, sowie alle Fragen, die Sie stellen müssen. Dies dient auch als Übersicht, die Sie durch den Anruf führt und gleichzeitig die Kontrolle über das Gespräch behält. Stellen Sie sich nach Möglichkeit in der Nähe eines Computers mit Internetverbindung auf, damit Sie schnell auf die Website Ihres Unternehmens zugreifen oder Informationen finden können.
Identifizieren Sie sich
Identifizieren Sie sich immer gegenüber der Partei, die den Anruf entgegennimmt. Um so professionell wie möglich zu klingen, geben Sie Ihren Vor- und Nachnamen sowie gegebenenfalls Ihren Titel an. Wenn Ihr Anruf langwierig ist und Sie spüren, dass die Person, die Sie anrufen, unter Zeitdruck steht oder anderweitig abgelenkt ist, versuchen Sie, einen besseren Zeitpunkt festzulegen, zu dem Sie zurückrufen können.
Zweck identifizieren
Sie können Höflichkeiten austauschen, z. B. ein kurzes „Wie geht es Ihnen heute?“, Aber sich nicht auf ein ausführliches Gespräch über Sport oder Wetter einlassen, da dies als Ablenkung vom Zweck Ihres Anrufs dienen kann. Geben Sie den Zweck höflich und direkt an, z. B. „Ich habe Ihre E-Mail heute Morgen erhalten und rufe an, um nachzufragen.“
Nehmen Sie sich Zeit zum Zuhören
Während Sie möglicherweise beabsichtigen, den Zweck Ihres Anrufs zu erreichen, stellen Sie sicher, dass Sie ein zweiseitiges Gespräch führen. Geben Sie der anderen Partei Zeit, auf Ihre Punkte zu antworten und Fragen zu stellen. Achten Sie darauf, nicht zu unterbrechen, es sei denn, Sie stellen fest, dass die andere Partei vom eigentlichen Thema abweicht. Wenn dies geschieht, unterbrechen Sie höflich, indem Sie sagen: „Es tut mir leid, dass ich unterbreche, aber eine andere Frage ist mir gerade in den Sinn gekommen und ich möchte sie stellen, bevor ich sie vergesse.“
Anruf überprüfen
Überprüfen Sie vor dem Auflegen, was während des Anrufs mit dem anderen Teilnehmer erreicht wurde, und stellen Sie sicher, dass Sie sich beide einig sind, was als Nächstes geschehen soll. Wenn zusätzliche Kommunikation erforderlich ist, richten Sie einen bestimmten Tag und eine bestimmte Uhrzeit für einen nachfolgenden Telefonanruf oder eine andere Kommunikationsmethode wie E-Mail ein. Trennen Sie sich immer von einer angenehmen Note, auch wenn das Endergebnis des Anrufs ist, dass eine Geschäftsbeziehung derzeit nicht zustande kommt oder fortgesetzt wird. Möglicherweise möchten Sie die Beziehung zu einem späteren Zeitpunkt erneut besuchen.