Kleine Unternehmen haben normalerweise spezifische Richtlinien für die Meldung von Reisekosten. Die Mitarbeiter müssen diese Richtlinien genau befolgen, damit sie ihre Spesenabrechnungen nicht zurückerhalten. Dies kann die Erstattung verzögern. Die Richtlinien für Spesenabrechnungen enthalten normalerweise ein Budget oder eine Tagessatzobergrenze für Ausgaben, Berichtsverfahren, Empfangsanforderungen, Regeln für nicht erstattungsfähige Ausgaben und geeignete Autorisierungskanäle.
Budgetierung
Ein wichtiger Aspekt der Richtlinien für Spesenabrechnungen ist laut Employment-Handbook.org das Erlernen der Budgetierung Ihrer täglichen Ausgaben. Wenn Sie beispielsweise Kunden unterhalten oder an einem Abend ein teures Abendessen zu sich nehmen, sollten Sie am nächsten oder zweiten Tag günstiger speisen, um das Budget einzuhalten. Diese Richtlinien werden normalerweise zum leichteren Nachschlagen in das Mitarbeiterhandbuch geschrieben. Fragen Sie Ihren Vorgesetzten vor Ihrer ersten Geschäftsreise nach den Richtlinien für Reisekosten.
Berichterstattung
Sie sollten jede Ausgabe unter dem bestimmten Datum melden, an dem die Ausgabe getätigt wurde. Kilometer- oder Flugkosten für Kraftfahrzeuge sollten an den jeweiligen Abflug- und Rückflugtagen gemeldet werden. Sie sollten beispielsweise die Kosten Ihres Abfluges am Tag Ihrer Abreise erfassen und dann den Preis für die Rückreise bei Ihrer Rückkehr notieren. Wenn Sie 100 Meilen zum und vom Flughafen fahren, teilen Sie Ihren Kilometerstand in zwei Hälften. Als nächstes multiplizieren Sie die Kilometerleistung des Unternehmens (dh 27 Cent pro Meile) mit 50 Meilen und notieren Sie sie am Tag der Abreise. Melden Sie anschließend die andere Hälfte des Rückfluges und fahren Sie genau an diesem Datum nach Hause. Tragen Sie alle Ausgaben nacheinander in die Spesenabrechnung ein. Es ist hilfreich, Ihre Quittungen nach Tag im Voraus zu ordnen, wodurch Sie Zeit sparen können. Sie müssen bestimmte Daten in die Spesenabrechnung eintragen, da diese Leerzeichen normalerweise leer sind. Fügen Sie schließlich die Summen der täglichen Ausgaben vertikal hinzu und berechnen Sie dann Ihre Gesamtsummen für jede Art von Ausgaben horizontal. Subtrahieren Sie alle vom Unternehmen geleisteten Vorauszahlungen von den Ihnen zustehenden Vorauszahlungen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Berechnungen überprüfen, bevor Sie Ihre Spesenabrechnung einreichen. (Siehe Referenzen 1 und 2 und Ressource 1)
Empfangsanforderungen
Sie sollten alle Ihre Quittungen, einschließlich des Taxifahrpreises, jedes Mal aufbewahren, wenn Sie Geld für Ihre Reise ausgeben. Im Allgemeinen müssen Sie nur Quittungen für Mahlzeiten beifügen, die fünf Dollar überschreiten. Wenn Sie jedoch alle Belege aufbewahren, können Sie Ihre Ausgaben besser genau melden. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle erforderlichen Belege an Ihre Spesenabrechnung anhängen. Fügen Sie neben Essensquittungen über fünf Dollar auch Quittungen bei, die 25 Dollar für alle anderen Ausgaben übersteigen.
Nicht erstattungsfähige Kosten
Einige Ausgaben können nicht in Ihre Spesenabrechnung aufgenommen werden. Zum Beispiel sollten Sie niemals Parkscheine, übermäßige Gepäckkosten oder Zahlungen für Familienmitglieder in Ihre Spesenabrechnung aufnehmen. Wenn Sie zusätzliche Tage in einer bestimmten Stadt verbringen, um Urlaub zu machen, fügen Sie diese Ausgaben nicht Ihrer Spesenabrechnung hinzu. Weitere Richtlinien zu nicht erstattungsfähigen Ausgaben finden Sie in Ihrem Unternehmenshandbuch oder wenden Sie sich an die Personalabteilung. Sie können sich auch auf die Richtlinien für Reisekosten unter Employee-Handbook.org beziehen.
Genehmigung
In den meisten Unternehmen müssen Sie Ihre Spesenabrechnung Ihrem Vorgesetzten vorlegen. Stellen Sie sicher, dass Sie zuerst unterschreiben und eine Kopie davon erstellen. Es kann einige Wochen dauern, bis die Rückerstattung für Ihre Reise erfolgt, da die Kreditorenbuchhaltung diese normalerweise überprüfen muss.