Verfahrenshandbücher sind nützliche Werkzeuge für eine Vielzahl von Beschäftigungseinstellungen. Unabhängig davon, ob Mitarbeiter wissen müssen, wie das Kopiergerät zu bedienen ist oder wie sie die erforderlichen Gesundheits- und Sicherheitsschulungen absolvieren müssen, bietet ein Verfahrenshandbuch einen Überblick über die Schritte. Viele Arbeitgeber entwerfen kombinierte „Richtlinien- und Verfahrenshandbücher“, aber es ist wichtig, den Unterschied zu erkennen: Richtlinien spiegeln Regeln wider, während Verfahren Prozesse widerspiegeln und wie sie zu vervollständigen sind. Bei der Erstellung eines effektiven Verfahrenshandbuchs ist es wichtig, sich auf das Verfahren selbst zu konzentrieren und die Informationen bereitzustellen, die für die Mitarbeiter für die Durchführung des Verfahrens nützlicher sind.
Eigenschaften
Ein Verfahrenshandbuch sollte einfach zu lesen und zu verwenden sein. Ein Verfahrenshandbuch, für dessen Lesen ein eigenes Verfahrenshandbuch erforderlich ist, ist für keinen Mitarbeiter von großem Nutzen. Darüber hinaus sollte das Verfahrenshandbuch in allen Elementen konsistent sein, einschließlich Stil, Design und Informationen. Ein Verfahrenshandbuch soll anderen bei der Erfüllung einer bestimmten Aufgabe helfen, daher sollte es für die Leser geschrieben werden. Die beschriebenen Prozesse sollten klar und logisch sein, damit alle Leser den Vorgang problemlos verfolgen können.
Eigenschaften
Die Verfahrenshandbücher variieren je nach Art der detaillierten Informationen in bestimmten Funktionen. In den meisten Fällen handelt es sich jedoch um effektive Verfahrenshandbücher, die eine klare und konsistente Formatierung aufweisen, damit die Leser wissen, wie sie dem Material folgen müssen. Absätze sollten ohne Verwirrung beginnen und enden, und die Leser sollten sich nicht fragen müssen, wo ein Schritt endet und ein anderer beginnt. Bei der Beschreibung von Schritten sollten Autoren starke Aktionsverben verwenden, um sicherzustellen, dass die Leser genau wissen, was zu tun ist, und sie sollten gegebenenfalls Erklärungen und Optionen anbieten. Alle Symbole, Bilder oder Grafiken / Diagramme sollten offensichtlich zu verstehen und einfach zu befolgen sein.
Schreibstil
Der Schreibstil für ein Verfahrenshandbuch sollte auf einer klaren und prägnanten Sprache beruhen. Alle Verfahrensinformationen sollten korrekt sein, und alle Akronyme sollten mit einer Erklärung in Klammern geklärt werden – zum Beispiel die „Food and Drug Administration (FDA)“. Vermeiden Sie in Verfahrenshandbüchern, die für einige Zeit im Umlauf sein werden, die Verwendung spezifischer Informationen, die möglicherweise schnell veraltet sind. Fachsprache und Fachsprache, die den meisten unbekannt sind, sollten vermieden werden.
Design
Das Design des Verfahrenshandbuchs hängt weitgehend von der Art des beschriebenen Verfahrens ab. Einige Designempfehlungen gelten jedoch für alle Verfahrenshandbücher. Ein gutes Verfahrenshandbuch benötigt viel Leerraum. Das heißt, das Handbuch ist nicht mit Drucken überladen, sondern bietet viele Einrückungen und Absatzumbrüche, um den Leser nicht zu erschrecken. Effektive Verfahrenshandbücher enthalten auch klare Überschriften und Unterüberschriften sowie andere geeignete Beschriftungen und Umrisse für viele Punkte.
Aufgaben
Die Verantwortlichen für das Schreiben von Verfahrenshandbüchern sind auch dafür verantwortlich, diese regelmäßig zu überprüfen. Wenn Material irrelevant wird, sollte es entfernt oder aktualisiert werden. Wenn die Informationen den Mitarbeitern nicht effektiv helfen, sollte das Handbuch überarbeitet und verbessert werden. Ein Verfahrenshandbuch ist nur so nützlich wie die Arbeit, die es den Lesern ermöglicht, und wenn das Handbuch dies nicht tut, ist der Verfasser dafür verantwortlich, es zu ändern.