Eine Richtlinie zur Erstattung von Reisekosten sollte Teil der Richtlinien und Verfahren für kleine Unternehmen sein, wenn die Mitarbeiter Geschäftsreisen durchführen müssen. Dies kann Übernachtungsfahrten sowie Meilenkosten für tägliche Geschäftstreffen mit lokalen Kunden umfassen. Die Richtlinie zur Erstattung von Reisekosten sollte Angaben darüber enthalten, was und wie viel für jede Ausgabenkategorie gedeckt wird. Mitarbeiter sollten diese Richtlinie verstehen, bevor sie auf eigene Kosten eine Geschäftsreise antreten, die später erstattet wird.
Angestellte
In der Richtlinie zur Erstattung von Reisekosten sollte angegeben werden, für welche Mitarbeiter des Unternehmens die Reisekosten gedeckt sind. In einigen Unternehmen kann es je nach Höhe des Mitarbeiters unterschiedliche Erstattungsniveaus geben. Beispielsweise kann der CEO Anspruch auf alle Mahlzeiten sowie auf die Mahlzeiten seiner Geschäftsgäste haben. Der Junior Sales Executive kann jedoch nur für seine eigenen Mahlzeiten und nicht für potenzielle Interessenten oder Geschäftskollegen erstattet werden. In der Richtlinie sollte klar angegeben werden, ob es Unterschiede in der Deckung für verschiedene Mitarbeiter gibt. Wenn Ehepartner oder Familienmitglieder den Arbeitnehmer begleiten dürfen, sollte in der Police auch angegeben werden, wer für diese Ausgaben verantwortlich ist.
Kosten
In der Richtlinie sollten die Kosten aufgeführt sein, die vom Unternehmen übernommen werden. Anstatt beispielsweise zu sagen, dass alle Mahlzeiten abgedeckt werden, kann das kleine Unternehmen festlegen, dass das Frühstück von nicht mehr als 10 USD, das Mittagessen von nicht mehr als 15 USD und das Abendessen von nicht mehr als 20 USD täglich abgedeckt werden. Dies verhindert, dass ein Mitarbeiter ein 300-Dollar-Abendessen zum Zeitpunkt des Unternehmens erhält. In diesem Teil der Richtlinie sollte auch angegeben werden, wann Flugreisen zulässig sind. Wenn das Ziel beispielsweise mehr als 500 Meilen entfernt ist, übernimmt das Unternehmen den Flugpreis, andernfalls übernimmt das Unternehmen die Kosten für einen Economy-Mietwagen.
Regeln
In der Reisekostenrichtlinie sollten bestimmte Regeln festgelegt werden. Zum Beispiel gehen persönliche Telefonanrufe aus dem Hotelzimmer, Filme auf dem Zimmer oder der Zimmerservice außerhalb der Essenskosten zu Lasten des Mitarbeiters. Außerdem kann das Unternehmen nicht zulassen, dass Alkohol in die Ausgaben einbezogen wird, während andere Unternehmen möglicherweise jeden Abend nach Abschluss aller Geschäftsabschlüsse eine Unterhaltungszulage gewähren. Es liegt an jedem Unternehmen, eine Richtlinie zu entwickeln, die den Finanzen und Prioritäten des Kleinunternehmens entspricht.
Zahlungsmethoden
Obwohl einige Unternehmen Reisen möglicherweise erstatten, können andere Mitarbeitern eine Vorauszahlung leisten, die davon abhängt, wie lange sie reisen werden. Diese Richtlinie sollte allen Mitarbeitern im Vorfeld klar gemacht werden. Die Mitarbeiter sollten auch darüber informiert werden, ob Quittungen für jede Ausgabe erstattet werden müssen. In der Police sollte auch angegeben werden, wann die Erstattung erfolgt und wie sie an den Mitarbeiter ausgezahlt wird.
Überlegungen
Anpassungen der Reisekostenerstattung müssen wahrscheinlich mindestens einmal jährlich vorgenommen werden. Der Internal Revenue Service verfügt über Meilensätze, die Personen von ihren Steuern abziehen dürfen, und viele Unternehmen halten sich an diesen Zeitplan. Dieser Kilometerplan wird mindestens einmal jährlich und manchmal öfter aktualisiert. Wenn bestimmte Beträge für Mahlzeiten oder Unterkünfte aufgeführt sind, muss dies möglicherweise auch angepasst werden, wenn Jahre vergehen und die Preise für allgemeine Dienstleistungen im Laufe der Zeit steigen.