Damit Ihre Mitarbeiter wissen, was sie am Zahltag erwartet, und Ihre Personalabteilung reibungslos funktioniert, müssen Sie entsprechende Richtlinien festlegen. Die Verfahren hängen von der Struktur Ihres Unternehmens und den Aufgaben ab, die Sie ausführen müssen, um die Gesetze von Bund, Ländern und Gemeinden einzuhalten. Einige Richtlinien beziehen sich auf Ihre Mitarbeiter insgesamt. andere sind ausschließlich für die Personalabteilung bestimmt.
Löhne, Zahlungsperioden und Zahltage
Erklären Sie Ihren Mitarbeitern die Zahlungsfristen und Zahltage. Wenn Sie beispielsweise zweiwöchentlich zahlen, geben Sie das Start- und Enddatum für den zweiwöchigen Zahlungszeitraum und den tatsächlichen Zahltag an, z. B. jeden zweiten Freitag. Entwickeln Sie eine transparente Lohnstruktur, in der die Arten von Löhnen erläutert werden, die Ihre Mitarbeiter möglicherweise erhalten. Dies beinhaltet reguläre Löhne, Überstunden, Gehälter, Provisionen, Gehaltserhöhungen, Feiertage, Boni und Endlöhne. Erklären Sie, was mit Gehaltsschecks passiert, die vom Zahlungsempfänger nicht beansprucht oder eingelöst werden. Abhängig vom staatlichen Recht müssen Sie beispielsweise den nach einem Jahr nicht eingelösten Betrag möglicherweise an den Staat übermitteln.
Zeitmessung
Klären Sie, was Ihre Mitarbeiter tun müssen, um eine ordnungsgemäße Einreichung des Arbeitszeitblatts sicherzustellen. Wenn Sie beispielsweise verlangen, dass wöchentliche Arbeitszeitnachweise ausgefüllt werden, erläutern Sie Rundungsverfahren, Übermittlungstermine, die Folgen der Fälschung von Arbeitszeitnachweisen und wer Zeitnachweise billigen darf.
Obligatorische Abzüge
Listen Sie die Arten von Abzügen auf, die Sie gesetzlich von den Gehaltsschecks Ihrer Mitarbeiter einbehalten müssen. Obligatorische Abzüge umfassen Einkommenssteuern von Bund und Ländern, Sozialversicherungssteuern, Medicare-Steuern und gegebenenfalls lokale Einkommenssteuern, staatliche Invalidenversicherungen und Lohnpfändungen. Sagen Sie Ihren Mitarbeitern, was sie tun müssen, um eine ordnungsgemäße Einbehaltung sicherzustellen. Zum Beispiel müssen sie ein W-4-Formular für Zwecke der Quellensteuer des Bundes ausfüllen und einreichen. Wenn nicht, behalten Sie die höchste Steuerklasse für den Status einer Einzelanmeldung und null Zulagen ein.
Pausen und Mittagessen
Das Bundesgesetz schreibt nicht vor, dass Sie Ihren Mitarbeitern kurze Pausen oder Mittagspausen gewähren. Wenn Sie dies jedoch wünschen, werden in der Regel kurze Pausen gezahlt und die Mittagspausen nicht bezahlt. Nehmen Sie in Ihr Richtlinienhandbuch die zugewiesenen Pausen- und Mittagspausen auf, z. B. zwei bezahlte 15-minütige Pausen und eine Stunde für das Mittagessen, und ob die Mitarbeiter für diese Zeiträume ein- und aussteigen müssen.
Unter- und Überzahlung
Geben Sie die Bedingungen an, unter denen bei Unterzahlung von Löhnen manuelle oder Notfallkontrollen durchgeführt werden. Erklären Sie, was während einer Überzahlung passiert, z. B. indem Sie entweder den Überlohn vom nächsten Gehaltsscheck des Mitarbeiters abziehen oder eine Zahlungsunterbrechung auf den überbezahlten Scheck setzen und einen Scheck für den richtigen Betrag erneut ausstellen.
Employee Benefits
Teilen Sie die von Ihnen angebotenen Vorteile auf und wie Ihre Mitarbeiter sie erhalten können. Dies kann Urlaubstage, Krankheitstage, persönliche Tage und Trauertage umfassen. Kranken- und Lebensversicherung; Altersvorsorge; flexible Ausgabenkonten; Erstattung von Geschäftskosten; und Gehaltsvorschüsse. Erläutern Sie die Abgrenzungsmethoden für bezahlte Leistungstage wie Urlaub und Krankheit und was passiert, wenn ein Mitarbeiter mehr Zeit in Anspruch nimmt, als ihm zur Verfügung steht.
Abteilungsverfahren
Entwickeln Sie separate Richtlinien für Ihre Personalabteilung, in denen festgelegt ist, wie die Personalabrechnungsaufgaben behandelt werden sollen. Schließen Sie beispielsweise Aufgaben und Aufgaben der Zeitnahme und Gehaltsabrechnung ein, die mit verwandten Abteilungen wie Buchhaltung und Personalwesen verbunden sind. Erläutern Sie Vertraulichkeitsverfahren, z. B. Aufzeichnungsanforderungen, an die Informationen zur Gehaltsabrechnung weitergegeben werden sollen, die Art der Daten, die offengelegt werden können, und Schritte, die Mitarbeiter der Personalabrechnung möglicherweise während einer Sicherheitsverletzung ausführen.