Workshops sind Orte zum Unterrichten, Unterrichten oder Erleichtern der Gruppeninteraktion zwischen einer relativ kleinen Anzahl von Personen. Es handelt sich traditionell um interaktive Veranstaltungen, die die Beteiligung der Teilnehmer fördern. Die Organisation eines Workshops umfasst die Festlegung von Bereichen, die während der Veranstaltung abgedeckt werden sollen, die Vorbereitung der erforderlichen Materialien und die Sicherstellung eines angemessenen Zeitplans für die Veranstaltung, um alle auf der Tagesordnung stehenden Themen zu behandeln.
Workshop-Ziele definieren
Der erste Schritt bei der Organisation eines erfolgreichen Workshops besteht darin, den spezifischen Zweck und die Absicht des Treffens zu definieren. Wenn der Workshop den Teilnehmern beispielsweise beibringen soll, wie ein Medien-Pressemappe entwickelt wird, umfassen die Ziele des Workshops eine Übersicht darüber, wofür Pressemappen verwendet werden, welche Elemente eine erfolgreiche Pressemappe ausmachen, und anschließend eine schrittweise Anleitung wie man Materialien entwickelt. Die Ziele des Workshops sollten mit dem vorhandenen Wissensstand der Teilnehmer übereinstimmen.
Teilnahme begrenzen
Ein effektiver Workshop, der Aktivitäten in kleinen Gruppen, Brainstorming oder praktische Demonstrationen umfasst, sollte auf 20 oder weniger Personen beschränkt sein. Dies ermöglicht einen persönlichen Austausch mit dem Programmvermittler und stellt sicher, dass die Workshop-Teilnehmer Zeit haben, eigene Beiträge zu leisten. Es schafft auch eine Umgebung für effektive kleine Breakout-Sitzungen.
Entwickeln Sie eine Agenda
Erstellen Sie eine Agenda für den Workshop, in der jede einzelne Komponente beschrieben wird. Fügen Sie eine Einführung und eine Aufschlüsselung der Workshop-Elemente bei, einschließlich des Zeitplans für jeden Abschnitt und einer Angabe, wer die einzelnen Abschnitte erleichtert. Dies hilft, den Workshopleiter und die Teilnehmer fokussiert und auf dem richtigen Weg zu halten. Verteilen Sie die Tagesordnung nach Möglichkeit vor dem Workshop an die Teilnehmer.
Bestimmen Sie das spezifische Timing
Teilen Sie den Workshop in leicht verdauliche Zeitabschnitte auf und halten Sie sich an den festgelegten Zeitplan. Dies ist besonders wichtig für lange Workshops. Wenn der Workshop länger als ein paar Stunden dauert, sorgen Sie für Erfrischungen oder machen Sie eine Pause für eine Mahlzeit. Bauen Sie immer rechtzeitig für die gemeinsame Gruppenarbeit sowie für Fragen und Antworten ein und geben Sie den Teilnehmern auf dem Weg Zeitangaben, z. B. „Wir haben 20 Minuten Zeit, um diese Sitzung zu beenden, bevor wir zum Mittagessen pausieren.“
Ausrüstung und Materialien vorbereiten
Erfahren Sie vor der Veranstaltung, wie Ihr Werkstattraum funktioniert. Stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichend Sitzplätze für die Teilnehmer verfügen, und überprüfen Sie Geräte wie Mikrofone, Beleuchtung, Projektoren und Telefonkonferenzen oder Videokonferenzsysteme, wenn diese während des Workshops verwendet werden. Erstellen Sie vor Beginn des Workshops ausreichend Kopien von Materialien, Handouts und Anleitungen und bringen Sie zusätzliche Stifte und Schreibtafeln für diejenigen mit, die dies vergessen. Wenn die Teilnehmer eine bestimmte Fähigkeit erlernen, z. B. ein neues Softwareprogramm, stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichende Ressourcen verfügen, damit sich jeder in einem praktischen Format versuchen kann.