Sie müssen den Umgang mit Bargeld für Ihr kleines Unternehmen verfolgen. Idealerweise soll Ihre Gewinn- und Verlustrechnung eine 100-prozentige Korrelation zwischen den erwarteten Geldeingängen und dem tatsächlichen Kassenbestand aufweisen. Dies ist jedoch nicht immer der Fall. Wenn Sie unter Liquiditätsengpässen oder -überschreitungen leiden, müssen Sie die Ursache der Diskrepanzen kennen. Sie werden diese in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung auf der Grundlage eines speziellen Kontos melden, das zur Verfolgung von Bargeldproblemen erstellt wurde.
Konto für Bargeld Short und Over
Erstellen Sie ein Konto mit dem Titel „Cash Short and Over“. Dieses Konto sollte etwaige Barabweichungen für den Abrechnungszeitraum anzeigen. Ihre Gewinn- und Verlustrechnung sollte dieses Konto und den Saldo enthalten.
Bargeldabwicklung
Sie können beginnen, die Gründe für Bargeldabweichungen in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung zu verstehen, indem Sie den Umgang mit Bargeld in Ihrem Unternehmen untersuchen. Wenn die Beträge gering sind, haben Sie möglicherweise einen Kassierer oder Kassierer, der einfach Fehler macht. Ein unehrlicher Mitarbeiter kann auch kleine Beträge einnehmen, um die Engpässe zu vertuschen, indem er sie wie Fehler aussehen lässt. Verschärfen Sie Ihre Kontrollen beim Umgang mit Bargeld zum Zeitpunkt des Kaufs und schulen Sie alle Mitarbeiter, die ein chronisches Problem beim Umgang mit Bargeld haben.
Nicht gemeldete Rabatte
In Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung können Bargeldabweichungen auftreten, da ein Mitarbeiter einen Rabatt gewährt hat, ohne ihn zu dokumentieren. Sie zeigen einen erwarteten Zahlungsbetrag für ein Produkt an, haben jedoch weniger aufgenommen. Stellen Sie sicher, dass alle Rabatte vom Management genehmigt und vom Mitarbeiter, der den Rabatt ausstellt, dokumentiert werden, damit Sie Ihr Cash Short- und Over-Konto ausgleichen können.
Nicht gemeldete Zuschläge
Es kommt zu Bargeldüberschreitungen, wenn einem Kunden eine zusätzliche Dienstleistung oder ein zusätzliches Produkt in Rechnung gestellt wurde und der Mitarbeiter dies nicht gemeldet hat. Ihre Bargelderwartungen sind an den Verkauf gebunden. Wenn ein Kunde tatsächlich mehr bezahlt hat, als ein Verkaufsbeleg oder eine Rechnung angibt, haben Sie mehr Bargeld zur Verfügung, als Ihre Dokumentation vorhersagt. Stellen Sie sicher, dass alle Transaktionen dokumentiert sind.
Unbezahlte Rechnung
Wenn Sie eine Rechnung mit der Aufschrift „bezahlt“ erhalten haben und das Geld nicht tatsächlich eingezogen wurde, wird eine Bargelddiskrepanz angezeigt. Dies ist ein Buchhaltungsfehler, und Sie sollten Bargeldkontrollen erzwingen, die sicherstellen, dass Sammlungen nur gezählt werden, wenn die Zahlung tatsächlich eingegangen ist.
Cash Back bei Kreditkäufen
Wenn Sie einem Kunden ein Guthaben gewähren, müssen die Mitarbeiter wissen, wie sie Rückerstattungen oder Teilrückerstattungen ausstellen können. Wenn ein Mitarbeiter nach dem Kauf eines Kredits Bargeld zurückgibt, tritt ein Bargeldmangel auf.
Schlechte Schecks
Schlechte Schecks sollten von Ihren Kassenbelegen abgezogen werden. Wenn ein Mitarbeiter dies nicht tut, wird weniger Bargeld angezeigt, als in Ihren Unterlagen angegeben ist. Dies liegt daran, dass der ursprüngliche Scheck in einer Einzahlung gezählt wird, der zurückgegebene Scheck jedoch nicht von den Geldeingängen abgezogen wird.