Trotz des Anstiegs von E-Mails und des Umzugs in Richtung papierloses Büro bleibt das Fax ein fester Bestandteil. Jährlich werden weltweit über 100 Milliarden Faxe gesendet. Dies geht aus Zahlen von Davidson Consulting hervor, wie Sagem-Interstar, ein Unternehmen für IP-Faxsoftware, berichtet. Angesichts der wachsenden Bedenken hinsichtlich E-Mail-Sicherheitsproblemen wie Schadcode, Phishing und Kennwortdiebstahl kann das Senden vertraulicher Daten per Fax eine sicherere Option sein. Dies ist jedoch möglicherweise nicht der Fall.
E–Mail
E-Mail ist das wichtigste Mittel zum elektronischen Versenden von Dokumenten. Mit E-Mail können sowohl Text als auch Bilder gesendet werden, die in ein digitales Format konvertiert und über das Internet gesendet werden. Kurznachrichten können im Hauptteil der E-Mail gesendet werden, während größere Dokumente als angehängte Datei gesendet werden können. E-Mails sind schnell und bequem, weisen jedoch bestimmte Nachteile auf, z. B. ihre Vergänglichkeit und die Tatsache, dass sie rechtlich nicht bindend sind.
Telefax
Bevor E-Mails verbreitet wurden, waren Faxe das wichtigste Mittel, um Dokumente schnell zwischen zwei entfernten Orten zu senden. Beim Faxen werden Bilder und Text an einem Ende gelesen und in eine Sammlung von 1′- und 0′-Werten aufgeteilt. Diese binären Informationen werden dann über ein Telefonnetz an ein anderes Faxgerät gesendet, das die Daten decodiert und eine Kopie des Originalbilds druckt. Praktisch alle Faxgeräte verwenden ein einziges Protokoll, das als G3 bezeichnet wird und das sie in den Umgang mit den zwischen ihnen gesendeten Bilddaten einweist. Faxe sind relativ schnell und per Fax gesendete Dokumente haben den Vorteil, dass sie für rechtliche Zwecke verbindlich sind. Das Faxen hat den Nachteil eines Datenverlusts, und für Faxgeräte sind physische Verbrauchsmaterialien wie Papier und Toner erforderlich.
E-Mail-Sicherheitsprobleme
E-Mails können von nicht autorisierten Empfängern abgefangen werden, die entweder fälschlicherweise eine Kopie erhalten oder absichtlich auf die E-Mail-Konten anderer zugreifen. Kriminelle können Computersysteme mit schädlicher Software infizieren, die Kennwörter und Anmeldeinformationen stehlen oder den Zugriff auf das gesamte Computersystem ermöglichen kann, sodass E-Mails gelesen werden können. E-Mail kann auch zum Senden von Malware verwendet werden, die dann die Computersysteme der Empfänger infizieren und Sicherheitsprobleme und Datenverlust verursachen kann. E-Mail kann verwendet werden, um Spam-, zeit- und ressourcenverschwendende kommerzielle Nachrichten zu verbreiten, die die normale E-Mail-Nutzung stören. E-Mails können für Phishing verwendet werden – betrügerische E-Mails, die anscheinend von einer Bank oder einem anderen legitimen Absender stammen und versuchen, den Empfänger dazu zu bringen, vertrauliche Informationen wie sichere Anmeldedaten preiszugeben.
Faxsicherheit
Da alle Faxe dasselbe Protokoll verwenden, kann ein von einem Gerät gesendetes Fax von jedem anderen Fax empfangen und gedruckt werden, unabhängig davon, ob es dem beabsichtigten Empfänger gehört oder nicht. Da Faxinformationen über das Telefonnetz gesendet werden, ist es theoretisch möglich, dass jemand mit nicht autorisiertem Zugriff auf das Netzwerk die Informationen abfängt. Da ein Fax ein physisches Dokument ist, kann es in die falschen Hände geraten. Befindet sich das Faxgerät beispielsweise in einem gemeinsamen Büro oder einem anderen Gemeinschaftsbereich, können andere Personen als der beabsichtigte Empfänger das Fax oder einige seiner Seiten abholen.
Allgemeine Sicherheit
Obwohl E-Mails einige Sicherheitsbedenken aufwerfen, können Sie diese mindern, indem Sie bewährte Sicherheitsmethoden wie Kennwortsicherheit, Verwendung von Firewalls und Anti-Malware-Software auf Computersystemen einführen und sicherstellen, dass E-Mails nur an die Adressen der vorgesehenen Empfänger gesendet werden. Faxe sind in gewisser Weise weniger sicher, aber aus der Ferne schwerer zu erreichen. Wenn das Fax über Internettelefonie gesendet wird, ist es möglicherweise anfällig für ähnliche Computersicherheitsrisiken wie eine E-Mail. Für eine gute Faxsicherheit muss sichergestellt werden, dass die Absender über die richtige Faxnummer verfügen, dass vertrauliche Informationen nicht an ein Fax in einem öffentlichen Bereich gesendet werden und dass alle Seiten empfangen und sortiert werden, bevor Sie das Faxgerät verlassen.