Ein Memorandum ist ein Dokument, das sich an bestimmte Personen innerhalb der Organisation richtet, um eine Vereinbarung aufzuzeichnen, Informationen zu liefern oder irgendeine Art von Aktion zu ermöglichen. Das Memorandum oder Interoffice Memo soll den Leser informieren – nicht überzeugen. Die Kürze ist beim Schreiben des Memos wichtig, da Entscheidungsträger den Inhalt schnell verarbeiten müssen und das Memo möglicherweise lange nach dem Schreiben als Referenz verwenden können.
Kennen Sie Ihre Zielgruppe
Wenn Sie sich darauf vorbereiten, Ihr Memo zu schreiben, ist es wichtig, dass Sie Ihr Publikum kennen. Um Ihr Publikum kennenzulernen, stellen Sie sich einige Fragen. Wer sind Sie? Wird das Memo von Entscheidungsträgern oder einem Manager gelesen? Beginnen Sie mit dem Schreiben des Memos, indem Sie sich fragen, was der Leser wissen muss. Berücksichtigen Sie die Position und die Verantwortlichkeiten des Lesers. Beispielsweise kann ein Anwalt die Informationen verwenden, um sich auf ein Gerichtsverfahren vorzubereiten. Entscheiden Sie, wie viele Informationen der Leser benötigt, bevor er eine gute Entscheidung treffen kann.
Satzbau
Ihre Satzstruktur sollte sich auf Einfachheit konzentrieren. Vermeiden Sie viel Fachjargon und Fachbegriffe. Schreiben Sie klar und deutlich, indem Sie das richtige Wort auswählen, und vermeiden Sie komplexe Wörter. Verwenden Sie eine Gliederung, um organisiert zu bleiben und sich auf das zu konzentrieren, was Sie als Nächstes sagen werden.
Teile des Memorandums
Die Überschrift besteht aus vier Teilen: Name der Person, an die das Memo gerichtet ist, Name des Verfassers, Betreff der Nachricht und Datum der Übermittlung. Die Überschrift ist normalerweise mit „An“, „Von“, „Betreff“ und „Datum“ gekennzeichnet. Der nächste Teil des Memos ist der Körper. In einem Absatz „Frage gestellt“ wird angegeben, worum es in dem Memo geht. Außerdem werden die Fakten und der Zweck des Projekts oder das aufgeführt, was Ihrer Meinung nach von entscheidender Bedeutung ist – zum Beispiel Reisekosten außerhalb des Staates. In einem Abschnitt „Kurze Antwort“ wird Ihre Vorhersage angegeben. Es kann eine Frage beantworten, zusammenfassen oder eine Empfehlung geben. Geben Sie die Fakten an. Die „Diskussion“ ist der größte Absatz und schließt das Memo ab. Hier gehen Sie ins Detail, um zu beweisen, was Sie im Absatz „Kurze Antwort“ geschrieben haben. Wenn Ihre Diskussion komplex ist und mehrere Probleme analysiert, teilen Sie den Absatz in Unterüberschriften auf.
Korrektur lesen
Sie sollten das Memo überarbeiten. Lesen Sie das Memo für Tippfehler und stellen Sie sicher, dass Sie nichts falsch geschrieben haben. Bevor Sie das Memo ausdrucken oder in einer E-Mail senden, überprüfen Sie Ihre Satzstruktur und lesen Sie es sorgfältig durch. Vermeiden Sie die Verlegenheit, den Namen einer Person falsch zu schreiben oder an die falsche Adresse zu senden.