Als Inhaber eines Kleinunternehmens stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie für Artikel bezahlen, die Sie nicht autorisiert haben. Möglicherweise möchten Sie auch lieber für Einkäufe bezahlen, die Sie zu einem Zeitpunkt Ihrer Wahl autorisiert haben, anstatt direkt bei Eingang der Rechnung. Um Ihren Cashflow zu steuern, können Sie ein Zahlungsanforderungssystem erstellen, mit dem Sie Anforderungen an Zahlungsanbieter genehmigen können. Eine Zahlungsanforderung ist eine Anforderung einer Abteilung zur Erlaubnis zur Zahlung einer Rechnung. Die Rechnung kann nur bezahlt werden, wenn Sie die Zahlungsanforderung unterschreiben. Dadurch haben Sie die Kontrolle über die monatlichen Ausgaben.
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Bitten Sie Ihre Abteilungen, Kaufanfragen an Sie zu richten. Dies kann auf einem Formular erfolgen, das die zu kaufenden Artikel, die Kosten dieser Artikel und das Unternehmen angibt, bei dem sie gekauft werden. Wenn Sie dieses Formular erhalten, können Sie feststellen, ob der Kauf gerechtfertigt ist oder zum richtigen Zeitpunkt erfolgt.
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Überprüfen Sie die Rechnung. Wenn die Abteilung, die den Kauf angefordert hat, die Rechnung vom Lieferanten erhält, stellen Sie sicher, dass die Rechnung hinsichtlich Anzahl der Artikel, Artikelbeschreibungen und Kosten mit der Kaufanforderung übereinstimmt. Senden Sie die Rechnung an die Abteilung zurück, die den Kauf getätigt hat, damit sie mit der Sendung verglichen werden kann.
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Untersuchen Sie die Zahlungsanforderung. Die Abteilung, die die Artikel gekauft hat, sollte Ihnen eine Zahlungsanforderung zur Genehmigung ausstellen. Sie können überprüfen, ob die Anforderung korrekt ist, indem Sie sie mit der Rechnung und der ursprünglichen Kaufanfrage vergleichen. Unterschreiben Sie die Zahlungsanforderung, wenn Sie die Zahlung genehmigen.
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Geben Sie die Zahlungsanforderung an Ihre Finanzabteilung weiter. Die unterschriebene Zahlungsanforderung ermöglicht Ihrer Finanzabteilung, die Rechnung zu bezahlen und als Lastschrift in das Hauptbuch einzutragen. Die Finanzabteilung sollte das Zahlungsanforderungsformular an die Abteilung zurücksenden, die den Kauf getätigt hat. Diese Abteilung sollte das Formular zur späteren Bezugnahme einreichen.