Interne Kontrollen oder die Organisationsstruktur einer Geschäftseinheit bieten Checks and Balances für jede Ebene einer Organisation, unabhängig davon, ob es sich um ein großes Unternehmen oder ein kleines Unternehmen handelt. Ein wirksames System interner Kontrollen umfasst die Aufgabentrennung von Rechnungslegungsfunktionen und anderen Bereichen, die sich mit sensiblen oder wertvollen Daten befassen. Ordnungsgemäß getrennte Aufgaben trennen den Prozess der Aufzeichnung, Berechnung sowie Autorisierung und Überprüfung jeder Geschäftsfunktion. Ein funktionierendes System interner Kontrollen hilft, Betrug und Absprachen zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens zu verhindern.
Record Keeping
Lohnbuchhalter verarbeiten vertrauliche Finanzdaten für Mitarbeiter. Um aktuelle und ehemalige Mitarbeiter zu schützen und zu verhindern, dass ein Angestellter auf sensible Daten zugreift, sollte die Aufzeichnungsfunktion vom Abrechnungsprozess getrennt werden. Das Führen von Aufzeichnungen umfasst das Abrufen der Namen, Adressen, Bankleitzahlen und Kontonummern jeder Person auf der Gehaltsliste eines Unternehmens. Im Idealfall ist die Person, die für das Sammeln und Führen eines Protokolls dieser Informationen verantwortlich ist, nicht in der Personalabteilung beschäftigt. Personal ist ein guter Kandidat für den Umgang mit diesen Daten, da Informationen bei der erstmaligen Einstellung gesammelt werden. Dies verhindert auch, dass eine Lohnbuchhalterin eine nicht existierende Mitarbeiterin erstellt und sich selbst einen Gehaltsscheck ausstellt.
Berechnung
Bestimmen Sie eine Person, die die aktuelle Gehaltsabrechnung berechnet. Für stündliche Mitarbeiter bedeutet dies, Zeitaufzeichnungen und Stundensätze zu führen. Für Angestellte bedeutet dies, bezahlten Urlaub wie Urlaub, Krankheit und Urlaubsgeld aufrechtzuerhalten. Darüber hinaus berechnet die verantwortliche Person das aktuelle Gehalt und zieht die aktuellen Abzüge ab, wie z. B. Quellensteuer, Lohnsteuer, Pensionsbeiträge und Krankenversicherung. Darüber hinaus kann ein ordnungsgemäßes internes Kontrollsystem diese Person als Ersteller vierteljährlicher und jährlicher Lohnsteuererklärungen bestimmen.
Genehmigung
Um ein System der gegenseitigen Kontrolle weiter abzusichern, benennen Sie einen Lohnbuchhalter als Vorgesetzten, der befugt ist, die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu bearbeiten. Diese Person fungiert als autorisierter Unterzeichner für Schecks auf dem Lohnkonto und hat die Befugnis, die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die anfallenden Steuern elektronisch per elektronischer Überweisung zu übermitteln. Eine ordnungsgemäße Aufgabentrennung deutet auch darauf hin, dass diese Person keinen Zugang zu Bankleitzahlen und Buchhaltungsnummern hat. Dies verhindert, dass ein Mitarbeiter nicht ordnungsgemäß auf Bankkonten zugreift.
Rezension
Diese Aufgaben umfassen die Überprüfung von Transaktionen auf Gültigkeit und Angemessenheit sowie den Vergleich von Transaktionen mit unterstützenden Unterlagen wie Mitarbeiterzeitkarten. Der Prüfer erweitert das System der gegenseitigen Kontrolle, indem er die Lohnsteuererklärungen prüft und eine aktuelle oder frühere Lohn- und Gehaltsabrechnung neu berechnet. Darüber hinaus nimmt die Wahrscheinlichkeit von Betrug ab, wenn ein Mitarbeiter weiß, dass seine Arbeit von einem unabhängigen Prüfer geprüft wird.