Die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst die Zahlung von Arbeitnehmerlöhnen, die Führung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen für jeden Mitarbeiter, die Zahlung und Einreichung von Lohnsteuern sowie die Einhaltung der Lohn- und Gehaltsgesetze von Bund und Ländern. Das Bruttoeinkommen eines Mitarbeiters liegt normalerweise unter dem tatsächlich gezahlten Betrag, der aufgrund obligatorischer und freiwilliger Lohnabzüge gezahlt wird. Zu den üblichen Lohnabzügen gehören verschiedene Arten von Steuern, Versicherungszahlungen, Rentenzahlungen, Gewerkschaftsbeiträgen und Spenden an Wohltätigkeitsorganisationen. Das Bruttolohn abzüglich Abzüge wird als Nettolohn bezeichnet.
FICA
Das US Federal Insurance Contribution Act (FICA) wurde 1937 erlassen und 1965 reformiert. Die FICA-Steuern decken zusätzliche medizinische Leistungen, Leistungen bei Invalidität und Altersvorsorge ab. Mitarbeiter-FICA-Beiträge zahlen für Sozialversicherung und Medicare. Der Kongress legt die Basis und den Steuersatz für FICA-Steuern fest, die sich im Laufe der Zeit ändern. Zum Beispiel betrug die ursprüngliche Rate von 1937 1 Prozent und die Rate von 2007 7.65 Prozent. Um FICA-Steuern zu zahlen, wenden die Arbeitgeber den aktuellen Satz auf das Bruttolohn der Arbeitnehmer an, ziehen den Prozentsatz ab und erfassen die Steuerzahlung.
Einkommenssteuer
Einkommenssteuern unterliegen einem Umlageverfahren, was bedeutet, dass Arbeitgeber in jeder Lohnperiode Einkommenssteuern von Arbeitnehmern einbehalten. Arbeitgeber verwenden drei Variablen, um zu bestimmen, wie viel Einkommensteuer von der Lohn- und Gehaltsabrechnung abzuziehen ist. Bruttoeinkommen, Zulagen und die Dauer der Zahlungsperiode. Zu den Zulagen zählen der Arbeitnehmer, der Ehegatte des Arbeitnehmers und etwaige Angehörige. Um Zulagen zu melden, füllen die Mitarbeiter das Formular W-4 (Withholding Allowance Certificate) des Mitarbeiters aus. Der Internal Revenue Service (IRS) veröffentlicht Quellensteuertabellen, aus denen hervorgeht, wie viel Arbeitgeber abziehen müssen.
Sonstige Abzüge
Abgesehen von FICA und Einkommenssteuern können sich Mitarbeiter für freiwillige Lohnabzüge entscheiden. Mitarbeiter müssen diese Einbehaltungen in der Regel schriftlich beantragen. Pensionsplanabzüge werden häufig auf Sonderkonten für die Mitarbeiter geführt. Gelegentlich gleichen die Arbeitgeber die Rentenabzüge der Arbeitnehmer an. Ein Mitarbeiter kann im Rahmen eines individuellen oder unternehmensweiten Beitragsprogramms gemeinnützige Abzüge beantragen. Einige Branchen bieten Gewerkschaftsmitgliedschaften für Arbeitnehmer an, wobei der Gewerkschaftsbeitrag vom Arbeitnehmerentgelt abgezogen wird.
Lohnabzug Buchhaltung
Aufgrund des Verhältnisses zu Steuern und staatlichen Aufzeichnungen verfolgen die Arbeitgeber die Lohn- und Gehaltsabzüge genau. Buchhalter berechnen, erfassen und melden Bruttolöhne und Löhne für jeden Mitarbeiter. Anschließend berechnen und ziehen die Buchhalter die FICA und die Einkommenssteuern ab. Schließlich subtrahieren die Arbeitgeber verschiedene Abzüge, um zum Nettolohn zu gelangen, der dem Betrag entspricht, den der Arbeitnehmer tatsächlich erhält. Alle diese Informationen werden in einem Lohnregister gespeichert.