Arbeitsaufträge und Rechnungen werden verwendet, wenn ein Unternehmen oder Auftragnehmer Dienstleistungen für Kunden erbringt und diese Dienstleistungen in Rechnung stellt. Ein Arbeitsauftrag wird manchmal als Bestellung bezeichnet, die auch verwendet wird, wenn ein Kunde Produkte anstelle von Dienstleistungen kaufen möchte. Es wird eine Rechnung erstellt, unabhängig davon, ob Artikel gekauft oder Dienstleistungen erbracht werden.
Arbeitsauftrag
Ein Arbeitsauftrag ist normalerweise eine schriftliche Anfrage, die der Kunde für bestimmte Artikel oder Dienstleistungen stellt. Details, die in das Formular aufgenommen werden sollen, sind die Arbeitsauftragsnummer, die Rechnungsadresse und die Lieferadresse des Kunden, der Name des Kunden, das Anfragedatum, das voraussichtliche Lieferdatum, die Zahlungsbedingungen, die Liefermethode, die Auftragsbeschreibung, der Stückpreis, die Zwischensumme, die anwendbaren Steuern und die Gesamtsumme Kosten und autorisierte Unterschrift. Die Bestellung kann auch die Menge und die Teile- oder Artikelnummer enthalten.
Rechnung
Eine Rechnung ist eine Rechnung, die Sie an den Kunden senden, um die Zahlung für verkaufte Waren oder erbrachte Dienstleistungen anzufordern. Während Sie eine Rechnung möglicherweise als Verkaufsrechnung bezeichnen, wird sie von der Person, die den Kauf getätigt hat, möglicherweise als Kaufrechnung bezeichnet. Zu den Details gehören das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer, Ihre Steuer- oder Registrierungs-ID, der Name und die Adresse des Käufers, die zugehörige Arbeits- oder Bestellnummer, die Stückkosten und der Gesamtpreis. Geben Sie auch eine Aufschlüsselung der Steuern, Rabatte, der gezahlten Anzahlung, der Zahlungsbedingungen, des Fälligkeitsdatums und der geltenden verspäteten Gebühren oder Abgaben an.
Prozess
Einige Unternehmen verlangen vom Käufer, dass er den Arbeitsauftrag per Fax oder E-Mail einsendet, während andere es ihm ermöglichen, die Anfrage anzurufen. Im letzteren Fall können Sie die Bestellung auf Kundenwunsch telefonisch entgegennehmen. Sobald die Bestellung vorbereitet ist, senden Sie dem Käufer eine Kopie mit der Bitte um Bestätigung. Eine Rechnung wird immer vom Verkäufer erstellt. Wenn sich ein Arbeitsauftrag ändert, sollte das Original aktualisiert werden und die Rechnung sollte die jeweiligen Änderungen widerspiegeln. Der Arbeitsauftrag und die entsprechende Rechnung sollten unter dem Konto des Kunden abgelegt werden.
Überlegungen
Wenn Ihr Unternehmen klein ist, können Sie eine Office-Software verwenden, um Arbeitsaufträge und Rechnungen zu erstellen. Wenn Sie viele Kunden haben, sollten Sie in Auftragsverwaltungs- und Rechnungssoftware investieren. Auf diese Weise können Sie Bestellungen eingeben, verfolgen und verwalten sowie Kunden elektronisch abrechnen. Sie können auch Alterungsberichte ausführen, um unbezahlte Rechnungen zu überwachen. Möglicherweise können Arbeitsauftrag und Rechnung kombiniert werden. Wenn beispielsweise die geleistete Arbeit gering ist, können Sie zum Zeitpunkt des Service ein einzelnes Formular verwenden. Unabhängige Auftragnehmer oder kleine Unternehmen können ein Formular verwenden, während größere Unternehmen dazu neigen, die beiden zu trennen.