Ein noch so kleines S-Unternehmen muss das ganze Jahr über Geschäftsvorfälle abwickeln. Dies ist erforderlich, um die steuerlichen Meldepflichten von Bund und Ländern zum Jahresende zu erfüllen. Darüber hinaus möchten externe Parteien wie Kreditgeber oder Investoren möglicherweise die Bücher des Unternehmens einsehen, um Kreditentscheidungen treffen zu können. Ein S-Unternehmen sollte seine Bücher mindestens einmal im Monat aktualisieren, um den Überblick über die Buchhaltungsaufgaben zu behalten. Je nach Geschäftsvolumen kann es jedoch mehr oder weniger häufig Aktualisierungen durchführen.
Einnahmen
Die Bilanzierung von Einnahmen ist eine der wichtigsten grundlegenden Buchhaltungsaufgaben eines S-Unternehmens. Die Umsatzerlöse setzen sich aus Erträgen aus dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen, Mietgebühren, Zins- und Kapitalerträgen sowie Gewinnen aus dem Verkauf von Vermögenswerten zusammen. Es ist am besten, die Einnahmen nach Kategorien zu trennen. Diese Informationen können verwendet werden, um die Marketingbemühungen zu verstärken oder um Budgetmängel zu vermeiden.
Kosten
Die Ausgaben umfassen alle Rechnungen oder Gebühren, die das Unternehmen aufgrund betrieblicher oder gesetzlicher Anforderungen zahlt. Zahlungen an Lieferanten für Waren und Dienstleistungen, Gehaltsabrechnungen, Steuern und Zinsen für Kredite sind Beispiele für Artikel, die in dieser Kategorie nachverfolgt werden müssen. Wenn die S-Gesellschaft Buchhaltungssoftware verwendet, werden Einnahmen- und Aufwandsbuchungen in einer Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen.
Vermögenswerte und Verbindlichkeiten
Vermögenswerte und Verbindlichkeiten – wie Kredite oder aufgelaufene Steuern – sollten getrennt von Einnahmen und Ausgaben erfasst werden. Bei Verwendung von Buchhaltungssoftware werden Aktiv- und Passivinformationen in einer Bilanz angezeigt. Der Wert eines Vermögenswerts wird beim Erwerb erfasst. In der Regel ist der Wert des Vermögenswerts der Kaufpreis zuzüglich etwaiger Rechts- oder Erwerbsgebühren, die zur Sicherung des Titels gezahlt werden. Der Anfangspreis einer Verbindlichkeit wird erfasst. Der Wert der Vermögenswerte wird um die Abschreibungskosten angepasst, und die Verbindlichkeiten werden durch Zahlungen auf die Schulden angepasst.
Aktionärsbasis
Ein Aktionär einer S-Gesellschaft muss seine Basis in der Gesellschaft erklären. Die Basis eines Aktionärs ist in der Regel der Betrag, den er zahlt oder zu seinem Anteil am Unternehmen beiträgt. Die Basis wird erhöht, wenn die S-Gesellschaft zum Jahresende einen Gewinn erfasst, und verringert sich, wenn die Gesellschaft einen Verlust erfasst. Jedes Jahr wird die S-Gesellschaft jedem Aktionär eine K-1-Erklärung ausstellen, in der Punkte aufgeführt sind, die die Aktionärsbasis beeinflussen können. Während es in der Verantwortung des Aktionärs liegt, die Basis zu bilanzieren, möchte eine S-Gesellschaft die Aktionäre möglicherweise über ihre Basisbilanzierungsanforderungen informieren.