Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Urlaub und Krankenurlaub anbieten, sollten Sie eine schriftliche Unternehmensrichtlinie entwickeln, um sicherzustellen, dass die Zeit bestimmungsgemäß verwendet wird. Die Richtlinien sollten enthalten, wie Urlaub und Krankheitszeit aufgelaufen sind, Rückstellungsquoten und Anspruchsvoraussetzungen. Sie benötigen außerdem ein Nachverfolgungssystem, mit dem Sie oder Ihre Manager die Freizeit ihrer Mitarbeiter richtig planen können.
Verwenden Sie Ihre Tabelle
Die Verwendung einer Tabelle zur Verfolgung von Urlaub und Krankheit ist kostengünstig. Es kann zeitaufwändig sein, da es auf manueller Eingabe beruht. Wenn Sie jedoch nicht viele Mitarbeiter haben, sollte diese Alternative gut funktionieren. Um eine Vorlage zu erstellen, erstellen Sie oben auf der Seite Zeilen für das Start- und Enddatum des Zahlungszeitraums. Schreiben Sie dann die Spaltenüberschriften für „Startguthaben“, „Gebraucht“ und „Endguthaben“. Erstellen Sie darunter eine Spaltenüberschrift für „Mitarbeitername“. Schreiben Sie in derselben Zeile unter Startguthaben, Gebraucht- und Endguthaben separate Unterüberschriften für „Urlaub“ und „Krank“. Geben Sie die Startsalden jedes Mitarbeiters in die entsprechenden Spalten ein. Geben Sie für jede Zahlungsperiode die benötigte Zeit in die entsprechende Spalte „Verwendet“ ein. Geben Sie die entsprechenden Formeln ein, damit die Tabelle die sich ändernden Salden verfolgen kann.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Sie können Urlaub und Krankheitszeiten auch über die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware überwachen. Diese Methode ist effektiv, wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnung bearbeiten oder Ihre Personalfunktionen intern verwalten, anstatt diese Aufgaben auszulagern. In diesem Fall benötigen Sie eine Software, die Zeiterfassung, Lohn- und Gehaltsabrechnung und Personalfunktionen ermöglicht. Nach der Verarbeitung und dem Schließen der Gehaltsabrechnung für jede Zahlungsperiode aktualisiert das System die Urlaubs- und Krankenakten der Mitarbeiter. Sie können auch benutzerdefinierte Berichte erstellen und drucken.
Time-Off-Tracking-Software
Wenn Sie keine Gehaltsabrechnungs- oder Personal-Software kaufen müssen, können Sie ein Freizeit-Tracking-Programm erwerben. Dies ist ein eigenständiges System, mit dem Sie Urlaub und Krankheitszeiten überwachen und benutzerdefinierte Berichte erstellen und drucken können. Einige Freizeitsysteme verfügen über ein Self-Service-Portal, über das Mitarbeiter ihren Managern schnell Urlaubs- und Krankenstandsanträge zur Genehmigung vorlegen können. Zu den zusätzlichen Funktionen gehören ein Unternehmensverzeichnis, in dem sich die Mitarbeiter finden können, und eine Anwendung, mit der Manager ausstehende und genehmigte Urlaubsanträge anzeigen können.
Verfolgen Sie, um Kopfschmerzen zu sparen
Eine unsachgemäße Nachverfolgung kann dazu führen, dass Mitarbeiter negative Salden haben und für eine Freizeit bezahlt werden, die sie nicht haben. Dies kann auch dazu führen, dass Manager ihre Freizeit falsch planen, was den Betriebsfluss ihrer Abteilung stören kann. Abhängig vom Landesgesetz oder den Unternehmensrichtlinien müssen Sie möglicherweise nicht genutzte Urlaubszeit auszahlen, wenn ein Mitarbeiter kündigt. Um eine korrekte Auszahlung zu gewährleisten, benötigen Sie ein zuverlässiges Tracking-System.