Ein Vorteil der Erfassung Ihrer Geschäftsdaten mit PDF-Formularen ist die Sicherheit. Im Gegensatz zu Excel- oder HTML-Formularen sind PDF-Formulare beispielsweise schwieriger zu ändern, da Sie ein spezielles Programm mit PDF-Bearbeitungsfunktionen benötigen. Der Vorteil ist jedoch mit Kosten verbunden: Access kann PDF-Formulardaten nicht direkt importieren, wie dies aus Excel und anderen Quellen möglich ist. Verwenden Sie Adobe Reader und Excel als Lösung für dieses Problem. Mit der Fähigkeit des Lesers, Text zu exportieren, und der Fähigkeit von Excel, Text in Tabellendaten zu konvertieren, können Sie PDF-Formulare in eine Excel-Arbeitsmappe konvertieren, die Access importieren kann.
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Öffnen Sie ein ausgefülltes Formular in Adobe Reader. Dieses PDF-Formular muss links Feldbezeichnungen und rechts ausgefüllte Felder haben. Klicken Sie auf das Menüelement „Als andere speichern“ im Menü „Datei“. Klicken Sie auf das Element „Text“ und geben Sie im angezeigten Dialogfeld einen Dateinamen ein. Klicken Sie auf „Speichern“, um das Formular als Text zu speichern.
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Öffnen Sie die exportierte Textdatei in Excel. Excel zeigt das Dialogfeld Textimport-Assistent an.
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Klicken Sie auf die Option „Begrenzt“ und dann auf die Schaltfläche „Weiter“. Aktivieren Sie nur das Kontrollkästchen „Andere“, während die verbleibenden Kontrollkästchen deaktiviert sind. Geben Sie ein „)“ Zeichen in das Steuerelement Anderes Textfeld ein. Adobe Reader fügt dieses Zeichen Feldbeschriftungen hinzu, wodurch die Beschriftung von den Formulardaten vereinfacht wird.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fertig stellen“, um die Beschriftungen und Daten des PDF-Formulars in eine neue Arbeitsmappe zu importieren. Obwohl die Feldbezeichnungen von den Formulardaten getrennt sind, befinden sie sich links von diesen Daten. Sie müssen sich über den Daten befinden, bevor Access das Formular importieren kann.
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Wählen Sie die importierten Feldbezeichnungen und Daten aus und drücken Sie „Strg-C“, um die Auswahl in die Zwischenablage zu kopieren. Erstellen Sie eine neue Arbeitsmappe, und klicken Sie dann auf den Befehl „Inhalte einfügen“ auf der Registerkarte „Startseite“.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Transponieren“ im Dialogfeld „Inhalte einfügen“. Durch das Transponieren werden Zeilenüberschriften, z. B. in Ihrem importierten Formular, in Spaltenüberschriften umgewandelt. Klicken Sie auf „OK“, um die Umsetzung durchzuführen. Dieser Umsetzungsschritt ist der Grund dafür, dass Sie Ihr Formular zuerst in Excel importieren und nicht direkt in Access importieren.
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Speichern Sie die Arbeitsmappe und öffnen Sie Access. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Excel“ der Registerkarte „Externe Daten“, um ein Dialogfeld zum Importieren von Daten anzuzeigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“ und wählen Sie dann die Excel-Arbeitsmappe aus. Klicken Sie im aktuellen und nächsten Bildschirm auf „OK“.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Erste Zeile enthält Überschriften“ und klicken Sie dann auf „Fertig stellen“, um den Import Ihrer PDF-Formulardaten abzuschließen.