Unternehmen, die für Kunden arbeiten, sind dafür verantwortlich, Projekte im Rahmen des Budgets und pünktlich abzuschließen. Häufig ist den Aufgaben für jedes Projekt eine festgelegte Anzahl von Stunden zugewiesen, und ein Teamleiter muss sicherstellen, dass sein Team diese Stunden einhält und gleichzeitig das Projekt in der Anzahl der zugewiesenen Tage abschließt. Es gibt eine effektive Möglichkeit, zeitkritische Arbeiten mit Microsoft Word und Outlook zu planen und zu verwalten.
Produktionsplan erstellen
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Öffnen Sie Microsoft Word und erstellen Sie ein neues Dokument.
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Erstellen Sie eine Tabelle mit zwei Spalten und so vielen Zeilen, wie das Projekt Aufgaben enthält. In Microsoft Word 2008 und neueren Versionen befindet sich die Tabellenfunktion im Menü Einfügen.
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Geben Sie in der linken Spalte das Datum an, an dem eine Aufgabe abgeschlossen werden muss.
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Beschreiben Sie in der rechten Spalte die Aufgabe, die erledigt werden muss, wer zugewiesen ist und wie viele Stunden sie für die Ausführung haben. Beispiel: „Dave (2 Stunden), um eine Projektbeschreibung zu erstellen“ oder „Sarah (6 Stunden), um neue Diagramme zu erstellen“.
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Wiederholen Sie die beiden vorherigen Schritte für jede Aufgabe, die abgeschlossen werden muss.
Freigabe und Pflege des Produktionsplans
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Senden Sie dem vollständigen Projektteam eine E-Mail mit dem vollständigen Zeitplan. Bitten Sie die Teammitglieder, den Zeitplan zu überprüfen und Fragen zu potenziellen Konflikten oder Bedenken zu stellen.
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Kopieren Sie je nach Zeitplan des Projekts zu Beginn eines jeden Tages oder jeder Woche die Aufgaben für diesen Zeitraum und fügen Sie sie in den Text einer E-Mail ein. Senden Sie dies per E-Mail an das Projektteam, um daran zu erinnern, was abgeschlossen werden muss.
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Gehen Sie jeden Tag in den ursprünglichen Microsoft Word-Zeitplan. Kreuzen Sie abgeschlossene Aufgaben mit der Strikeout-Schriftartfunktion im Hauptmenü an. Dies hilft dem Projektleiter, den Fortschritt im Auge zu behalten.
Planen von Erinnerungen, Einchecken und Besprechungen
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Markieren Sie alle Phasen des Produktionsplans, die eine Besprechung oder einen wichtigen Termin beinhalten.
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Erstellen Sie für jedes Teammitglied, das an diesen Phasen beteiligt ist, einen Outlook-Kalendertermin. Wenn ein Designer beispielsweise eine Datei zur Überprüfung an den Creative Director senden soll, planen Sie eine Erinnerung für den Designer und den Creative Director mit dem Titel „Übergeben Sie Designdateien zur ersten Überprüfung“.
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Wenn die Mitarbeiter über mehrere Projekte verteilt sind und die Zeit knapp ist, kann Outlook verwendet werden, um die Zeit in ihren Zeitplänen zu blockieren, damit sie nicht anderen Besprechungen zugewiesen werden. Beispielsweise könnte der Projektleiter einen ganztägigen Termin für einen Techniker mit dem Titel „Überarbeiten und Finalisieren von Spezifikationen für die Kundenübergabe“ erstellen.