Das digitale Signieren von Dokumenten wird aufgrund seiner Sicherheit und einfachen Handhabung in immer mehr Bereichen eingesetzt und akzeptiert.
In Italien können die meisten Dokumente mittlerweile digital signiert werden, wie z.B. Geschäftsverträge, Arbeitsverträge, zertifizierte Angebote, Mietverträge und Verträge im Zusammenhang mit Berufen und Tätigkeiten.
Es ist daher wichtig zu wissen, wie man ein digitales Dokument korrekt und mit welchen Hilfsmitteln signiert.
In der Vergangenheit wurde zur Digitalisierung eines Vertrags der Originalvertrag in Papierform ausgedruckt und unterschrieben und dann einfach eingescannt und in einem nicht bearbeitbaren Format wie z. B. .pdf gespeichert.
Die Verfügbarkeit immer fortschrittlicherer Bildbearbeitungssoftware hat es möglich gemacht, eingescannte Dokumente mit dem Ziel zu bearbeiten, ihren Inhalt zu verfälschen.
Es ist klar, dass ein eingescanntes Dokument in einem solchen Kontext keinen rechtlichen Wert hat und nicht mit einem handschriftlich unterzeichneten Papieroriginal verglichen werden kann.
Am 13. Dezember 1999 erließ das Europäische Parlament die Richtlinie 1999/93/EG, um zu regeln, wie ein digitales Dokument erstellt, validiert, langfristig gespeichert, übertragen und vervielfältigt werden kann.
Die Richtlinie des Europäischen Parlaments wurde durch das Dekret des Präsidenten des Ministerrats vom 13. Januar 2014 in italienisches Recht umgesetzt.
Voraussetzungen für die Unterzeichnung eines digitalen Dokuments im .pdf-Format
Die erste Voraussetzung für die Unterzeichnung eines .pdf-Dokuments ist der Erwerb eines persönlichen digitalen Zertifikats, das von zertifizierten Anbietern ausgestellt werden muss, die zur Erbringung des elektronischen Signaturdienstes berechtigt sind.
In Europa obliegt die Überprüfung der Anforderungen zur Erlangung der Zertifizierung einer speziellen, von der Europäischen Union ernannten Kommission.
Um die Harmonisierung der Vorschriften zu gewährleisten und die Modalitäten und den Geltungsbereich im Zusammenhang mit der Verwendung elektronischer Signaturen in der Europäischen Union festzulegen, wurde die eIDAS -Verordnung (Abkürzung für electronic IDentification, Authentication and trust Services) ausgearbeitet, die von allen Anbietern elektronischer Signaturdienste unterzeichnet werden muss.
In Italien ist die AGID (Agenzia per L'Italia Digitale) für die Überwachung der Anwendung und Einhaltung der eIDAS-Vorschriften sowie für die Auswahl der zuverlässigsten Anbieter zuständig.
Wie läuft die Unterzeichnung eines digitalen Dokuments ab
Der Prozess der Unterzeichnung eines digitalen Dokuments ist sehr einfach und intuitiv: Die unterzeichnenden Parteien erhalten per E-Mail einen Link zu dem zu lesenden und digital zu unterzeichnenden Dokument, die unterzeichnenden Parteien authentifizieren sich durch einen Sicherheitscode, der an ihre registrierte Telefonnummer gesendet wird, oder durch einen Verifizierungs- und Authentifizierungsprozess ihrer ID, der online abgeschlossen wird.
Nach Abschluss und Validierung der elektronischen Unterschrift wird das Dokument versiegelt.
Am Ende des Prozesses erhalten die Parteien ein Dokument im nicht editierbaren .pdf-Format, das rechtsgültig gespeichert werden kann.
Vorteile der digitalen Unterschrift
Die Vorteile der digitalen Unterschrift auf einem Vertrag liegen auf der Hand und sind intuitiv: Man muss sich nicht mehr am selben Ort aufhalten, um die Vereinbarung zu unterzeichnen, die digitale Kopie des Vertrags kann leicht archiviert werden, ist nicht verderblich und kann jederzeit aus der Ferne eingesehen werden.
Darüber hinaus spart das Fehlen eines Papierdokuments, das abgeheftet werden muss, eine Menge Platz, der für andere Zwecke genutzt werden kann, was erhebliche Einsparungen mit sich bringt.
Schätzungsweise sind über 2,5 Billionen Dateien in .pdf-Dateien werden bereits weltweit ausgetauscht, um Dokumente und Verträge aller Art zu unterzeichnen.
Wann ein elektronisch signierter Vertrag nicht verwendet werden kann
Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass bestimmte Arten von Verträgen nicht mit einem digitalen Zertifikat signiert werden können, sondern weiterhin eine handschriftliche Unterschrift auf einem Papierdokument erfordern: Dies sind alle Dokumente, die die Anwesenheit eines Notars erfordern, wie z. B. ein Immobilienkaufvertrag, Verbraucherdarlehensverträge oder Verträge, die die Übertragung eines Unternehmensvermögens festlegen.
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