Um CEM im Falle eines Rechtsstreits zu verwenden, muss es gemäß den Bestimmungen des Digitalen Verwaltungsgesetzbuches und des Zivilgesetzbuches gespeichert werden
Wie im Digitalen Verwaltungsgesetzbuch bereits in seiner ursprünglichen Formulierung im Jahr 2005 vorgesehen (das erste CAD wurde durch das Gesetzesdekret 82/2005 erlassen), ist eine CEM-Nachricht in jeder Hinsicht als elektronisches Dokument zu betrachten und muss als solches gemäß den gesetzlichen Bestimmungen gespeichert werden.
Eine CEM-Nachricht wird als elektronisches Dokument betrachtet und muss als solches gemäß den gesetzlichen Bestimmungen gespeichert werden.Wie im Digitalen Verwaltungsgesetzbuch in seiner ursprünglichen Fassung aus dem Jahr 2005 vorgesehen (das erste CAD wurde durch das Gesetzesdekret Nr. 82 aus dem Jahr 2005 erlassen), ist die zertifizierte elektronische Post in jeder Hinsicht als elektronisches Dokument zu betrachten und muss als solches in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen aufbewahrt werden.
Eine PEC-Nachricht ist nämlich mit einem Buchungseintrag oder jeder empfangenen oder gesendeten Papierpost oder jedem Telegramm zu vergleichen. Dies bedeutet, dass Unternehmen und Freiberufler zertifizierte E-Mails ordnungsgemäß archivieren müssen, da das Dokument andernfalls rechtlich ungültig wäre, wenn der Absender (oder der Empfänger) es in einem Gerichtsverfahren als Beweismittel verwenden wollte. Eine heikle Aufgabe also, die mit größter Sorgfalt und Aufmerksamkeit ausgeführt werden muss: Zu verstehen, wie man CEM speichert, kann "komplex" sein, wenn man sich nicht ausreichend bemüht.
Dank Libero PEC Unlimited, dem zertifizierten E-Mail-Postfach für Freiberufler und KMU, ist die Speicherung zertifizierter E-Mails kein Problem mehr. Die Nutzer haben unbegrenzten Speicherplatz und können so viele digitale Einschreiben versenden und empfangen, wie sie möchten. Und das ist noch nicht alles: Das Archivierungssystem wird es den Nutzern ermöglichen, ihre gesamte digitale Korrespondenz jederzeit zur Verfügung zu haben und sie in Sekundenschnelle wiederzufinden, wann immer sie benötigt wird.
PEC-Speicherung, was das CAD vorsieht und was das Bürgerliche Gesetzbuch
Wenn Sie sich fragen, warum Sie Ihre PEC speichern sollten, finden Sie Ihre Antworten im Digitalen Verwaltungsgesetzbuch (oder CAD, wie es genannt wird) und im Bürgerlichen Gesetzbuch. In Artikel 43 der CAD heißt es: "Dokumente in Archiven, Buchhaltungsunterlagen, Korrespondenz und alle Handlungen, Daten oder Dokumente, deren Aufbewahrung durch ein Gesetz oder eine Verordnung vorgeschrieben ist, sind, wenn sie auf Computermedien reproduziert werden, für alle rechtlichen Zwecke gültig und relevant, wenn die Reproduktion und Aufbewahrung im Laufe der Zeit in einer Weise erfolgt, die die Übereinstimmung der Dokumente mit den Originalen gewährleistet. Dies steht in unmittelbarem Zusammenhang mit den Artikeln 2214 und 2220 des Zivilgesetzbuches, die eine obligatorische und vorschriftsmäßige Aufbewahrung der Buchhaltungsunterlagen und der Korrespondenz des Unternehmens für einen Zeitraum von 10 Jahren vorsehen.
Aufbewahrung von PEC zu rechtlichen Zwecken
Die Aufbewahrungsmodalitäten hingegen sind in Artikel 44 des Gesetzes über die digitale Verwaltung festgelegt und sehen vor, dass der Urheber der Nachricht mit Sicherheit identifiziert werden kann, dass das Dokument unversehrt und lesbar ist und dass es möglich ist, Dokumente und Informationen zur Identifizierung der Nachricht leicht wiederzufinden. Damit der PEC seine Rechtsgültigkeit nicht verliert, ist es daher notwendig, den vollständigen Zustellungsbeleg aufzubewahren, in dem die gesendete Nachricht und die Datei daticert.xml zu finden sind. Dies sind die Elemente, die notwendig sind, um die Anforderungen des bereits erwähnten Artikels 44 der CAD zu erfüllen und somit sicher zu sein, dass die zertifizierte E-Mail einen rechtlichen Wert hat.