Workflow-Tools sind Informationsmanagementsysteme, die von Wissensarbeitern, Teams und Organisationen verwendet werden, um ihren Workflow aufzubauen, zu unterstützen und zu optimieren.
Mit diesen Softwaretools können Benutzer ihren Workflow einfach über eine Oberfläche entwerfen, die Verknüpfungsbefehle, Low-Code- und Drag-and-Drop-Editoren enthält. Workflow-Tools sind intuitiv gestaltet, sodass Benutzer weniger Zeit mit dem Erlernen des Systems verbringen und ihren Workflow schnell implementieren können, um Produkte zu erstellen, Services bereitzustellen und Informationen zu verarbeiten.
Mithilfe von Workflow-Tools können Teams oder Unternehmen Prozesse dokumentieren, um wiederkehrende Aufgaben schneller ausführen zu können. Ein Workflow kann einfach sein, z. B. einige lineare Abfolgen von Schritten, oder er kann komplex sein, wenn abhängig vom aktuellen Status der Arbeitselemente mehrere Arbeitszweige gleichzeitig ablaufen. Diese Tools unterstützen Benutzer, indem sie zeigen, wo sich ein bestimmtes Arbeitselement, z. B. eine Aufgabe oder ein Dokument, im Workflow befindet. Der Arbeitsprozess wird transparenter, wenn der Status oder die Phase eines Arbeitselements sichtbarer wird.
Workflows sind Teil von BPM-Tools (Business Process Management), mit denen die Geschäftsziele und die Zusammenhänge von Workflows auf höherer Ebene untersucht werden. Projektmanagement-Software mit Funktionen für die Zusammenarbeit kann auch als Workflow-Tool verwendet werden, da sie den Status, den Fortschritt und andere Details von Aufgaben und Arbeitselementen anzeigt.
Wenn ein Workflow mit Workflow-Tools verwaltet wird, können Benutzer Messungen an bestimmten Punkten des Workflows oder am Ende des Workflows abrufen. Gemessene Daten können verglichen und mit Schätzungen oder historischen Daten verglichen werden, um festzustellen, ob ein Workflow für Dinge wie Zeit und Qualität optimiert ist. Die meisten Tools verfügen über Berichtsfunktionen, die sofortige, detaillierte und häufig visuelle Informationen über Grafiken und Diagramme bereitstellen. Viele Anbieter verwenden Analysetools, um genauere Berichte und Prognosen bereitzustellen.
Ein weiterer Innovationstrend ist die Möglichkeit, Teile des Workflows zu automatisieren. Mit mehr Systemen können Benutzer jetzt sich wiederholende Schritte oder Aufgaben automatisieren, geplante Benachrichtigungen oder Erinnerungen einrichten und regelmäßige Berichte senden. Die Kommunikation ist auch ein wesentlicher Bestandteil eines reibungslosen Workflows. Workflow-Tools sind jetzt mit integrierten Messaging-Systemen ausgestattet. Mit Funktionen wie Analyse-, Prozessautomatisierungs- und Messaging-Tools können Benutzer ihren Workflow verbessern, Redundanzen reduzieren und die Zusammenarbeit verbessern.
Die meisten Workflow-Tools können in andere Anwendungen und Dienste integriert werden. Dies ist eine wichtige Funktion, da Workflows häufig andere Anwendungen wie Vertriebs- oder Marketing-Tools umfassen und von Eingaben, Auslösern oder Signalen abhängig sein können, die außerhalb der Grenzen eines Teams, einer Abteilung oder einer Organisation liegen. Die Fähigkeit von Workflow-Tools, sich mit anderen Systemen zu verbinden, kann zu weniger verwendeten Ressourcen, optimierten Prozessen und qualitativ besseren Ergebnissen führen.