Smart Working es gibt viele kostenlose Programme, die die Arbeit erleichtern. Hier sind die besten für Videokonferenzen und die Arbeit an Dokumenten aus der Ferne
Smart Working ist ein Instrument, das in den letzten Jahren zunehmend von Unternehmen eingesetzt wird. Ein oder zwei Tage in der Woche von zu Hause aus zu arbeiten, ermöglicht es Ihnen, einen regelmäßigeren Lebensrhythmus zu haben und sich außerberuflichen Aktivitäten zu widmen. Um optimal arbeiten zu können, braucht man allerdings die richtige Ausrüstung (Computer, Smartphone und eine gute Internetverbindung) und vor allem die richtigen Werkzeuge.
Für diejenigen, die es nicht gewohnt sind, von zu Hause aus zu arbeiten, kann Smart Working problematisch sein, aber mit den richtigen Anwendungen wird alles einfacher. Für Besprechungen beispielsweise gibt es zahlreiche Plattformen für Videokonferenzen, mit denen Sie alle Eventualitäten und Probleme bewältigen können. Ebenso gibt es kostenlose Plattformen für die gemeinsame Nutzung von Dateien oder die gemeinsame Arbeit an Dokumenten. Es gibt drei Hauptbedürfnisse des Smart Workers: Kommunikation mit Kollegen, Verwaltung von Aufgabenlisten und Arbeit an gemeinsamen Dateien. Hier sind die besten kostenlosen Programme für intelligentes Arbeiten.
Smartes Arbeiten: die besten Programme für Videoanrufe
Wer in kleinen Teams arbeitet und keine besonderen Bedürfnisse hat, kann problemlos weiterhin Textchats wie WhatsApp, Telegram und Messenger nutzen. Diese Tools bieten auch die Möglichkeit, bei Bedarf Videoanrufe zu tätigen. Für diejenigen, die höhere Anforderungen haben, gibt es jedoch spezielle Programme wie Zoom Meetings, Skype, Hangouts Meet, TeamSpeak, Microsoft Teams oder Slack. Insbesondere Zoom hat in den letzten Monaten ein großes Wachstum erlebt, dank spezieller Funktionen, die es ermöglichen, mehrere Besprechungsräume gleichzeitig zu schaffen, oder der Möglichkeit, einen virtuellen Hintergrund einzustellen, so dass man nicht sehen kann, von wo aus man spricht.
Smart Working: die besten Programme für die Verfolgung von Aufgaben
Auch wenn man nicht mehr in physischem Kontakt mit den Kollegen steht, ist es beim Smart Working unerlässlich, eine Aufgabenliste zu erstellen und sie nach Erledigung der Aufgaben "abzuhaken". Das weltweit am weitesten verbreitete Programm hierfür ist Trello, das über eine Schnittstelle verfügt, die speziell für die Verfolgung des Fortschritts von Projekten entwickelt wurde, die verschiedenen Personen oder Teams zugewiesen sind. Google Keep ist eine einfachere und unkompliziertere Alternative auf allen Android-Geräten, die für diejenigen, die keine komplexen Aufgabenlisten verwalten müssen, ausreichend sein kann.
Smartes Arbeiten: Die besten Programme für die Arbeit an gemeinsamen Dateien
Es gibt eine alte und ineffiziente Methode für die Arbeit an gemeinsamen Dateien aus der Ferne und eine neue und viel leistungsfähigere Methode. Die alte Methode besteht darin, eine einzelne Datei offline zu bearbeiten und sie dann per E-Mail zu versenden. Wenn Änderungen und Korrekturen vorgenommen werden, kommt es zu einem Ping-Pong von Dateien, was früher oder später dazu führt, dass wir eine Überarbeitung übersehen und unsere Arbeit verlangsamen. Der modernere und intelligentere Weg ist die Verwendung einer Office-Suite in der Cloud, die es uns ermöglicht, alle gleichzeitig an denselben Dateien zu arbeiten, jedem Mitarbeiter nur Lese- oder Schreibzugriff auf bestimmte Dateien zu gewähren und vor allem eine Kopie der Dokumente sicher in der Cloud aufzubewahren.
Um all dies mit nicht sehr komplexen Dokumenten zu tun, ist die GSuite von Google die beste Wahl: Sie ist einfach zu bedienen und schnell. Wenn Sie mit umfangreicheren Dateien arbeiten müssen (insbesondere mit umfangreichen Präsentationen oder Tabellenkalkulationen), ist Office 365 von Microsoft die beste Wahl: Es ist viel schwerer und komplexer, aber gleichzeitig auch viel leistungsfähiger.