1. Einführung in QuickBooks Bill Entry: Buchhaltungssoftware wie QuickBooks hat es für Unternehmen einfacher gemacht, ihre Finanzen an einem Ort zu verwalten. Mit QuickBooks können Unternehmen Rechnungen und Erstattungen für Mitarbeiter in wenigen einfachen Schritten erfassen.
2. Einrichten von Erstattungskonten für Mitarbeiter: Bevor Sie Rechnungen für Mitarbeiter in QuickBooks eingeben, müssen Sie in Ihrem Kontenplan ein Konto „Erstattung“ einrichten. Auf diese Weise können sie Erstattungen getrennt von anderen Zahlungsformen verfolgen.
3. die Erstellung von Erstattungsrechnungen: Sobald das Konto eingerichtet ist, müssen die Unternehmen Rechnungen für jeden Mitarbeiter erstellen, den sie erstatten möchten. Dazu können sie in QuickBooks auf die Registerkarte „Rechnungen“ gehen und „Rechnung erstellen“ wählen. Bei der Erstellung der Rechnung müssen die Unternehmen den Namen des Mitarbeiters, den zu erstattenden Betrag, das Datum der Erstattung und alle anderen relevanten Informationen eingeben.
4. kategorisieren der Erstattungsrechnungen: Nach der Erstellung der Rechnung müssen die Unternehmen diese dem richtigen Konto zuordnen. Dazu gehen Sie in QuickBooks auf die Registerkarte „Konten“ und wählen das Konto „Erstattung“. So wird sichergestellt, dass die Erstattung ordnungsgemäß nachverfolgt und verbucht wird.
5. Eingeben der Erstattungsbeträge in QuickBooks: Sobald die Rechnung in das Konto „Erstattung“ eingegeben wurde, müssen die Unternehmen den Betrag eingeben, den sie dem Mitarbeiter erstatten. Dazu gehen Sie in QuickBooks auf die Registerkarte „Rechnungen“ und wählen „Rechnungszahlung eingeben“. Bei der Eingabe der Zahlung muss das Unternehmen den Betrag der Erstattung und das Datum der Erstattung eingeben.
6. Erfassung von Erstattungszahlungen für Mitarbeiter: Nach der Eingabe des Erstattungsbetrags muss das Unternehmen die Zahlung des Mitarbeiters erfassen. Dazu können sie in QuickBooks auf die Registerkarte „Rechnungen“ gehen und „Rechnungszahlung erfassen“ wählen. Bei der Erfassung der Zahlung muss das Unternehmen den Namen des Mitarbeiters und den Erstattungsbetrag auswählen.
7. Erstattungsberichte generieren: Nach der Erfassung der Zahlungen können die Unternehmen in QuickBooks Erstattungsberichte erstellen. Gehen Sie dazu in QuickBooks auf die Registerkarte „Berichte“ und wählen Sie „Erstattungsübersicht“. Dieser Bericht zeigt den Unternehmen, wie viel sie den einzelnen Mitarbeitern erstattet haben, sowie den Gesamtbetrag der gezahlten Erstattungen.
8. Fehlersuche bei allgemeinen Problemen: Wenn Unternehmen Probleme bei der Eingabe von Rechnungen zur Erstattung von Mitarbeitern in QuickBooks haben, können sie sich an das QuickBooks-Supportteam wenden. Das Team kann Unternehmen bei der Behebung von Problemen helfen und sicherstellen, dass ihre Erstattungen korrekt in QuickBooks eingegeben werden.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Unternehmen schnell und einfach Rechnungen zur Erstattung von Mitarbeitern in QuickBooks eingeben. Mit Hilfe dieser Buchhaltungssoftware können Unternehmen ihre Erstattungen nachverfolgen und problemlos Berichte über ihre Zahlungen erstellen.
Um eine Erstattungstransaktion in QuickBooks zu erfassen, müssen Sie ein neues Erstattungskonto in Ihrem Kontenplan anlegen. Gehen Sie dazu in das Menü Listen und wählen Sie Kontenplan. Klicken Sie dann auf den Dropdown-Pfeil Konto und wählen Sie Neu. Wählen Sie Andere Kontenarten und dann Erstattung. Geben Sie den Namen des Kontos ein und klicken Sie auf Speichern & Schließen.
Sobald das Konto erstellt wurde, können Sie die Erstattung erfassen, indem Sie im Menü Kunden die Option Erstattung erfassen wählen. Geben Sie den Namen des Kunden, das Datum der Erstattung, den Betrag und das von Ihnen erstellte Konto ein. Klicken Sie auf Speichern & Schließen.
In QuickBooks können Sie Rechnungen für Erstattungen erstellen, indem Sie ein Erstattungsformular erstellen. Gehen Sie dazu in das Menü Formulare und wählen Sie Erstattungsformular.
Auf dem Formular müssen Sie das Datum, den Zahlungsempfänger und den Betrag der Erstattung angeben. Außerdem müssen Sie das Konto angeben, auf das die Erstattung überwiesen werden soll.
Sobald Sie das Formular ausgefüllt haben, können Sie es ausdrucken oder per E-Mail an den Zahlungsempfänger senden.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, erstattete Ausgaben zu kategorisieren. Eine Möglichkeit ist, sie nach der Art der Ausgabe zu kategorisieren. So können Sie beispielsweise eine Kategorie für Reisekosten, eine Kategorie für Bürobedarf und eine Kategorie für Bewirtungskosten einrichten. Eine andere Möglichkeit, erstattete Ausgaben zu kategorisieren, ist das Datum, an dem die Ausgabe entstanden ist. So könnten Sie beispielsweise eine Kategorie für Ausgaben im aktuellen Monat, eine Kategorie für Ausgaben im Vormonat und eine Kategorie für Ausgaben im bisherigen Jahr einrichten.
Erstattungen für Mitarbeiter sind Lohnkosten, wenn die Erstattung für Ausgaben erfolgt, die dem Mitarbeiter im Rahmen seines Beschäftigungsverhältnisses entstanden sind. Wenn die Erstattung für persönliche Ausgaben erfolgt, handelt es sich nicht um eine Gehaltsabrechnung.
Kostenerstattungen für Mitarbeiter sind zwar Ausgaben, aber nicht immer absetzbar. Wenn einem Mitarbeiter Geschäftskosten erstattet werden, wird die Erstattung im Allgemeinen nicht in das steuerpflichtige Einkommen des Mitarbeiters einbezogen. Es gibt jedoch einige Ausnahmen. Werden einem Arbeitnehmer beispielsweise private Ausgaben erstattet, so wird die Erstattung im Allgemeinen in das steuerpflichtige Einkommen des Arbeitnehmers einbezogen.