QuickBooks ist für Unternehmen jeder Größe von unschätzbarem Wert, da es ihnen die einfache Verwaltung von Abrechnungen, Rechnungsstellung und Buchhaltungsaufgaben ermöglicht. Allerdings kann es manchmal verwirrend sein, festzustellen, ob eine Rechnung per E-Mail versandt wurde oder nicht. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie den E-Mail-Status einer QuickBooks-Rechnung überprüfen können, warum eine Rechnungs-E-Mail möglicherweise nicht ankommt, wie Sie eine Rechnungs-E-Mail erneut senden und wie Sie eine gesendete Rechnungs-E-Mail verfolgen können.
Der E-Mail-Status einer QuickBooks-Rechnung kann direkt in der Rechnung selbst überprüft werden. Öffnen Sie dazu die betreffende Rechnung und wählen Sie oben die Registerkarte „Mehr“. Wählen Sie dort „E-Mail-Status“ aus dem Dropdown-Menü. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem der E-Mail-Status der Rechnung zusammen mit dem Datum und der Uhrzeit der letzten Aktualisierung angezeigt wird.
In QuickBooks gibt es vier mögliche E-Mail-Status für eine Rechnung: „Nicht versendet“, „Versendet“, „Geliefert“ und „Geöffnet“. Der Status „Gesendet“ zeigt an, dass die Rechnung erfolgreich gesendet wurde, während der Status „Geliefert“ anzeigt, dass die Rechnung beim Empfänger eingegangen ist. Der Status „Geöffnet“ zeigt an, dass der Empfänger die Rechnung geöffnet hat.
Der Status „Nicht gesendet“ zeigt an, dass die Rechnung nicht gesendet wurde, entweder weil sie noch nicht gesendet wurde oder weil versucht wurde, sie zu senden, dies aber nicht gelungen ist. In den Fällen, in denen versucht wurde, die Rechnung zu senden, dies aber nicht gelungen ist, wird der Grund für den Fehlschlag im Abschnitt „Anmerkungen“ angezeigt.
Wenn Sie den E-Mail-Status einer Rechnung nicht auf der Rechnung selbst finden können, können Sie den E-Mail-Status auch auf der Registerkarte „Rechnungen“ in QuickBooks überprüfen. Wählen Sie dazu die Registerkarte „Rechnungen“ und dann die Spalte „Status“. Dadurch wird der E-Mail-Status der einzelnen Rechnungen angezeigt.
Es gibt mehrere häufige Gründe, warum eine Rechnungs-E-Mail in QuickBooks nicht durchgeht. Dazu gehören falsche E-Mail-Adressen, blockierte E-Mails und Serverfehler. Wenn eine Rechnungs-E-Mail nicht gesendet werden kann, sind dies die wahrscheinlichsten Ursachen.
Wenn eine Rechnungs-E-Mail nicht gesendet werden kann, kann sie einfach direkt aus der Rechnung in QuickBooks erneut gesendet werden. Wählen Sie dazu oben auf der Rechnung die Registerkarte „Mehr“ und dann im Dropdown-Menü die Option „Rechnung erneut senden“. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in das Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben und die Rechnung erneut versenden können.
Wenn Sie eine gesendete Rechnungs-E-Mail in QuickBooks nachverfolgen müssen, können Sie dies tun, indem Sie oben auf der Rechnung die Registerkarte „Mehr“ auswählen und dann aus dem Dropdown-Menü die Option „E-Mail-Verlauf anzeigen“ wählen. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem der Zustellungsstatus der Rechnung sowie das Datum und die Uhrzeit des Versands angezeigt werden.
Wenn Sie Probleme mit Rechnungs-E-Mails in QuickBooks haben, sollten Sie zunächst sicherstellen, dass die E-Mail-Adresse des Empfängers korrekt ist. Ist dies der Fall, sollten Sie die Einstellungen Ihres E-Mail-Servers überprüfen, um sicherzustellen, dass die E-Mail nicht blockiert wird. Ist dies der Fall, sollten Sie Ihren E-Mail-Server-Anbieter um Unterstützung bitten.
Ja, es gibt eine Möglichkeit, in QuickBooks Online gesendete E-Mails zu sehen. Gehen Sie dazu auf die Registerkarte „Transaktionen“ und klicken Sie dann auf die Unterregisterkarte „Rechnungen“. Dort sehen Sie eine Liste mit allen Rechnungen, die in QuickBooks Online erstellt wurden. Neben jeder Rechnung wird eine Spalte „Gesendet“ angezeigt. Wenn für diese Rechnung eine E-Mail gesendet wurde, ist in der Spalte „Gesendet“ ein Häkchen zu sehen.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, nicht versandte Rechnungen in QuickBooks Online zu finden:
1. gehen Sie zur Registerkarte „Verkäufe“ und wählen Sie dann die Unterregisterkarte „Rechnungen“. Von hier aus können Sie die Filter verwenden, um nur Rechnungen anzuzeigen, die nicht versendet wurden.
2. Sie können auch einen benutzerdefinierten Bericht erstellen. Gehen Sie auf die Registerkarte Berichte und wählen Sie dann Benutzerdefinierte Berichte. Hier können Sie den Bericht Transaktionsdetails nach Kunde auswählen. Auf der Seite zur Einrichtung des Berichts können Sie festlegen, dass nur Rechnungen berücksichtigt werden, die noch nicht versendet wurden.
3. schließlich können Sie die Suchfunktion verwenden. Gehen Sie auf die Registerkarte Verkäufe und wählen Sie dann die Unterregisterkarte Suche. Hier können Sie relevante Suchkriterien eingeben, z. B. „Rechnung“, „Nicht gesendet“ usw.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, um festzustellen, ob eine Rechnung in QuickBooks gedruckt wurde. Die erste Möglichkeit ist, den Status „Gedruckt“ der Rechnung zu prüfen. Wenn die Rechnung als „Gedruckt“ gekennzeichnet ist, wurde sie gedruckt.
Eine weitere Möglichkeit, um festzustellen, ob eine Rechnung gedruckt wurde, besteht darin, die Registerkarte „Verlauf“ für die Rechnung zu prüfen. Wenn die Rechnung in der Historie einen Eintrag „Gedruckt“ hat, wurde sie gedruckt.
Schließlich können Sie die Druckereinstellungen für die Rechnung überprüfen. Wenn die Rechnung auf einen bestimmten Drucker gedruckt werden soll, wurde sie gedruckt.