Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail verfassen, ist es wichtig, mit einer professionellen Anrede zu beginnen. Je nach Empfänger sollten Sie entscheiden, ob Sie etwas Förmliches wie „Sehr geehrter Herr/Frau [Name]“ oder etwas Zwangloseres wie „Hallo [Name]“ verwenden sollten. Es ist wichtig, dass Sie ein wenig recherchieren, um die am besten geeignete Anrede zu finden.
Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail versenden, ist eine klare und direkte Betreffzeile unerlässlich. So kann der Empfänger den Zweck Ihrer Nachricht schnell erkennen. Es ist wichtig, präzise zu sein und auf den Punkt zu kommen, um jegliche Verwirrung zu vermeiden.
Ihre Begrüßung sollte professionell und freundlich sein, je nach Empfänger. Sie sollten mit einem einfachen „Hallo“ oder „Guten Morgen“ beginnen und mit einer abschließenden Anrede wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ enden.
Sobald Sie den Empfänger angesprochen und die Betreffzeile geschrieben haben, können Sie zum Kern der Nachricht übergehen. Es ist wichtig, sich kurz zu fassen und klar zu formulieren, um sicherzustellen, dass der Empfänger Ihre Nachricht versteht. Außerdem sollten Sie immer eine korrekte Grammatik und Rechtschreibung verwenden, um einen professionellen Ton zu wahren.
Die Art und Weise, wie Sie Ihre Nachricht abschließen, ist ebenso wichtig wie die Art und Weise, wie Sie sie beginnen. Sie sollten immer eine höfliche Unterschrift wie „Danke“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ verwenden, um einen bleibenden Eindruck beim Empfänger zu hinterlassen.
Wenn Sie Ihrer Nachricht relevante Anhänge beifügen, sollten Sie darauf achten, dass Sie diese mitschicken. Achten Sie darauf, dass die Anhänge für das Thema der Nachricht relevant sind.
Bevor Sie eine geschäftliche E-Mail versenden, sollten Sie Ihre Nachricht unbedingt Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass sie keine Fehler enthält. Selbst der kleinste Fehler kann Ihrer Glaubwürdigkeit schaden, daher ist es wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Nachricht durchzulesen, bevor Sie sie versenden.
Schließlich ist es wichtig, Ihre geschäftlichen E-Mails mit einer professionellen Signatur zu versehen. Diese sollte Ihren Namen, Ihren Titel, Ihre Kontaktinformationen und alle anderen relevanten Informationen enthalten. Dadurch wird es für den Empfänger einfacher, Sie in Zukunft zu kontaktieren.
Insgesamt kann das Verfassen einer professionellen geschäftlichen E-Mail eine entmutigende Aufgabe sein, aber es ist wichtig, sich die Zeit zu nehmen, um eine klare und prägnante Nachricht zu verfassen. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails professionell und effektiv sind.
Wenn Sie keinen Kontaktnamen haben, können Sie eine allgemeine Anrede wie „Hallo“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwenden. Wenn Sie etwas mehr Informationen haben, können Sie den Namen einer bestimmten Abteilung oder eines Teams verwenden. Zum Beispiel: „Hallo, Marketing-Team“.
Wenn Sie einen unbekannten Empfänger in einer geschäftlichen E-Mail ansprechen, ist es immer am besten, eine förmliche Anrede zu wählen. „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „An wen auch immer es geht“ sind beides akzeptable Möglichkeiten, eine E-Mail zu beginnen, wenn Sie den Namen der Person, an die Sie schreiben, nicht kennen.
Beim Verfassen einer formellen Geschäfts-E-Mail sind einige Dinge zu beachten:
1. Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse. Das heißt, verwenden Sie nicht Ihre persönliche E-Mail-Adresse, die Ihren Vor- und Nachnamen enthält. Verwenden Sie stattdessen eine E-Mail-Adresse, die nur aus Ihren Initialen und Ihrem Nachnamen besteht, oder noch besser, Ihren vollständigen Namen.
2. Verwenden Sie eine professionelle Signatur. Diese sollte Ihren vollständigen Namen, Ihre Berufsbezeichnung und Ihre Kontaktinformationen enthalten.
3. verwenden Sie korrekte Grammatik und Rechtschreibung. Diese E-Mail ist ein Spiegelbild Ihrer Person und Ihres Unternehmens, daher ist es wichtig, dass sie gut geschrieben ist.
4. fassen Sie sich kurz. In den meisten Fällen sollte eine formelle Geschäfts-E-Mail nicht länger als ein paar Sätze sein.
5. Kommen Sie auf den Punkt. Machen Sie von Anfang an klar, was Sie sagen wollen.
6. Verwenden Sie einen förmlichen Ton. Vermeiden Sie Slang oder Umgangssprache.
7. Verwenden Sie ein angemessenes Maß an Förmlichkeit. Je nachdem, in welcher Beziehung Sie zum Empfänger stehen, sollten Sie einen mehr oder weniger förmlichen Ton anschlagen.
8. Lesen Sie vor dem Versenden Korrektur. Wie bei jeder E-Mail ist es wichtig, dass Sie Ihre Nachricht Korrektur lesen, bevor Sie auf „Senden“ klicken, um peinliche Fehler zu vermeiden.
Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail betiteln, ist es wichtig, dass der Titel klar und prägnant ist. Der Titel sollte dem Leser eine Vorstellung davon vermitteln, worum es in der E-Mail geht, ohne zu lang oder kompliziert zu sein. Ein guter Titel für eine E-Mail über die Markteinführung eines neuen Produkts könnte zum Beispiel lauten: „Das XYZ-Widget wird vorgestellt!“ oder „Das XYZ-Widget ist jetzt erhältlich!“
Eine korrekte geschäftliche E-Mail-Etikette bedeutet, dass man sich an die Grundregeln für das Verfassen professioneller E-Mails hält. Dazu gehören eine klare und prägnante Betreffzeile, die namentliche Anrede des Empfängers und die Vermeidung von Slang oder informeller Sprache. Außerdem ist es wichtig, dass Sie Ihre E-Mail vor dem Versand Korrektur lesen, um Tipp- und Grammatikfehler zu vermeiden. Und schließlich sollten Sie eine Signatur mit Ihren Kontaktinformationen hinzufügen, damit der Empfänger Sie bei Bedarf leicht erreichen kann.