Der Begriff „Portokasse“ wird verwendet, um einen kleinen Geldbetrag zu beschreiben, der von einem Unternehmen gehalten wird, um kleine Zahlungen für verschiedene Ausgaben zu leisten. Diese Art von Geld wird für kleine, oft unerwartete Ausgaben verwendet, die im Laufe des normalen Geschäftsbetriebs entstehen können. Im Allgemeinen wird der Betrag in der Portokasse in einer verschlossenen Kiste aufbewahrt, und die Transaktionen werden in einem Portokassenregister erfasst.
Bei der Einrichtung eines Portokassensystems ist es wichtig, einige Richtlinien und Regeln aufzustellen, um sicherzustellen, dass das System ordnungsgemäß verwaltet wird und die Mittel nicht missbraucht werden. In den Richtlinien sollte festgelegt werden, wer befugt ist, Zahlungen aus der Portokasse zu leisten, wie die Zahlungen zu verbuchen sind und wer dafür verantwortlich ist, den Fonds bei Bedarf wieder aufzufüllen.
Es ist wichtig, einen Höchstbetrag festzulegen, wie viel Geld in der Portokasse gehalten werden kann. Dieses Limit sollte sich an dem Geldbetrag orientieren, der üblicherweise für diese Art von Transaktionen verwendet wird. Das Limit sollte regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass es noch angemessen ist.
Bei der Verwendung von Portokassen für Geschäftsausgaben ist es wichtig zu wissen, was erlaubt ist und was nicht. Im Allgemeinen kann die Portokasse für kleine Posten wie Büromaterial, Porto und andere kleinere Ausgaben verwendet werden. Sie sollte jedoch nicht für größere Anschaffungen wie Möbel oder Geräte verwendet werden.
Es ist wichtig, alle Transaktionen aus der Portokasse aufzuzeichnen, um sicherzustellen, dass das System ordnungsgemäß verwaltet wird. Alle Zahlungen aus der Portokasse sollten dokumentiert und Quittungen aufbewahrt werden. Diese Informationen sollten regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass das System ordnungsgemäß verwendet wird.
Beim Abgleich der Portokasse wird überprüft, ob alle Transaktionen ordnungsgemäß aufgezeichnet wurden und ob der im Fonds befindliche Betrag korrekt ist. Dieser Prozess sollte regelmäßig durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass das System ordnungsgemäß verwaltet wird.
Wenn der Betrag in der Portokasse nicht ausreicht, um die Ausgaben zu decken, ist es wichtig, den Fonds wieder aufzufüllen, damit Zahlungen getätigt werden können. Dieser Vorgang sollte so schnell wie möglich erfolgen, damit die Zahlungen nicht verzögert werden.
Regelmäßige Prüfungen des Portokassensystems sollten durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass es ordnungsgemäß verwaltet wird und dass alle Transaktionen genau aufgezeichnet werden. Die Prüfungen sollten eine Überprüfung der Unterlagen und eine physische Zählung der Mittel umfassen.
Es ist wichtig, die Gelder aus der Portokasse zu sichern, um sie vor Diebstahl oder Missbrauch zu schützen. Die Gelder sollten in einer verschlossenen Kiste oder einem Safe aufbewahrt werden, und der Zugang sollte nur befugtem Personal gestattet sein.
Es gibt zwei Methoden für die Handhabung von Kleingeld: das Zahlstellensystem und die Kleingeldkasse.
Bei der Zahlstellenregelung erhält ein bestimmter Mitarbeiter einen bestimmten Bargeldbetrag, den er für kleinere Ausgaben verwenden kann. Diese Barmittel werden dann wieder aufgefüllt, wenn sie aufgebraucht sind.
Im Rahmen des Portokassensystems erhält ein bestimmter Mitarbeiter eine Portokasse oder Schublade, in der er Bargeld für kleinere Ausgaben aufbewahren kann. Diese Kasse wird dann nach Bedarf wieder aufgefüllt.
Auf diese Frage gibt es keine allgemeingültige Antwort, denn die beste Kontrolle für die Portokasse hängt von dem jeweiligen Unternehmen und seinen Bedürfnissen ab. Zu den möglichen Kontrollen für die Portokasse gehören jedoch die Anforderung von Quittungen für alle Ausgaben, die Benennung eines Verwalters für die Portokasse, der für die Nachverfolgung und Abrechnung aller Ausgaben verantwortlich ist, und die Festlegung von Obergrenzen für den Bargeldbetrag, der bereitgehalten werden kann.
Auf diese Frage gibt es keine endgültige Antwort, da die Höhe der zulässigen Portokasse je nach Unternehmen und den spezifischen Umständen variieren kann. Als allgemeine Faustregel gilt jedoch, dass Unternehmen in der Regel einen Kassenbestand von etwa 50 bis 100 Dollar zulassen. Damit können kleine, unerwartete Ausgaben gedeckt werden, ohne dass der formale Prozess der Beantragung und Erstattung von Ausgaben durchlaufen werden muss.
Ein Kassierer ist für die Verwaltung und den Schutz des Kassenbestands des Unternehmens verantwortlich. Dazu gehört das Zählen und Dokumentieren aller Bareinnahmen, das Ausstellen von Barzahlungen und die regelmäßige Abstimmung des Portokassenkontos. Der Portokassierer kann auch für andere buchhalterische und buchhalterische Aufgaben zuständig sein, z. B. für die Führung von Büchern und die Erstellung von Finanzberichten.
Um die Portokasse abzustimmen, müssen Sie zunächst die Aufzeichnungen Ihres Portokassenkontos überprüfen. So können Sie eventuelle Diskrepanzen zwischen dem Kassenbestand und dem Betrag, der sich auf dem Konto befinden sollte, feststellen. Sobald Sie alle Unstimmigkeiten festgestellt haben, müssen Sie das Konto entsprechend berichtigen. Schließlich müssen Sie einen schriftlichen Bericht über das abgestimmte Kassenkonto vorlegen.