Kontrollsysteme sind die Strukturen und Prozesse, die zur Überwachung und Steuerung der Aktivitäten eines Unternehmens eingesetzt werden. Mit Hilfe von Kontrollsystemen wird sichergestellt, dass die Ziele und Vorgaben des Unternehmens erreicht werden. Kontrollsysteme umfassen eine Vielzahl von Elementen, von der Finanzkontrolle und der strategischen Planung bis hin zur Leistungsüberwachung und zum Risikomanagement.
Die Finanzkontrolle bezieht sich auf die Prozesse, mit denen eine genaue und rechtzeitige Finanzberichterstattung gewährleistet werden soll. Zu diesen Prozessen gehören die Budgetierung, Finanzprognosen und die Finanzberichterstattung. Die Finanzkontrolle umfasst auch die Entwicklung von Richtlinien und Verfahren, die die Verwendung der Finanzmittel regeln.
Strategische Planung ist der Prozess der Formulierung, Umsetzung und Bewertung der langfristigen Ziele und Zielsetzungen eines Unternehmens. Dazu gehört die Entwicklung eines strategischen Plans, der die Ziele, Vorgaben und Strategien des Unternehmens umreißt. Zur strategischen Planung gehört auch die Festlegung von Leistungskennzahlen, anhand derer der Erfolg des Plans gemessen wird.
Leistungsüberwachung ist der Prozess der Messung und Bewertung der Leistung eines Unternehmens. Die Leistungsüberwachung umfasst den Einsatz verschiedener Instrumente, wie z. B. wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) und Balanced Scorecards. Sie umfasst auch die Überprüfung von Leistungsdaten, um Bereiche mit Verbesserungs- und Korrekturbedarf zu ermitteln.
Risikomanagement ist der Prozess der Risikobewertung, -ermittlung und -minderung. Das Risikomanagement umfasst die Entwicklung von Strategien zur Verringerung der potenziellen Auswirkungen von Risiken auf das Unternehmen. Zum Risikomanagement gehört auch die Durchführung von Kontrollen, um sicherzustellen, dass die Risikominderungsstrategien wirksam sind.
Das Personalmanagement ist der Prozess der Verwaltung des Humankapitals eines Unternehmens. Dazu gehören die Einstellung, Ausbildung und Entwicklung von Mitarbeitern. Das Personalmanagement umfasst auch die Entwicklung von Richtlinien und Verfahren, um sicherzustellen, dass die Humanressourcen des Unternehmens effektiv genutzt werden.
Qualitätskontrolle ist der Prozess, der sicherstellt, dass Produkte und Dienstleistungen den festgelegten Standards entsprechen. Dazu gehören die Entwicklung von Qualitätssicherungsplänen, die Umsetzung von Qualitätskontrollverfahren und die Überprüfung von Qualitätsdaten. Die Qualitätskontrolle umfasst auch die Ermittlung und Lösung von Qualitätsproblemen und die Durchführung von Korrekturmaßnahmen.
Unter informationstechnischem Management versteht man den Prozess der Verwaltung der Informationssysteme eines Unternehmens. Dazu gehören die Entwicklung von Informationssystemen, die Implementierung von Sicherheitsprotokollen und die Überprüfung der Systemleistung. Das Management der Informationstechnologie umfasst auch die Ermittlung und Lösung von Systemproblemen und die Durchführung von Korrekturmaßnahmen.
Kontinuierliche Verbesserung ist der Prozess der kontinuierlichen Verbesserung der Leistung eines Unternehmens. Dazu gehören die Ermittlung von verbesserungswürdigen Bereichen, die Durchführung von Verbesserungsinitiativen und die Überprüfung der Ergebnisse. Zur kontinuierlichen Verbesserung gehören auch die Ermittlung und Lösung von Problemen und die Durchführung von Korrekturmaßnahmen.
Der Einsatz von Kontrollsystemen in Unternehmen ist eine entscheidende Komponente für den Erfolg. Kontrollsysteme bieten die Struktur und die Prozesse, die notwendig sind, um sicherzustellen, dass die Ziele des Unternehmens erreicht werden. Von der Finanzkontrolle und der strategischen Planung bis hin zur Leistungsüberwachung und dem Risikomanagement sind Kontrollsysteme für jedes Unternehmen, das erfolgreich sein will, unerlässlich.
Die 5 Grundelemente eines Kontrollsystems sind:
1. eine Reihe von Eingangsgrößen, die gemessen oder beobachtet werden.
2. Eine Reihe von Ausgangsvariablen, die gesteuert werden sollen.
3. eine Reihe von Beziehungen oder Verbindungen zwischen den Eingangs- und Ausgangsvariablen.
4. eine Reihe von Regeln oder Verfahren, die festlegen, wie das System zu funktionieren hat.
5. Ein Rückkopplungsmechanismus, der Informationen über den aktuellen Zustand des Systems und den gewünschten Zustand des Systems liefert.
Die vier Teile des Kontrollsystems sind die Norm, die Eingabe, die Rückmeldung und die Aktion. Der Standard ist das gewünschte Leistungsniveau. Die Eingabe ist die Information, die benötigt wird, um das tatsächliche Leistungsniveau mit der Norm zu vergleichen. Die Rückmeldung ist die Information, die verwendet wird, um Abweichungen von der Norm festzustellen. Die Maßnahme ist die Reaktion auf die Rückmeldung, die darauf abzielt, das tatsächliche Leistungsniveau mit dem Standard in Einklang zu bringen.
Ein Kontrollsystem wird in einem Unternehmen benötigt, um sicherzustellen, dass das Unternehmen effizient und effektiv arbeitet. Das Kontrollsystem ist dafür verantwortlich, Ziele für das Unternehmen festzulegen und dann die Leistung des Unternehmens zu messen und zu bewerten, um notwendige Anpassungen vorzunehmen. Ohne ein Kontrollsystem wäre es für ein Unternehmen sehr schwierig, die notwendigen Verbesserungen vorzunehmen und die gewünschten Ziele zu erreichen.
Es gibt viele verschiedene Arten von Kontrollsystemen, die Unternehmen einsetzen können. Welches System für ein bestimmtes Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von der jeweiligen Branche, der Größe und der Struktur des Unternehmens ab. Einige gängige Beispiele für Kontrollsysteme, die in Unternehmen eingesetzt werden, sind Finanzkontrolle, Qualitätskontrolle, Produktionskontrolle und Bestandskontrolle.