Hohe Standards im Kundenservice erreichen: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden

was ist die Messung von Kundendienststandards?

Die Messung von Kundenservice-Standards ist ein Prozess zur Bewertung der Servicequalität, die ein Unternehmen seinen Kunden bietet. Es hilft den Unternehmen, ihre Leistung in Bezug auf die Kundenzufriedenheit und -erfahrung zu messen. Dieser Prozess umfasst eine Reihe von Messgrößen, darunter Kundenfeedback, Kundenbindung, Wartezeiten, Lösungszeiten, Kundendienstbewertungen und mehr. Außerdem hilft es den Unternehmen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und bessere Kundenerlebnisse zu schaffen.

Die Vorteile der Messung von Kundenservice-Standards

Die Messung von Kundenservice-Standards bringt viele Vorteile für Unternehmen. Sie hilft ihnen, ihre Kundendienstleistungen zu verstehen und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Unternehmen mit hohen Kundenservice-Standards haben eine höhere Kundentreue, -zufriedenheit und -bindung. Sie sind auch im Marketing erfolgreicher, da Kunden eher bereit sind, Unternehmen mit gutem Kundenservice weiterzuempfehlen. Darüber hinaus hilft die Messung von Kundenservice-Standards den Unternehmen, auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben und die Bedürfnisse der Kunden besser zu erfüllen.

Identifizierung von Kundenservice-Metriken

Vor der Messung von Kundenservice-Standards ist es wichtig, die zu verwendenden Metriken zu bestimmen. Diese Messgrößen sollten auf die Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens zugeschnitten sein. Zu den gängigen Messgrößen gehören Kundenzufriedenheitsbewertungen, Antwortzeiten, Wartezeiten, Lösungszeiten, Kundenbindung, Kundenfeedback und Kundenbeschwerden. Es ist auch wichtig, die demografischen Daten der Kunden und die Kundendienstrichtlinien des Unternehmens zu berücksichtigen.

Daten sammeln und analysieren

Sobald die Messgrößen ermittelt wurden, müssen Daten gesammelt und analysiert werden. Dazu gehört das Sammeln von Kundenfeedback, Kundendienstbewertungen und Kundenbeschwerden. Es ist auch wichtig, die Kundenbindung und alle Veränderungen im Kundenfeedback im Laufe der Zeit zu verfolgen. Die Daten sollten dann analysiert werden, um Trends und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln.

Verwenden Sie die richtigen Tools

Um die Standards des Kundendienstes effektiv zu messen, sollten Unternehmen die richtigen Tools und Technologien einsetzen. Dazu gehören CRM-Systeme (Customer Relationship Management), Plattformen für Kundenfeedback, Kundendienstsoftware und Analysetools. Diese Tools können Unternehmen dabei helfen, Daten zu sammeln und zu analysieren, Kundendienstprozesse zu automatisieren und die Kundenzufriedenheit sicherzustellen.

Benchmarks erstellen

Unternehmen sollten auch Benchmarks für Kundenservice-Standards erstellen. Diese Benchmarks können auf Kundenfeedback, Kundendienstbewertungen, Kundenbindung oder anderen Kennzahlen basieren. Unternehmen sollten ihre Kundendienstleistungen regelmäßig mit diesen Benchmarks vergleichen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln und die Kundenzufriedenheit sicherzustellen.

Mitarbeiter schulen

Um einen hohen Kundenservice-Standard zu erreichen, ist es wichtig, die Mitarbeiter in Sachen Kundenservice und Kommunikation zu schulen. Dazu gehört auch, ihnen beizubringen, wie sie Kundeninteraktionen effektiv verwalten, Kundenbeschwerden bearbeiten und Kundenprobleme lösen können. Darüber hinaus sollten die Mitarbeiter im Umgang mit Kundenservice-Tools und -Technologien geschult werden, wie z. B. Plattformen für Kundenfeedback und Kundenservice-Software.

Gute Leistungen anerkennen

Die Anerkennung von Mitarbeitern für guten Kundenservice ist ein wichtiger Bestandteil der Messung von Kundenservice-Standards. Unternehmen sollten Mitarbeiter für die Erfüllung von Kundenservice-Benchmarks und die Schaffung positiver Kundenerfahrungen belohnen. Dies kann die Anerkennung durch die Geschäftsleitung, finanzielle Prämien oder auch die Anerkennung in Unternehmenszeitschriften umfassen.

Überwachen und anpassen

Schließlich ist es wichtig, die Leistung des Kundendienstes zu überwachen und bei Bedarf anzupassen. Unternehmen sollten Kundenfeedback, Kundendienstbewertungen und Kundenbindung verfolgen, um verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Sie sollten dann Anpassungen an den Kundendienstrichtlinien und -prozessen vornehmen, um sicherzustellen, dass die Kundendienststandards eingehalten werden.

Durch die Befolgung dieser Schritte können Unternehmen die Kundenservice-Standards effektiv messen und bessere Kundenerlebnisse schaffen. Indem sie ihre Leistung im Bereich des Kundendienstes verstehen und verbesserungswürdige Bereiche identifizieren, können Unternehmen die Zufriedenheit ihrer Kunden sicherstellen und auf dem Markt wettbewerbsfähig bleiben.

FAQ
Was sind messbare Kundendienststandards?

Es gibt verschiedene Arten von messbaren Standards für den Kundenservice, mit denen Unternehmen sicherstellen können, dass ihre Mitarbeiter einen hochwertigen Service bieten. Erstens können Unternehmen Standards für die durchschnittliche Bearbeitungszeit (Average Handling Time, AHT) von Kundendienstanrufen festlegen. Dies ist die durchschnittliche Zeit, die ein Mitarbeiter benötigt, um ein Kundenproblem am Telefon zu lösen. Eine niedrigere AHT bedeutet, dass die Mitarbeiter Probleme schneller lösen, was im Allgemeinen besser für die Kunden ist.

Ein weiterer wichtiger Kundendienststandard ist die Erstanruferlösungsrate (FCR). Dies ist der Prozentsatz der Kundendienstanrufe, die beim ersten Anruf gelöst werden. Eine höhere FCR-Rate bedeutet, dass die Mitarbeiter Probleme schneller und effizienter lösen, was wiederum besser für die Kunden ist.

Schließlich können Unternehmen auch Standards für die Kundenzufriedenheit oder CSAT-Werte festlegen. Dies ist ein Maß dafür, wie zufrieden die Kunden mit dem Service sind, den sie erhalten haben. Ein höherer CSAT-Wert zeigt an, dass die Kunden im Allgemeinen mit dem erhaltenen Service zufrieden sind, während ein niedrigerer Wert anzeigt, dass es Raum für Verbesserungen gibt.