1. IRS-Strafen für verspätete W-2s: Alle Arbeitgeber müssen die W-2-Formulare ihrer Mitarbeiter bis Ende Januar eines jeden Jahres bei der Steuerbehörde (Internal Revenue Service, IRS) einreichen. Wenn die Formulare zu spät eingereicht werden, können Arbeitgeber mit Strafen belegt werden. Die Strafen richten sich nach der Anzahl der Tage, die die Formulare zu spät eingereicht wurden. So können Arbeitgeber mit einer Strafe von 50 Dollar pro Formular belegt werden, wenn die Formulare 30 Tage zu spät eingereicht werden. Die Strafe erhöht sich auf 100 $ pro Formular, wenn die Formulare mehr als 30 Tage nach dem Fälligkeitstermin eingereicht werden, und die Höchststrafe beträgt 260 $ pro Formular.
2. Fristverlängerungen und Verspätungszuschläge: Arbeitgeber können eine Fristverlängerung für die Einreichung ihrer W-2-Formulare beantragen, aber auch dann wird eine Gebühr für die verspätete Einreichung fällig. Die Verspätungsgebühr beträgt 30 $ pro Formular, und die Höchststrafe beträgt 250 $ pro Formular. Die Arbeitgeber müssen die IRS auch schriftlich benachrichtigen, wenn sie nicht in der Lage sind, ihre W-2-Formulare innerhalb des vorgeschriebenen Zeitraums einzureichen.
3. verzinsliche Gebühren für verspätete W-2s: Die verspätete Einreichung von W-2s kann auch zu Zinskosten für Arbeitgeber führen. Der Zinssatz entspricht dem kurzfristigen Bundeszinssatz plus 3 Prozent und wird auf den Betrag der nicht bezahlten Steuern erhoben.
4. zivilrechtliche Strafen für nicht eingereichte W-2s: Wenn ein Arbeitgeber es versäumt, seine W-2s einzureichen, kann er mit zivilrechtlichen Strafen belegt werden. Diese Strafen liegen zwischen 5.000 und 50.000 Dollar, je nachdem, wie viele Formulare nicht eingereicht wurden und wie lange die Formulare nicht eingereicht wurden.
5. Strafrechtliche Sanktionen bei Nichteinhaltung der Vorschriften: Zusätzlich zu den zivilrechtlichen Strafen können Arbeitgeber strafrechtlich belangt werden, wenn sie ihre W-2-Formulare nicht einreichen. Diese Strafen umfassen Geldstrafen von bis zu 250.000 Dollar und Freiheitsstrafen von bis zu einem Jahr.
6. Die Auswirkungen des Formulars W-2 auf die Steuererklärungen der Arbeitnehmer: Arbeitnehmer sind darauf angewiesen, dass ihre Arbeitgeber korrekte und rechtzeitige W-2-Formulare zur Verfügung stellen, damit sie ihre Steuererklärungen ordnungsgemäß abgeben können. Wenn der Arbeitgeber die erforderlichen Informationen nicht bereitstellt, kann dies zu einer Verzögerung bei der Steuererklärung und zu möglichen Strafen führen.
7. Die Rolle des Arbeitgebers bei der rechtzeitigen Einreichung der W-2s: Die Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, dass die W-2-Bescheinigungen ihrer Arbeitnehmer rechtzeitig eingereicht werden. Der Arbeitgeber muss dem Finanzamt die erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen und dafür sorgen, dass die Formulare rechtzeitig eingereicht werden.
8. Ratschläge für Arbeitgeber zur Vermeidung der verspäteten Einreichung von W-2-Formularen: Es ist wichtig, dass die Arbeitgeber ihre Abgabefristen kennen und im Voraus planen, um eine verspätete Abgabe zu vermeiden. Die Arbeitgeber sollten auch sicherstellen, dass sie über alle erforderlichen Informationen für die Einreichung der W-2-Formulare verfügen, z. B. Namen, Adressen und Sozialversicherungsnummern der Arbeitnehmer. Sie sollten auch darauf achten, dass die Formulare korrekt eingereicht werden, da eine fehlerhafte Einreichung zusätzliche Strafen nach sich ziehen kann.
Die Unternehmen müssen Ihnen Ihre W-2-Formulare bis zum 31. Januar des auf das Steuerjahr folgenden Jahres aushändigen. Wenn Sie beispielsweise im Jahr 2018 gearbeitet haben, muss Ihr Arbeitgeber Ihnen Ihre W-2 spätestens am 31. Januar 2019 aushändigen.
Es gibt kein Gesetz, das es Arbeitgebern verbietet, W-2s nach dem 31. Januar zu versenden. Das Finanzamt empfiehlt den Arbeitgebern jedoch, sie so bald wie möglich zu versenden, damit die Arbeitnehmer ihre Steuererklärung rechtzeitig abgeben können.
Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen die W-2 nicht rechtzeitig aushändigt, können Sie eine Beschwerde bei der IRS einreichen. Sie können auch eine Beschwerde beim Arbeitsministerium einreichen.
Wenn ein Arbeitgeber kein W-2 schickt, kann der Arbeitnehmer seine Steuererklärung möglicherweise nicht abgeben. Das W-2 ist ein wichtiges Dokument, aus dem hervorgeht, wie viel Geld ein Arbeitnehmer im Laufe des Jahres verdient hat und wie viel von den Steuern einbehalten wurde. Ohne dieses Dokument ist der Arbeitnehmer möglicherweise nicht in der Lage, seine Steuererklärung korrekt einzureichen, und er könnte dem Finanzamt Geld schulden.
Wenn Sie bis zum 31. Januar keine W-2 von Ihrem Arbeitgeber erhalten haben, sollten Sie sich so schnell wie möglich an Ihren Arbeitgeber wenden. Wenn Ihr Arbeitgeber nicht in der Lage ist, Ihnen ein W-2 auszustellen, können Sie das Formular 4852, Substitute for Form W-2, Wage and Tax Statement, zusammen mit Ihrer Bundessteuererklärung einreichen.