Die verspätete Einreichung der Lohnsteuer kann schwerwiegende Folgen haben, sowohl in Bezug auf die Strafen und Zinsen, die möglicherweise geschuldet werden, als auch in Bezug auf mögliche rechtliche Schritte seitens des IRS. Wenn Sie die Risiken einer verspäteten Einreichung verstehen und wissen, was zu tun ist, wenn Sie nicht rechtzeitig einreichen können, können Sie als Arbeitgeber sicherstellen, dass Sie die IRS-Vorschriften einhalten.
Um sich vor den Folgen einer verspäteten Einreichung zu schützen, müssen Arbeitgeber zunächst die damit verbundenen Risiken verstehen. Die verspätete Einreichung der Lohnsteuer kann zu Strafen und Zinsen auf den geschuldeten Betrag sowie zu möglichen rechtlichen Schritten seitens der IRS führen. Die Kenntnis der Risiken einer verspäteten Einreichung kann Arbeitgebern helfen, sich auf mögliche Konsequenzen vorzubereiten.
Wenn Arbeitgeber nicht in der Lage sind, die Steuererklärung rechtzeitig einzureichen, sollten sie sich so bald wie möglich an das Finanzamt wenden. Das Finanzamt ist möglicherweise bereit, eine Vereinbarung mit dem Arbeitgeber zu treffen, z. B. eine Ratenzahlungsvereinbarung oder einen Verzicht auf Verzugsgebühren. Arbeitgeber sollten auch das „Voluntary Disclosure Program“ des IRS in Betracht ziehen, das eine Befreiung von einigen Strafen und Zinsen für diejenigen vorsieht, die eine verspätete Einreichung bekannt geben, bevor der IRS sie über einen Verstoß informiert hat.
Der IRS kann verschiedene Strafen für die verspätete Einreichung von Lohnsteuern verhängen. Diese Strafen hängen von der Höhe der geschuldeten Steuern, dem Zeitpunkt der verspäteten Einreichung und dem Grund für die Verzögerung ab. Die Strafen können von einigen Hundert bis zu Tausenden von Dollar reichen und können sogar Gefängnisstrafen für Arbeitgeber beinhalten, die es vorsätzlich versäumen, die Steuererklärung abzugeben.
Das Programm zur freiwilligen Offenlegung des IRS soll Arbeitgebern die Möglichkeit geben, nicht gezahlte Steuern offenzulegen und einige der damit verbundenen Strafen zu vermeiden. Arbeitgeber, die sich für das Programm qualifizieren, müssen bestimmte Kriterien erfüllen, z. B. alle säumigen Steuererklärungen einreichen und alle fälligen Steuern innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zahlen. Wenn der Arbeitgeber die Kriterien erfüllt, kann das Programm die geschuldeten Strafen und Zinsen ganz oder teilweise erlassen.
Zusätzlich zu den Strafen müssen Arbeitgeber, die ihre Steuererklärung verspätet einreichen, möglicherweise auch Zinsen auf die geschuldeten Steuern zahlen. Der IRS veröffentlicht eine vierteljährlich aktualisierte Zinstabelle, anhand derer die Arbeitgeber die Höhe der geschuldeten Zinsen berechnen können. Arbeitgeber sollten beachten, dass die Zinsen ab dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum der Steuern berechnet werden, nicht ab dem Datum der Zahlung.
Sobald Arbeitgeber die Strafen und Zinsen für verspätete Steueranmeldungen gezahlt haben, sollten sie dafür sorgen, dass dies in Zukunft vermieden wird. Die Einrichtung eines Systems zur Verfolgung von Fälligkeitsterminen und zur Sicherstellung, dass Steuern rechtzeitig eingereicht und gezahlt werden, kann Arbeitgebern helfen, künftige Strafen für verspätete Einreichung zu vermeiden.
Wenn Arbeitgeber nicht in der Lage sind, ihre Steuern vollständig zu zahlen, können sie möglicherweise eine Ratenzahlungsvereinbarung mit dem IRS abschließen. Eine Ratenzahlungsvereinbarung ermöglicht es Arbeitgebern, die geschuldeten Steuern in monatlichen Raten und nicht in einem einzigen Pauschalbetrag zu zahlen. Arbeitgeber sollten beachten, dass diese Möglichkeit nur für diejenigen besteht, die ihre Steuern pünktlich eingereicht haben.
Wenn Arbeitgeber es sich nicht leisten können, ihre Steuern in voller Höhe zu zahlen, sollten sie sich mit dem IRS in Verbindung setzen, um ihre Möglichkeiten zu besprechen. Das Finanzamt ist möglicherweise bereit, einen Zahlungsplan auszuarbeiten oder auf einige oder alle Strafen und Zinsen zu verzichten. Arbeitgeber sollten auch das Voluntary Disclosure Program (Programm zur freiwilligen Offenlegung von Steuererklärungen) des IRS als Möglichkeit zur Verringerung oder Beseitigung von Strafen und Zinsen prüfen.
Wenn Sie vergessen, das Formular 941 einzureichen, können Sie mit einer Strafe belegt werden. Die Strafe entspricht dem Betrag der geschuldeten Steuer plus Zinsen.
Wenn Sie Ihre Steuern zu spät eingereicht haben, müssen Sie beim IRS eine Fristverlängerung beantragen. Dazu können Sie das Formular 4868 ausfüllen. Sobald Sie eine Verlängerung beantragt haben, haben Sie bis zum 15. Oktober Zeit, Ihre Steuererklärung einzureichen.
Ja, die Lohnsteuer kann aufgeschoben werden. Der IRS bietet bestimmten Arbeitgebern und Selbstständigen einen Lohnsteueraufschub an. Dieser Aufschub ermöglicht es Ihnen, die Zahlung des Arbeitgeberanteils an den Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern aufzuschieben. Den Arbeitnehmeranteil an den Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern müssen Sie weiterhin zahlen.
Wenn Sie als Arbeitgeber die Frist für die Gehaltsabrechnung versäumen, können Sie mit Sanktionen belegt werden. Die Strafen variieren je nach Bundesstaat, in dem Sie tätig sind, können aber Zinsen, Geldstrafen und sogar Gefängnisstrafen umfassen. In einigen Fällen kann sich auch das Finanzamt einschalten.
Wenn Sie Ihre Steuern 4 Tage zu spät zahlen, müssen Sie eine Säumnisgebühr von 5 % der nicht gezahlten Steuer entrichten.