Ausstehende Schecks in Quickbooks treten auf, wenn ein Scheck zur Bezahlung von Waren oder Dienstleistungen ausgestellt wurde, die Mittel jedoch noch nicht vom Konto abgehoben wurden. Der Ausgleich dieser Schecks ist ein wichtiger Schritt bei der Führung genauer Finanzunterlagen. In diesem Artikel gehen wir auf die Schritte ein, die Sie durchführen müssen, um ausstehende Schecks in Quickbooks auszugleichen.
Wenn Sie Quickbooks zur Verwaltung Ihrer Finanzen verwenden, ist es wichtig, dass Sie den richtigen Kontenplan einrichten. So können Sie ausstehende Schecks leicht erkennen und erfassen. Um den Kontenplan einzurichten, müssen Sie die entsprechenden Daten in die entsprechenden Felder eingeben.
Sobald der Kontenplan eingerichtet ist, können Sie alle ausstehenden Schecks in Quickbooks leicht auffinden. Dazu müssen Sie in Quickbooks die Registerkarte „Debitoren“ aufrufen und die Option „Ausstehende Schecks“ auswählen. Daraufhin wird eine Liste mit allen ausstehenden Schecks im System angezeigt.
Sobald Sie die ausstehenden Schecks in Quickbooks gefunden haben, müssen Sie sie abgleichen. Damit stellen Sie sicher, dass die Schecks aus dem System gelöscht und etwaige Diskrepanzen zwischen dem Scheckbetrag und dem Kontoauszug beseitigt werden. Dazu müssen Sie den Scheckbetrag mit dem Kontoauszug vergleichen und die erforderlichen Anpassungen vornehmen.
Sobald die ausstehenden Schecks abgeglichen sind, können Sie die Schecks aus Quickbooks ausgleichen. Dazu müssen Sie den Scheck im Fenster Ausstehende Schecks auswählen und dann auf die Schaltfläche Löschen klicken. Dadurch wird der Scheck aus dem System entfernt und als ausgeglichen markiert.
Sobald die Schecks von Quickbooks ausgeglichen wurden, müssen Sie die Zahlungen erfassen. Dazu müssen Sie den Scheck im Fenster Ausstehende Schecks auswählen und dann auf die Schaltfläche Zahlung erfassen klicken. Dadurch wird die Zahlung dem entsprechenden Konto im System hinzugefügt.
In manchen Fällen können ausstehende Schecks nicht ausgeglichen werden. Dies kann der Fall sein, wenn eine Diskrepanz zwischen dem Scheckbetrag und dem Kontoauszug besteht. Um diese Probleme zu lösen, müssen Sie sich mit dem Aussteller des Schecks in Verbindung setzen und die Neuausstellung des Schecks beantragen.
Schließlich müssen Sie Ihre Bankkonten in Quickbooks abgleichen. So stellen Sie sicher, dass alle Ihre Transaktionen im System korrekt verbucht sind. Wählen Sie dazu das Konto auf der Registerkarte „Debitoren“ aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Abstimmen“. Dadurch wird Quickbooks aufgefordert, den Kontoauszug mit den Transaktionen im System zu vergleichen und die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen.
Das Bereinigen ausstehender Schecks in Quickbooks ist ein wichtiger Schritt, um genaue Finanzunterlagen zu führen. Durch die Einrichtung des Kontenplans, das Auffinden ausstehender Schecks, deren Abstimmung, den Ausgleich, die Erfassung von Zahlungen und die Abstimmung von Bankkonten können Sie ausstehende Schecks in Quickbooks einfach und schnell bereinigen.
Um einen ungedeckten Scheck in QuickBooks abzuschreiben, müssen Sie zunächst in Ihrem Kontenplan ein neues Konto speziell für ungedeckte Schecks erstellen. Anschließend müssen Sie eine Journalbuchung erstellen, die das Konto, von dem der Scheck ausgestellt wurde, belastet und das neue Konto, das Sie für nicht eingelöste Schecks erstellt haben, entlastet.
Um nicht eingelöste Schecks in QuickBooks zu verbuchen, müssen Sie ein separates Bankkonto für diese Schecks einrichten. Dieses Konto wird verwendet, um die Schecks zu verfolgen, die von der Bank nicht freigegeben wurden. Gehen Sie dazu in das Menü Banking und wählen Sie Bankkonten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Neu und wählen Sie Anderes Konto. Geben Sie den Namen des Kontos ein, z. B. Unverrechnete Schecks, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern & Schließen.
Sobald das Konto eingerichtet ist, müssen Sie die nicht eingelösten Schecks zu diesem Konto hinzufügen. Gehen Sie dazu in das Menü Banking und wählen Sie Schecks schreiben. Geben Sie die Schecknummer, das Datum, den Zahlungsempfänger und den Betrag ein. Wählen Sie dann das Konto, das Sie für nicht eingelöste Schecks erstellt haben, aus dem Dropdown-Menü Konten aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & Schließen, wenn Sie fertig sind.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, ausstehende Schecks einzulösen. Eine Möglichkeit besteht darin, den Zahlungsempfänger zu kontaktieren und eine neue Zahlungsform zu vereinbaren. Eine andere Möglichkeit besteht darin, den Scheck für ungültig zu erklären und einen neuen Scheck auszustellen. Schließlich können Sie sich an Ihre Bank wenden und sie bitten, die Zahlung für den Scheck zu stoppen.
Die Berichtigungsbuchung für ausstehende Schecks ist eine Journalbuchung, mit der der Saldo des Kontos für Schecks angepasst wird, die zwar ausgestellt, aber noch nicht von der Bank bearbeitet wurden. Diese Buchung wird am Ende des Abrechnungszeitraums vorgenommen und beinhaltet eine Belastung des Kontos in Höhe des Scheckbetrags und eine Gutschrift auf dem Konto in Höhe des Scheckbetrags.
Es gibt keine endgültige Antwort auf diese Frage, da sie von den Richtlinien und Verfahren des jeweiligen Unternehmens abhängt. Im Allgemeinen ist es jedoch ratsam, ausstehende Schecks nach Ablauf einer bestimmten Zeit (z. B. 90 Tage) abzuschreiben, wenn keine begründete Erwartung besteht, dass sie bezahlt werden. Der Grund dafür ist, dass nicht eingelöste Schecks eine Verbindlichkeit für das Unternehmen darstellen, die am besten aus den Büchern entfernt werden sollte, um die tatsächliche Finanzlage des Unternehmens korrekt wiederzugeben.