Das Inventar ist ein wesentliches Element jedes Unternehmens, daher ist es sinnvoll, dass QuickBooks über eine Inventarfunktion verfügt. Mit dieser Funktion können Sie Ihre Bestände verfolgen und effektiv verwalten. In diesem Artikel erklären wir Ihnen die Grundlagen der Aktivierung von Inventar in QuickBooks.
Bevor Sie mit der Aktivierung der Inventarisierung in QuickBooks beginnen können, müssen Sie einige Schritte unternehmen. Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass Sie die entsprechende Version von QuickBooks installiert haben. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Inventarliste aktuell und korrekt ist.
Sobald Sie die erforderliche Version von QuickBooks installiert haben, können Sie mit dem Einrichten Ihrer Inventarliste beginnen. Dazu gehört die Eingabe aller Artikel in Ihrem Inventar und der zugehörigen Details. Dazu gehören der Artikelname, die Beschreibung, die Menge und der Preis.
Sobald Sie Ihre Inventarliste eingerichtet haben, müssen Sie sie mit einem Konto verknüpfen. Auf diese Weise kann QuickBooks Ihre Bestände verfolgen und entsprechend verwalten. Sie können Ihre Inventarliste mit einem Aktiv-, Passiv- oder Aufwandskonto verknüpfen.
Sobald Ihre Inventarliste eingerichtet und mit einem Konto verknüpft ist, können Sie die Inventarfunktion in QuickBooks aktivieren. Gehen Sie dazu auf die Registerkarte „Unternehmen“ und wählen Sie „Inventar und Dienstleistungen“. Von hier aus können Sie die Option „Inventar aktivieren“ auswählen, um die Funktion zu aktivieren.
Sobald die Inventarfunktion aktiviert ist, können Sie den Bestellpunkt einrichten. Dies ist der Punkt, an dem QuickBooks Sie benachrichtigt, dass Ihr Bestand zur Neige geht und wieder aufgefüllt werden muss. Sie können den Meldepunkt einrichten, indem Sie die gewünschte Menge in das Feld „Meldepunkt“ eingeben.
Wenn Sie das Inventar in QuickBooks aktivieren, müssen Sie die Selbstkosten (COGS) einrichten. Dies sind die Kosten, die mit den Artikeln in Ihrem Bestand verbunden sind. Sie können die COGS einrichten, indem Sie die Kosten in das Feld „Cost of Goods Sold“ eingeben.
Sobald Sie Ihre Bestandsliste und die zugehörigen Funktionen eingerichtet haben, können Sie mit der Bestandsverfolgung in QuickBooks beginnen. Dazu gehört die Verfolgung der Menge der Artikel in Ihrem Bestand, der Kosten der verkauften Waren und des Werts Ihres Bestands.
Sobald Sie Ihre Inventarliste eingerichtet und die zugehörigen Funktionen aktiviert haben, können Sie in QuickBooks Inventarberichte erstellen. Dazu gehören Berichte wie Bestandsverwendung, Bestandswert und Bestandsverkäufe. Diese Berichte helfen Ihnen, den Überblick über Ihre Bestände zu behalten und diese effektiv zu verwalten.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Bestand in QuickBooks zu erfassen, je nachdem, welche Art von Bestand Sie haben und wie Sie ihn verfolgen.
Wenn Sie physischen Bestand haben, den Sie in QuickBooks verfolgen, können Sie Inventarartikel einrichten und sie in Ihrer Artikelliste verfolgen. Wenn Sie Inventar erhalten, können Sie es in QuickBooks als Bestandsgruppe oder als Kauf eingeben. Sie können die Inventarartikel dann als Produkte oder Dienstleistungen verkaufen, und QuickBooks verfolgt die Lagerbestände für Sie.
Wenn Sie kein physisches Inventar haben, aber dennoch den Lagerbestand verfolgen müssen, können Sie Inventarartikel als Nicht-Inventarartikel einrichten. Sie können dann die Inventarartikel als Produkte oder Dienstleistungen kaufen und verkaufen, und QuickBooks verfolgt die Inventarbestände für Sie.
Um einen Inventarstandort in QuickBooks einzurichten, müssen Sie zunächst eine neue Firmendatei einrichten. Danach müssen Sie die Inventarfunktion in QuickBooks aktivieren. Gehen Sie dazu in das Menü Bearbeiten und wählen Sie Präferenzen. Gehen Sie im Fenster „Einstellungen“ zum Abschnitt „Artikel und Inventar“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Inventar und Bestellungen für Artikel aktivieren“. Wenn Sie dies getan haben, können Sie Ihre Lagerstandorte einrichten. Gehen Sie dazu in das Menü Listen und wählen Sie Liste der Lagerstandorte. Klicken Sie im Fenster Liste der Lagerstandorte auf die Schaltfläche Neu. Im Fenster Neue Inventarisierungsstelle hinzufügen können Sie die Informationen für Ihre Inventarisierungsstelle eingeben. Wenn Sie die Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das Inventar in einem Unternehmen zu aktivieren. Die erste ist, die Inventarfunktion in den Geschäftseinstellungen zu aktivieren. Damit können Sie den Lagerbestand verfolgen und Bestellpunkte festlegen. Die zweite Möglichkeit, das Inventar zu aktivieren, besteht darin, ein Inventarobjekt zu erstellen. Gehen Sie dazu auf die Registerkarte „Inventar“, klicken Sie auf die Schaltfläche „Inventar hinzufügen“ und geben Sie die Informationen für den neuen Artikel ein. Die dritte Möglichkeit, das Inventar zu aktivieren, besteht darin, eine Bestellung für das Inventar zu erstellen. Gehen Sie dazu auf die Registerkarte Einkäufe, klicken Sie auf die Schaltfläche „Bestellung hinzufügen“ und geben Sie die Informationen für die neue Bestellung ein.
Bevor Sie mit der Bestandsaufnahme beginnen können, müssen Sie entscheiden, welches Inventarsystem Sie verwenden wollen. Es gibt zwei Haupttypen von Inventursystemen: periodische und permanente Inventur. Bei einem periodischen Inventursystem zählen Sie Ihre Bestände in bestimmten Abständen, z. B. einmal im Monat. Bei einem permanenten Inventarsystem wird der Bestand kontinuierlich erfasst.
Sobald Sie sich für ein Inventarsystem entschieden haben, müssen Sie Ihre Bestandsaufzeichnungen einrichten. Für jeden Artikel in Ihrem Bestand müssen Sie die folgenden Informationen erfassen:
– Artikelbezeichnung
– Artikelcode oder SKU
– Artikelbeschreibung
– Artikelstandort
– Vorrätige Menge
– Mindestbestellmenge
– Mindestbestellmenge
– Standardkosten
– Durchschnittskosten
Sie können diese Informationen in einer Tabellenkalkulation, einer Datenbank oder einer Bestandsverwaltungssoftware erfassen. Sobald Sie Ihre Bestandsaufzeichnungen eingerichtet haben, müssen Sie Ihren Bestand zählen und die Aufzeichnungen entsprechend aktualisieren.