Archivierte E-Mails in Outlook sind E-Mails, die aus dem normalen Posteingangsordner in einen Archivordner verschoben wurden. Auf diese Weise können Benutzer E-Mails speichern, die für eine spätere Bezugnahme relevant sein könnten. Die archivierten E-Mails sind nach wie vor zugänglich und können von den Benutzern zur Ansicht abgerufen werden.
Um die Archivierungsfunktion in Outlook nutzen zu können, müssen die Benutzer sie zunächst aktivieren. Dazu müssen sie in den Outlook-Einstellungen die Option „Archivierung aktivieren“ wählen und dann die E-Mail-Ordner auswählen, die sie archivieren möchten.
Sobald die Archivierung aktiviert ist, können E-Mails archiviert werden, indem die E-Mails, die der Benutzer archivieren möchte, ausgewählt und dann die Option zum Archivieren ausgewählt wird. Die archivierten E-Mails werden dann aus dem Posteingangsordner in den Archivordner verschoben.
Um archivierte E-Mails in Outlook anzuzeigen, müssen die Benutzer zum Archivordner gehen, der sich in der Outlook-Ordnerliste befindet. Im Archivordner können die Benutzer die archivierten E-Mails anzeigen, indem sie sie auswählen und dann auf die Schaltfläche „Anzeigen“ klicken.
Archivierte E-Mails können mit Hilfe der Suchleiste in der oberen rechten Ecke des Outlook-Fensters gesucht werden. Benutzer können Schlüsselwörter eingeben, um nach bestimmten archivierten E-Mails zu suchen.
Wenn Benutzer archivierte E-Mails wiederherstellen möchten, können sie dies tun, indem sie die gewünschten E-Mails auswählen und dann die Option zum Wiederherstellen auswählen. Die wiederhergestellten E-Mails werden dann wieder in den Posteingangsordner verschoben.
Wenn Sie archivierte E-Mails löschen möchten, wählen Sie die zu löschenden E-Mails aus und wählen dann die Option zum Löschen. Die gelöschten E-Mails werden dann dauerhaft aus dem Archivordner entfernt.
Benutzer können Outlook auch so einrichten, dass E-Mails automatisch archiviert werden, indem sie eine Regel in den Outlook-Einstellungen festlegen. Mit dieser Regel können Benutzer bestimmte Parameter für E-Mails festlegen, die automatisch archiviert werden sollen.
Die Archivierung von E-Mails in Outlook bietet viele Vorteile, z. B. die Freigabe von Speicherplatz im Posteingangsordner und die Erleichterung des Auffindens bestimmter E-Mails. Die Archivierung von E-Mails hilft den Benutzern auch, wichtige E-Mails, die in der Zukunft benötigt werden könnten, im Auge zu behalten.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, archivierte E-Mails zu finden, je nachdem, wo sie gespeichert sind. Wenn sie lokal auf Ihrem Computer gespeichert sind, können Sie die Suchfunktion Ihres E-Mail-Programms verwenden, um sie zu finden. Wenn sie auf einem Server gespeichert sind, können Sie sich an Ihren E-Mail-Anbieter wenden, um herauszufinden, ob er eine Möglichkeit zur Suche nach archivierten E-Mails anbietet. Wenn Sie Ihre E-Mails in der Cloud gespeichert haben, können Sie sie mit einem Dienst wie Google Takeout herunterladen, um sie offline zu durchsuchen.