Die Prüfung der Schriftgutverwaltung ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens, da sie dazu beiträgt, die Genauigkeit und die Einhaltung der geltenden Vorschriften zu gewährleisten. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die verschiedenen Prüfverfahren, die üblicherweise in der Schriftgutverwaltung eingesetzt werden.
Die Risikobewertung ist ein wichtiger Teil jeder Prüfung. Sie umfasst die Ermittlung der potenziellen Risiken, die mit der Aktenverwaltung verbunden sind, z. B. Sicherheitsverletzungen oder Datenverlust. Der Prozess der Risikobewertung sollte die Identifizierung potenzieller Bedrohungen, die Bewertung ihrer Wahrscheinlichkeit und die Festlegung geeigneter Kontrollen umfassen.
Die Datenerhebung ist eine Schlüsselkomponente jeder Prüfung. Sie umfasst die Sammlung von Daten über das Aktenverwaltungssystem, einschließlich seiner Struktur, Prozesse und Kontrollen. Anhand dieser Daten kann dann die Wirksamkeit des Systems bewertet und Verbesserungsmöglichkeiten ermittelt werden.
Die Überprüfung von Dokumenten ist der Prozess der Untersuchung von Dokumenten, die sich auf das Aktenverwaltungssystem beziehen. Dazu gehören Richtlinien, Verfahren, Berichte und andere Dokumente. Auf diese Weise kann der Prüfer alle Risikobereiche und Verstöße gegen die Vorschriften ermitteln.
Interviews sind ein weiterer wichtiger Teil einer Prüfung. Sie geben dem Prüfer wertvolle Einblicke in das Aktenverwaltungssystem und ermöglichen es ihm, Fragen zu stellen und Feedback direkt von den für das System verantwortlichen Personen zu erhalten.
Die Prüfung ist ein notwendiger Bestandteil jeder Prüfung. Dabei werden verschiedene Tests durchgeführt, wie z. B. Transaktions- oder Systemtests, um die Wirksamkeit des Aktenverwaltungssystems zu beurteilen. Auf diese Weise kann der Prüfer etwaige Problembereiche ermitteln und Abhilfemaßnahmen empfehlen.
Die Berichterstattung ist der Prozess der Dokumentation der Prüfungsergebnisse. Dazu gehören die Zusammenfassung der Feststellungen, die Abgabe von Empfehlungen und die Erstellung eines Abschlussberichts. Der Bericht sollte alle Bereiche, in denen die Vorschriften nicht eingehalten wurden, sowie alle erforderlichen Abhilfemaßnahmen enthalten.
Die Weiterverfolgung ist ein wichtiger Teil jeder Prüfung. Es geht darum, die Wirksamkeit des Auditprozesses zu bewerten und sicherzustellen, dass alle Korrekturmaßnahmen ergriffen wurden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das Aktenverwaltungssystem wirksam bleibt und den Vorschriften entspricht.
Ein Audit der Schriftgutverwaltung besteht aus vier Komponenten:
1. Überprüfung der Records Management Policy der Organisation.
2. Befragung der Mitarbeiter der Schriftgutverwaltung.
3. Überprüfung der Verfahren zur Verwaltung von Unterlagen.
4. beobachten Sie die Prozesse der Schriftgutverwaltung in Aktion.
Es gibt 7 Prüfungsverfahren:
1. Risikobewertung
2. Planung
3. Prüfung
4. Dokumentation
5. Nachbereitung
6. Berichterstattung
7. Überwachung
Aufzeichnungsverfahren sind die Methoden, die verwendet werden, um finanzielle Transaktionen zu verfolgen. Dies kann von der manuellen Aufzeichnung von Transaktionen in einem Hauptbuch bis hin zur Verwendung von Buchhaltungssoftware zur Automatisierung des Prozesses reichen. Wichtig ist, dass es ein System gibt, das sicherstellt, dass alle Transaktionen ordnungsgemäß aufgezeichnet und verbucht werden.
Es gibt vier Schlüsselkonzepte, die die Grundlage der Rechnungsprüfung bilden:
1. Einhaltung der Vorschriften: Damit ist der Prozess gemeint, mit dem sichergestellt wird, dass eine Organisation die einschlägigen Gesetze und Vorschriften einhält.
2. Kontrolle: Dies bezieht sich auf die Maßnahmen, die eine Organisation ergreift, um sicherzustellen, dass ihre Jahresabschlüsse korrekt und zuverlässig sind.
3. Kommunikation: Bezeichnet den Prozess des Informationsaustauschs zwischen Prüfer und Kunde.
4. Zusammenarbeit: Dies bezieht sich auf die Bereitschaft des Mandanten, mit dem Prüfer zusammenzuarbeiten, um den Prüfungsprozess zu erleichtern.
Die 8 Prüfungsverfahren sind:
1. Planung und Risikobewertung
2. Verstehen des Mandanten und seiner Geschäftstätigkeit
3. Identifizieren und Bewerten von Risiken
4. Entwerfen und Durchführen von Prüfungshandlungen
5. Testen und Auswerten der Ergebnisse
6. Kommunikation der Ergebnisse und Empfehlungen
7. Überwachung und Nachbereitung
8. Kontinuierliche Verbesserung