Um eine 1099 für einen Arbeitnehmer zu erstellen, muss man genau wissen, was eine 1099 ist und was sie beinhaltet. Ein 1099 ist ein Steuerformular des Internal Revenue Service (IRS), das für die Meldung von Vergütungen für unabhängige Auftragnehmer verwendet wird, die keine Angestellten sind. Auf dem Formular werden das Jahreseinkommen einer Person und die gegebenenfalls einbehaltenen Steuern angegeben. Es ist wichtig, den Unterschied zwischen einem Angestellten und einem unabhängigen Auftragnehmer zu verstehen, da dies bestimmt, welches Formular verwendet werden sollte.
Das Finanzamt definiert einen Angestellten als jemanden, der unter direkter Aufsicht und Kontrolle des Arbeitgebers steht. Ein unabhängiger Auftragnehmer ist jemand, der Dienstleistungen erbringt, aber nicht unter der direkten Kontrolle des Arbeitgebers steht. Für unabhängige Auftragnehmer müssen 1099 ausgestellt werden, nicht aber für Angestellte.
Unternehmen, die einer Einzelperson im Jahr mehr als 600 Dollar zahlen, müssen das Formular 1099 ausstellen. Dazu gehören u. a. Zahlungen für Dienstleistungen und Mieten.
Das Formular 1099 muss unabhängigen Auftragnehmern bis zum 31. Januar des Folgejahres zugesandt werden. Es ist wichtig sicherzustellen, dass das Formular korrekt und rechtzeitig ausgefüllt wird, um Strafen des Finanzamts zu vermeiden.
Das Unternehmen muss den Namen, die Adresse und die Sozialversicherungsnummer oder die Arbeitgeberidentifikationsnummer des Auftragnehmers haben, um das Formular 1099 auszufüllen. Diese Angaben können vom Auftragnehmer vor Beginn der Arbeiten oder aus der Rechnung des Auftragnehmers entnommen werden.
Das Formular 1099 ist nach der Art des Einkommens geordnet, z. B. Dienstleistungen, Mieten, Lizenzgebühren usw. Der Betrag muss in Feld 7 des Formulars angegeben werden. Außerdem müssen Name, Anschrift und Steueridentifikationsnummer des Zahlungspflichtigen angegeben werden.
Die 1099 muss an den Auftragnehmer und an die IRS geschickt werden. Das Formular kann elektronisch oder per Post verschickt werden. Es ist wichtig, eine Kopie des Formulars für die eigenen Unterlagen des Unternehmens aufzubewahren.
Wenn das Formular 1099 falsch ist, muss das Unternehmen eine Korrektur bei der IRS einreichen. Das Korrekturformular muss innerhalb von 30 Tagen nach Einreichung des Originalformulars ausgefüllt und an die IRS geschickt werden.
Wenn Unternehmen die Anforderungen verstehen und die richtigen Schritte befolgen, können sie sicherstellen, dass sie ordnungsgemäß 1099 für ihre unabhängigen Auftragnehmer ausstellen. Die Erstellung einer 1099 für einen Arbeitnehmer erfordert Wissen und Aufmerksamkeit für Details, aber die Befolgung der Richtlinien wird dazu beitragen, dass die Unternehmen die IRS-Vorschriften einhalten.
Als Arbeitgeber sind Sie für die Einbehaltung, Abführung und Meldung der Lohnsteuer im Namen Ihrer Mitarbeiter verantwortlich. Wenn Sie einen 1099-Mitarbeiter beschäftigen, müssen Sie Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern sowie Einkommensteuern auf Bundes- und Landesebene einbehalten und abführen. Außerdem müssen Sie ein W-2-Formular für den Mitarbeiter einreichen.
Es gibt einige Dinge zu bedenken, bevor Sie Ihren Mitarbeitern 1099 ausstellen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter als 1099 eintragen lassen, werden sie als unabhängige Auftragnehmer und nicht als Arbeitnehmer betrachtet. Das bedeutet, dass sie nicht denselben Schutz und dieselben Leistungen wie Arbeitnehmer genießen, z. B. Arbeiterunfallversicherung, Arbeitslosenversicherung und bezahlte Freistellung. Das bedeutet auch, dass Sie als Arbeitgeber nicht für die Einbehaltung von Steuern von ihren Gehaltsschecks verantwortlich sind. Stattdessen sind sie selbst für die Zahlung ihrer Steuern verantwortlich.
Bevor Sie Ihren Angestellten eine 1099er-Liste ausstellen, sollten Sie sich vergewissern, dass sie tatsächlich die Kriterien für die Einstufung als unabhängiger Auftragnehmer erfüllen. Das Finanzamt stellt einige Anforderungen, u. a. dass der Arbeitnehmer keine Kontrolle oder Weisungsbefugnis darüber hat, wie er seine Arbeit verrichtet, dass er eine Arbeit verrichtet, die nicht zum üblichen Geschäftsbetrieb des Unternehmens gehört, und dass er einen Vertrag hat, in dem er als unabhängiger Auftragnehmer aufgeführt ist.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Mitarbeiter als 1099 zu erfassen, achten Sie darauf, dass Sie dies korrekt tun. Wenn Sie die 1099 nicht korrekt ausfüllen, kann das Finanzamt saftige Geldstrafen verhängen.
1099 Formulare werden verwendet, um Einkommen aus anderen Quellen als der Beschäftigung zu melden. Dazu gehören Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit, freiberuflicher Arbeit, Vermietungen und anderen Quellen. Um einer Person, die für Sie gearbeitet hat, eine Einkommenssteuererklärung auszustellen, müssen Sie ein 1099-Formular ausfüllen und es an die Person oder das Unternehmen schicken, die/der die Person bezahlt hat. Das 1099-Formular enthält Informationen über das verdiente Einkommen und alle einbehaltenen Steuern.
Es gibt einige wenige Fälle, in denen ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer eine 1099 anstelle einer W2 ausstellen kann. Ein Beispiel ist, wenn der Arbeitnehmer als unabhängiger Auftragnehmer eingestuft wird. In diesem Fall würde der Arbeitgeber keine Steuern vom Lohn des Arbeitnehmers einbehalten, und der Arbeitnehmer wäre für die Zahlung seiner Steuern selbst verantwortlich. Ein anderes Beispiel ist, wenn der Arbeitnehmer in Form von Provisionen bezahlt wird. In diesem Fall kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine 1099 ausstellen, wenn der Gesamtbetrag der im Laufe des Jahres gezahlten Provisionen weniger als 600 USD beträgt.
Ja, Sie können eine 1099 manuell ausstellen. Allerdings müssen Sie darauf achten, dass Sie alle erforderlichen Informationen angeben und das richtige Formular verwenden. Das Formular 1099 wird für die Meldung von Einkünften verwendet, die nicht der Quellensteuer unterliegen. Dazu gehören Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit, Zinsen, Dividenden, Mieten, Tantiemen, Unterhaltszahlungen und bestimmte andere Einkommensarten. Das Formular muss bis zu dem auf dem Formular angegebenen Datum ausgefüllt und bei der IRS eingereicht werden.