Effektive Geschäftstelefonate zu führen ist eine wichtige Fähigkeit, die es zu beherrschen gilt. Geschäftstelefonate erfordern oft ein hohes Maß an Kommunikation, daher ist es wichtig zu wissen, wie man sie richtig und professionell führt. Hier sind neun Tipps, die Ihnen helfen, effektive Geschäftstelefonate zu führen.
1. Vorbereitung auf den Anruf: Verstehen Sie den Zweck des Anrufs: Bevor Sie ein Geschäftstelefonat führen, sollten Sie sich über den Zweck des Anrufs klar werden. Fragen Sie sich, warum Sie anrufen und welche Informationen Sie von Ihrem Gesprächspartner erhalten möchten. Überlegen Sie, wie Sie am besten an das Gespräch herangehen und üben Sie, was Sie sagen werden.
2. Ein professioneller Ton: Bei einem geschäftlichen Anruf ist es wichtig, einen professionellen Ton zu treffen. Stellen Sie sich zunächst vor und geben Sie den Zweck des Gesprächs klar an. Sprechen Sie deutlich und achten Sie auf eine professionelle Sprache.
3. die richtigen Fragen stellen: Um den größtmöglichen Nutzen aus einem Geschäftsgespräch zu ziehen, stellen Sie die richtigen Fragen. Achten Sie darauf, dass sich die Fragen auf den Zweck des Anrufs beziehen und ein offenes Ende haben. Dadurch wird ein sinnvolles Gespräch gefördert.
4. genaues Zuhören: Ein wichtiger Bestandteil effektiver geschäftlicher Telefonate ist es, aktiv zuzuhören. Hören Sie den Antworten Ihres Gesprächspartners aufmerksam zu und stellen Sie bei Bedarf klärende Fragen.
5. höflich und respektvoll sein: Seien Sie während eines geschäftlichen Telefonats immer höflich und respektvoll. Verwenden Sie eine höfliche Sprache und vermeiden Sie negative Kommentare.
6. klar und prägnant sein: Es ist wichtig, sich während eines geschäftlichen Anrufs klar und deutlich auszudrücken. Vermeiden Sie langatmige Aussagen und konzentrieren Sie sich stattdessen auf die wichtigsten Punkte.
7. Notizen machen: Das Anfertigen von Notizen während eines Geschäftsgesprächs kann hilfreich sein, um den Überblick zu behalten. Achten Sie darauf, wichtige Informationen oder besprochene Details zu notieren.
8. Beendigung des Gesprächs: Beim Beenden des Gesprächs ist es wichtig, der anderen Person für ihre Zeit zu danken. Fassen Sie die wichtigsten besprochenen Punkte zusammen und stellen Sie bei Bedarf weitere Fragen.
9. Nachbereitung: Achten Sie darauf, dass Sie nach einem Geschäftsgespräch alle besprochenen Maßnahmen weiterverfolgen. Schicken Sie ein Dankesschreiben oder eine E-Mail als Zeichen der Höflichkeit.
Wenn Sie diese neun Tipps befolgen, werden Sie in der Lage sein, effektive geschäftliche Telefonate zu führen. Denken Sie daran, vorbereitet, professionell, höflich und klar zu sein. Mit etwas Übung werden Sie in der Lage sein, erfolgreiche Geschäftstelefonate mit Leichtigkeit zu führen.
1. Vergewissern Sie sich, dass Sie eine klare, professionell klingende Stimme haben.
2. Lächeln Sie, wenn Sie am Telefon sprechen, das lässt Ihre Stimme freundlicher und einladender klingen.
3. kommunizieren Sie klar und präzise, kommen Sie schnell auf den Punkt.
4. achten Sie auf Ihren Tonfall, vermeiden Sie es, gehetzt, wütend oder gereizt zu klingen.
5. Achten Sie darauf, dass Sie Ihrem Gesprächspartner aufmerksam zuhören und ihn nicht unterbrechen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Unternehmen mit Anrufen umgehen. Am gebräuchlichsten ist eine zentrale Telefonanlage, bei der die Anrufe an die entsprechende Nebenstelle weitergeleitet werden. So haben Unternehmen eine Haupttelefonnummer, die Kunden anrufen können, und die Anrufe können dann an die richtige Person oder Abteilung weitergeleitet werden.
Eine weitere Möglichkeit für Unternehmen, Anrufe zu bearbeiten, besteht darin, dass jeder Mitarbeiter seine eigene persönliche Telefonnummer hat. Dies kann hilfreich sein, wenn die Mitarbeiter jederzeit erreichbar sein müssen oder wenn sie häufig außer Haus sind.
Einige Unternehmen nutzen auch VoIP-Systeme (Voice over IP), mit denen Anrufe über das Internet getätigt werden können. Dies kann ein kostengünstiger Weg sein, um Anrufe zu tätigen und zu empfangen, und es kann auch für internationale Anrufe genutzt werden.
Die 4 E’s der Telefon-Etikette sind:
1. Erwartung – Legen Sie den Ton für den Anruf fest, indem Sie einen klaren Grund für Ihren Anruf angeben. Bereiten Sie alle Informationen oder Fragen vor, die Sie von der Person, die Sie anrufen, erhalten möchten.
2. Engagieren Sie sich – Beginnen Sie das Gespräch mit einer positiven Note. Seien Sie freundlich und höflich.
3. effizient – Kommen Sie schnell auf den Punkt, warum Sie anrufen. Respektieren Sie die Zeit Ihres Gesprächspartners und konzentrieren Sie sich auf das Gespräch.
4. Ende – Danken Sie Ihrem Gesprächspartner für seine Zeit und teilen Sie ihm mit, dass Sie das Gespräch beenden werden.
Wenn Sie beruflich telefonieren, ist es wichtig, dass Sie sich klar und präzise ausdrücken. Vermeiden Sie Füllwörter wie „äh“ oder „äh“ und atmen Sie stattdessen vor dem Sprechen tief durch. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Worte deutlich aussprechen und in einem gemäßigten Tempo sprechen. Außerdem ist es wichtig, am Telefon höflich und zuvorkommend zu sein, auch wenn Ihr Gesprächspartner sich schwierig verhält. Danken Sie Ihrem Gesprächspartner für seine Zeit und vermeiden Sie es, gehetzt oder ungeduldig zu wirken.
Die 10 ethischen Grundsätze am Telefon lauten wie folgt:
1. Seien Sie professionell – nehmen Sie das Telefon in einer professionellen Art und Weise entgegen und verwenden Sie einen höflichen und freundlichen Ton.
2. sei ansprechbar – rufe umgehend zurück und sei erreichbar, wenn die Person, die du zu erreichen versuchst, erreichbar ist.
Seien Sie deutlich – sprechen Sie klar und langsam und verwenden Sie eine korrekte Grammatik und Aussprache.
4. fassen Sie sich kurz – kommen Sie schnell auf den Punkt und schweifen Sie nicht ab.
5. Seien Sie respektvoll – unterbrechen Sie nicht, verwenden Sie eine angemessene Sprache und sprechen Sie nicht zu laut.
6. Seien Sie rücksichtsvoll – telefonieren Sie nicht während der Mahlzeiten oder anderer persönlicher Aktivitäten.
7. Seien Sie geduldig – drängen Sie Ihren Gesprächspartner nicht und lassen Sie ihn seine Gedanken zu Ende führen.
8. Seien Sie flexibel – seien Sie bereit, Ihren Zeitplan an die Bedürfnisse Ihres Gesprächspartners anzupassen.
9. Seien Sie ehrlich – stellen Sie sich oder den Zweck Ihres Gesprächs nicht falsch dar.
10. Seien Sie professionell – denken Sie daran, dass Ihr Verhalten Ihr Unternehmen und dessen Ruf widerspiegelt.