Wenn Sie die Buchhaltungssoftware QuickBooks verwenden, können Sie eine Liste von Konten in verschiedenen Kategorien wie Verbindlichkeiten, Vermögenswerte, Ausgaben und Einnahmen einrichten. Wenn Sie Informationen zu einer Werbebuchung in diesem Programm überprüfen möchten, müssen Sie ein individuelles Konto für diese Werbebuchung einrichten. Gleiches gilt, wenn Sie Finanzinformationen in einer Steuererklärung melden möchten. Sie müssen ein bestimmtes Konto erstellen, um die Daten zu melden und zu erfassen.
Neues Konto erstellen
Um einer Steuerzeile in QuickBooks ein Ausgabenkonto zuzuweisen, müssen Sie ein neues Konto erstellen. Öffnen Sie das Menü „Kontenplan“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Konto“. Wählen Sie dann „Neu“. Ein neues Menü mit einer Liste der Kontotypen zur Auswahl wird angezeigt. Wählen Sie „Kosten“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“. Im nächsten Bildschirm können Sie einen Namen für das neue Konto erstellen. Lassen Sie das QuickBooks-Programm nach dem Erstellen eines Namens wissen, ob es sich bei diesem neuen Konto um ein Unterkonto handelt. Beispielsweise verfügen Sie möglicherweise über ein allgemeines Kostenkonto mit Unterkategorien für Ausgaben in Bezug auf Baukosten, Inventar oder Mitarbeitergehälter. Um anzuzeigen, dass das neue Konto ein Unterkonto ist, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen auf dem Bildschirm und klicken Sie auf das Patentkonto.
Zusätzliche Informationen hinzufügen
Nach dem Erstellen eines neuen Ausgabenkontos können Sie Informationen aufzeichnen, die sich auf das Konto beziehen. Wenn sich die Ausgaben beispielsweise auf eine Versicherungspolice beziehen, können Sie den Namen der Versicherungsgesellschaft, die Versicherungsnummer, den Namen Ihres Versicherungsagenten und die Daten der Vertragslaufzeit eingeben. Verwenden Sie die verschiedenen Dropdown-Menüs, um die entsprechenden Informationen für das neue Spesenkonto einzugeben.
Hinzufügen des Ausgabenkontos zu einer Steuerzeile
Gehen Sie in QuickBooks zum Bildschirm oder Menü „Tax-Line Mapping“ und wählen Sie das Steuerformular aus, das Sie verwenden möchten. Sie finden ein Dropdown-Menü, in dem Sie die Steuerzeile auswählen können, die den Spesenabrechnungsdaten entspricht. Verwenden Sie nach Auswahl der Steuerzeile das Dropdown-Menü, um das neue Ausgabenkonto zuzuweisen, das Sie erstellt haben oder das Sie zuvor eingerichtet haben.
Bestehende Konten
Um ein vorhandenes Spesenkonto einer Steuerzeile in QuickBooks zuzuweisen, öffnen Sie das Menü „Kontenplan“ und markieren Sie das entsprechende Spesenkonto. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Kontos und wählen Sie „Konto bearbeiten“. Wählen Sie dann die Option zum Anpassen der Informationen zur Steuerlinienzuordnung aus dem angezeigten Menü. Verwenden Sie die folgenden Dropdown-Menüs, um das entsprechende Steuerformular und die Steuerzeile auszuwählen.
Ihr Buchhalter
Wenn Ihr Buchhalter Zugriff auf die Daten hat, die Sie in QuickBooks aufzeichnen, ist es möglicherweise am besten, wenn diese Person die Spesenabrechnungen Steuerzeilen zuordnet. Einige Buchhalter ziehen es vor, diese Aufgabe selbst zu erledigen, da dies dazu beiträgt, die Genauigkeit und Konsistenz der Buchhaltung sicherzustellen. Um zu verhindern, dass in Zukunft möglicherweise falsche Daten zurückverfolgt werden müssen, wenden Sie sich an Ihren Buchhalter, bevor Sie Ihre Spesenabrechnungen und deren Steuerzeilen anpassen.