Statuten legen die interne Form und Funktion eines Unternehmens fest. Neben den Statuten sind dies die wichtigsten Dokumente, die Sie bei der Gründung Ihres Unternehmens verfassen. Gute Statuten erklären die Führungsstruktur und die Beziehung des Unternehmens zu den Aktionären und nehmen Fragen und Konflikte in der Unternehmensführung vorweg. Die von Ihnen festgelegten Statuten steuern die Entwicklung Ihres Unternehmens und können Ihre Rolle als Gründer überdauern oder überschatten. Schreiben Sie sie daher auf Dauer.
Allgemeine Information
Statuten bestehen aus einzelnen „Artikeln“, die ein bestimmtes Thema abdecken. Die ersten Artikel sollten allgemeine Informationen enthalten, die den Charakter Ihres Unternehmens beschreiben. Schreiben Sie den ersten Artikel mit Abschnitten, in denen der Name Ihres Unternehmens, sein Organisationstyp – Gesellschaft mit beschränkter Haftung, Kommanditgesellschaft oder Kapitalgesellschaft – und seine Kernprodukte oder sein Geschäftsmodell aufgeführt sind. In einem weiteren Artikel sollte das Verfahren zur künftigen Änderung der Satzung erläutert werden. In einem dritten Artikel werden die Mitgliedschaftsbedingungen und etwaigen Mitgliedsbeiträge Ihres Unternehmens aufgeführt oder es wird angegeben, dass die Mitgliedschaft für alle offen ist.
Führungsstruktur
Als nächstes müssen Sie die Führungsstruktur Ihres Unternehmens erläutern. Schreiben Sie zunächst einen Artikel, in dem die Geschäftsführung festgelegt wird. Identifizieren Sie spezifisch jedes Unternehmensbüro. Formulieren Sie die vollständigen Titel der Beamten und die Verantwortlichkeiten, die sie wahrnehmen müssen, um in diesem Amt einen guten Ruf zu behalten. Geben Sie ihre Amtszeit an oder beachten Sie, dass sie möglicherweise auf unbestimmte Zeit im Amt bleiben. Beachten Sie explizit die hierarchische Beziehung zwischen den einzelnen Büros, damit jeder versteht, wer wem Bericht erstattet. Legen Sie die richtigen Verfahren für einen Beamten fest, der dieses Büro verlässt, und für das Unternehmen, um einen Ersatz zu installieren. Erwähnen Sie, inwieweit Mitglieder der Führung von den nachteiligen Folgen ihrer Arbeitsleistung befreit werden. Wenn Ihr Unternehmen eine konsensbasierte Entscheidungsfindung auf Führungsebene erfordert, schreiben Sie einen Artikel, in dem erläutert wird, wie dies funktionieren wird. Wenn Ihr Unternehmen ständige Ausschüsse haben wird, schreiben Sie einen Artikel, in dem die Namen, Zwecke, Zusammensetzung, Befugnisse, Mitgliedschaftsanforderungen und Verfahren für die Freigabe und Besetzung von Sitzen dieser Ausschüsse erläutert werden.
Vorstand und Aktionäre
Schreiben Sie einen Artikel zur Einrichtung des Board of Directors Ihres Unternehmens. In den meisten Unternehmen übt der Verwaltungsrat die höchste Kontrolle über die Organisation aus, sogar über die Geschäftsführung. In der Regel besteht der Verwaltungsrat aus leitenden Angestellten, leitenden Aktionären und manchmal Branchenführern von außerhalb des Unternehmens. Erklären Sie, wer im Vorstand tätig sein darf, wie die Mitgliedschaftsbedingungen lauten und wie Mitglieder in den Vorstand eintreten und diesen verlassen können. Geben Sie die Bedingungen für die Einberufung einer Vorstandssitzung an und welche Art von Quorum der Vorstand für Abstimmungszwecke benötigt. Geben Sie an, wann regelmäßige Vorstandssitzungen stattfinden werden. Die meisten Unternehmen benötigen mindestens eine im Voraus angekündigte Jahresversammlung. Schreiben Sie als Nächstes einen Artikel, in dem Sie die Rolle der Aktionäre in Ihrem Unternehmen festlegen. Erklären Sie, welche Art von Aktien Ihr Unternehmen anbieten wird, welche Beschränkungen des Unternehmens für das Grundkapital gelten und welche Rechte und Pflichten die Aktionäre haben.
Rechtsfragen
Ihre Satzung muss zwei grundlegende rechtliche Belange abdecken. Erstens müssen sie den örtlichen, staatlichen und bundesstaatlichen Gesetzen entsprechen. Und alles, was nicht in Ihrer Satzung geregelt ist, wird automatisch auf das geltende Recht zurückgesetzt. Schreiben Sie einen Artikel, der dies erklärt. Zweitens dienen Ihre Statuten als maßgebliches Rechtsdokument, wenn Streitigkeiten in der Geschäftsführung, im Verwaltungsrat, zwischen Aktionären oder zwischen einer dieser Gruppen auftreten. Ihre Satzung sollte so gründlich wie möglich sein, um diese Probleme zu antizipieren und ihre Lösung zu beschreiben. Dies wird zukünftige Rechtsstreitigkeiten für alle Parteien klarer und weniger belastend machen.