Die Lohn- und Gehaltsabrechnung spielt in Ihrem Unternehmen eine herausragende Rolle, wenn Sie Mitarbeiter haben, die Sie bezahlen müssen. Wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen Mitarbeiter abgeben oder jemanden einstellen, der die Lohn- und Gehaltsabrechnung übernimmt, kann das Aufschreiben der Lohn- und Gehaltsabrechnungsverfahren die Lernkurve verkürzen. Das Schreiben von Abrechnungsverfahren stellt außerdem bei jeder Verarbeitung der Abrechnung das gleiche Ergebnis sicher – genaue und zeitnahe Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter.
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Beschreiben Sie, wie Mitarbeiter die Zeit dokumentieren und einreichen. Nach Angaben des US-Arbeitsministeriums kann ein Arbeitgeber jedes gewünschte Zeitnehmungssystem verwenden – sei es eine Arbeitszeittabelle, ein Computer-Zeiterfassungssystem oder etwas anderes. Schreiben Sie auf, wie Mitarbeiter die für die Abrechnungsperiode geleistete Arbeitszeit einreichen und wie oft die Abrechnungsschecks gekürzt werden. Wenn beispielsweise Arbeitszeittabellen in Papierform an den Personalmanager gesendet werden, führen Sie diese in der Prozedur auf, damit die Person, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung bearbeitet, weiß, dass sie hier die Arbeitszeittabellen abholen muss.
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Gehen Sie die Aktionen durch, während Sie schreiben. Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Sie alle Schritte enthalten, die zur Verarbeitung der Gehaltsabrechnung erforderlich sind, besteht darin, die Schritte zu schreiben, während Sie die Aktionen zur Gehaltsabrechnung ausführen.
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Schreiben Sie, wie die Löhne der Mitarbeiter berechnet werden. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise ein Computersoftwareprogramm für die Personalabrechnung verwendet, notieren Sie sich die Schritte, die der Mitarbeiter ausführen muss, um die Gehaltsabrechnungsinformationen für jeden Mitarbeiter in das System einzugeben.
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Besprechen Sie, wie Sie Zahlungsanpassungen vornehmen. Beschreiben Sie die Verfahren, die der Mitarbeiter ergreifen muss, um die an die Mitarbeiter gezahlten Löhne anzupassen. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise einen unbezahlten Urlaubstag in Anspruch nimmt, beschreiben Sie, wie die Gehaltsanpassung vorgenommen wird, um den Arbeitstaglohn vom Scheck des Mitarbeiters abzuziehen.
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Zahlungsplan auflisten. Geben Sie eine Beschreibung der Häufigkeit an, mit der Gehaltsabrechnungen gekürzt werden (wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich).
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Beschreiben, wie Schecks gedruckt oder Abrechnungsinformationen an den Abrechnungsdienstleister gesendet werden. Nachdem der Mitarbeiter die Abrechnungsinformationen in die Computersoftware oder das Zeiterfassungssystem eingegeben hat, beschreiben Sie, wie die Abrechnungsschecks gedruckt oder die Abrechnungsdatensätze an den Abrechnungsdienst gesendet werden, der die Schecks für das Unternehmen druckt.
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Pflegen Sie die Aufzeichnungen. Der Internal Revenue Service schlägt vor, die Zahlungsaufzeichnungen der Mitarbeiter wie W-2, Zeitkarten, Steuererklärungen und andere Gehaltsabrechnungen mindestens drei Jahre lang aufzubewahren. Beschreiben Sie, wo diese Aufzeichnungen gespeichert sind und wie der Mitarbeiter mit der Ablage dieser Aufzeichnungen oder dem Speichern dieser Aufzeichnungen umgehen soll (elektronisch und / oder in gedruckter Form).
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Bitten Sie einen Mitarbeiter, die groben Entwurfsanweisungen zu testen. Bitten Sie einen Mitarbeiter, nach dem Schreiben des ersten Entwurfs der Schritte den Anweisungen zu folgen, um festzustellen, ob er die Gehaltsabrechnung korrekt verarbeitet. Ermöglichen Sie dem Mitarbeiter, Feedback zu Bereichen der Anweisungen zu geben, die keinen Sinn machten oder bei denen er Probleme hatte.
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Schreibe die letzten Schritte. Verfeinern Sie die Abrechnungsverfahren anhand des Feedbacks des Mitarbeiters und passen Sie sie in ein endgültiges Format an.