Gemeinnützige Organisationen stellen häufig professionelle Veranstaltungsplaner ein, um Fundraising-Abendessen zu organisieren. Fundraising-Abendessen können bedeutende Spenden sammeln und den Unterstützern, Freiwilligen und Mitarbeitern der Organisation die Möglichkeit bieten, sich zu treffen, Spaß zu haben und ihr Engagement für die gemeinnützige Mission zu erneuern. Einige gemeinnützige Organisationen veranstalten jährliche Spendenaktionen, die als festliche Gemeinschaftsveranstaltungen zur Förderung und Unterstützung eines guten Zwecks erwartet werden. Ein denkwürdiges Ereignis ist wichtig, aber der Hauptzweck des Fundraising-Dinners ist es, Geld zu sammeln. Zu diesem Zweck ist eine detaillierte Planung und Ausführung für eine erfolgreiche Veranstaltung erforderlich.
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Planen Sie das Abendessen rechtzeitig, um die wichtigen Aufgaben zu erledigen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise einen Bankettsaal oder andere Arrangements reservieren, für die eine vorherige Benachrichtigung erforderlich ist.
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Treffen Sie sich mit Vertretern der gemeinnützigen Organisation, um die wichtigsten Aspekte des Fundraising-Dinners zu bestimmen, einschließlich Menü, Datum und Uhrzeit und ob die Veranstaltung in Buffetform stattfindet oder ob Kellner dienen. Die gemeinnützige Organisation kann sich für ein einfaches Abendessen oder eine Auktion oder eine andere Veranstaltung während des Abendessens entscheiden.
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Schreiben Sie einen Vertrag für Ihre Unternehmensdienstleistungen auf und geben Sie den Betrag an, den Sie für Ihre Dienstleistungen berechnen, die auszuführenden Arbeiten und die Zahlungsweise. Sie können sich dafür entscheiden, alle Kosten zu bezahlen und Rechnungen zur Erstattung einzureichen. Sie können eine Pauschale für die Veranstaltung berechnen, die alle Kosten enthält. Sie und die gemeinnützige Organisation entscheiden möglicherweise, dass Ihre Rolle auf die Planung beschränkt ist und die gemeinnützige Organisation die Finanzen verwaltet. Verwenden Sie den unterzeichneten Vertrag, um Ihre Arbeit mit der gemeinnützigen Organisation zu leiten.
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Entwickeln Sie ein Budget für das Fundraising-Dinner, in dem die Ausgaben wie Löhne, Mietkosten für den Bankettsaal, Haftpflichtversicherung, Verpflegung oder Kauf von Speisen und Getränken, Tischen und Stühlen, Tischwäsche sowie Druck- und Portokosten für Tickets, Postversand und Versand aufgeführt sind andere Anzeigen. Beziehen Sie Ticketpreise und Projektgewinn in diese Berechnungen ein.
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Bereiten Sie einen Zeitplan vor, der die Uhrzeit und das Datum des Fundraising-Dinners sowie die Daten für die Erledigung der Aufgaben enthält. Beauftragen Sie die Mitarbeiter, die Verantwortung für den Ort des Abendessens, den Ticketverkauf, das Essen, die Unterhaltung, die Einrichtung und die Reinigung zu übernehmen. Nehmen Sie regelmäßige Besprechungen in Ihre Zeitleiste auf, um Fortschrittsberichte auszutauschen und Pläne anzupassen, wenn Sie fortfahren.
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Suchen Sie sich einen Ort für das Abendessen mit der erforderlichen Raumgröße, Parkplätzen, Toiletten und gegebenenfalls einer Küche für die Zubereitung von Speisen.
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Benennen Sie eine Person, die Mitarbeiter und Freiwillige verwaltet, die die Arbeit vor, während und nach dem Fundraising-Dinner erledigen.
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Bitten Sie lokale Unternehmen, das Abendessen zu sponsern und Sach- und Geldspenden einzuholen. Arbeiten Sie mit der gemeinnützigen Organisation zusammen, um diese Anfragen basierend auf dem Steuerbefreiungsstatus der Organisation zu stellen. Sponsoren stellen Mittel oder Sachspenden zur Verfügung, um die Ausgaben entweder für einen bestimmten Zweck oder eine Wohltätigkeitsorganisation oder im Austausch für die Werbung für Veranstaltungen zu decken. Stiftungen, lokale Unternehmen und andere Organisationen, die an gemeinnützige Organisationen spenden, können dazu beitragen, die Kosten für die Veranstaltung auszugleichen.
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Drucken Sie Tickets für das Abendessen. Geben Sie auf dem Ticket die Organisation an oder veranlassen Sie die Unterstützung des Abendessens, die Namen der Sponsoren und Informationen zu Veranstaltungen, die beim Abendessen stattfinden sollen. Arbeiten Sie mit der gemeinnützigen Organisation beim Ticketverkauf zusammen, indem Sie Mitarbeiter, Freiwillige und Spender-Mailinglisten verwenden.
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Bewerben Sie das Fundraising-Dinner mit Flyern, Postern und Hinweisen in lokalen Zeitungen und Zeitschriften. Fügen Sie die Veranstaltung der Website und dem Newsletter der gemeinnützigen Organisation hinzu. Senden Sie einen Mailer an die Unterstützer, Freiwilligen und andere Personen und Organisationen der Organisation, die an dem Abendessen interessiert sein könnten. Benachrichtigen Sie die Community, indem Sie Kontakte bei Fernseh- und Radiosendern auflisten.
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Druckprogramme für das Fundraising-Dinner, sobald die Pläne für Redner und Veranstaltungen während des Dinners abgeschlossen sind. Schließen Sie Sponsoren und Spender ein, die das Abendessen unterstützt haben.
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Führen Sie die Spendenaktion durch, indem Sie den Ort inspizieren, Tische und Stühle arrangieren, Blumen oder Dekorationen auf die Bühne oder das Podium setzen und den Raum dekorieren. Stellen Sie sicher, dass das Setup zu einer guten Erfahrung für die Gäste beiträgt.
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Beauftragen Sie Mitarbeiter mit der Arbeit an der Veranstaltung, die Probleme lösen und sicherstellen, dass alles reibungslos verläuft.
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Schließen Sie das Fundraising-Dinner mit einem Meeting ab, um die Veranstaltung zu überprüfen, die Kosten aufzulisten und zu dokumentieren und einen Abschlussbericht über die Veranstaltung zu erstellen, der der gemeinnützigen Organisation vorgelegt werden soll.