Ein Geschäftstreffen ist eine Zusammenkunft, um Ziele für ein Unternehmen zu erreichen. Als Geschäftsinhaber, der Mitarbeiter beschäftigt oder regelmäßig mit verschiedenen Geschäftskontakten zusammentrifft, müssen Sie lernen, wie Sie ein Geschäftstreffen professionell und effizient durchführen. Sobald Sie den Dreh raus haben, um Ihre ersten Besprechungen zu überwachen, wird der Prozess einfacher zu handhaben.
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Verteilen Sie Ihre schriftliche Tagesordnung zu Beginn des Meetings. Die Tagesordnung sollte eine detaillierte Auflistung aller Punkte enthalten, die Sie bei der Versammlung ansprechen möchten, sowie eine eindeutige Start- und Endzeit. Stellen Sie sicher, dass Sie die Zeit auflisten, die jedem Punkt auf der Tagesordnung zugewiesen ist.
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Öffnen Sie das Meeting mit einer kurzen Einführung, indem Sie sich bei allen für Ihre Teilnahme bedanken, Grundregeln für das Meeting festlegen – beispielsweise die Redner nicht unterbrechen und den Zeitplan genau befolgen – und Ihre Ziele zusammenfassen. Stellen Sie alle „Unbekannten“ in der Besprechung vor, bevor Sie fortfahren, damit alle mit den Teilnehmern vertraut sind.
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Ernennen Sie gegebenenfalls einen Parlamentarier, um die Tagesordnung auf dem Laufenden zu halten. Diese Person verhindert, dass andere Teilnehmer von Tangenten abweichen, zu lange sprechen, unproduktive Argumente vorbringen oder kreisförmig hin und her gehen.
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Behalten Sie die Uhr als Meeting-Moderator im Auge, um sicherzustellen, dass Sie den Zeitplan einhalten. Auf der Tagesordnung sollte eine Liste der Minuten aufgeführt sein, die Sie für jeden Punkt aufwenden möchten, um die Besprechung voranzutreiben. Stellen Sie sicher, dass es sich um eine realistische Schätzung handelt, abhängig von der Schwere des Problems, das Sie diskutieren möchten.
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Fahren Sie mit Ihrer Besprechungsagenda fort. Geben Sie jeder Person, die für jeden Punkt auf der Liste der zur Diskussion stehenden Punkte verantwortlich ist, das Wort. Wenn diese Person fertig ist, erlauben Sie ihr, schnelle Fragen zu stellen, sich bei ihr zu bedanken und dann mit dem nächsten Tagesordnungspunkt und Moderator fortzufahren.
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Schließen Sie das Meeting pünktlich ab. Das wiederholte Überlaufen Ihrer Besprechungen über die Endzeit ist kontraproduktiv und zeigt einen Mangel an Respekt für die Zeitpläne Ihrer Teilnehmer. Wenn Sie noch nicht abgeschlossene Geschäfte zu erledigen haben, übertragen Sie diese auf Ihr nächstes geplantes Meeting oder senden Sie eine E-Mail an die Gruppe.