Der Zweck eines W9-Formulars besteht darin, einem Unternehmen, das steuerpflichtige Zahlungen an ein Unternehmen ausgibt, die Steueridentifikationsnummer des Unternehmens zur Verfügung zu stellen. Der IRS verwendet einen W9, um die von den Empfängern gemeldeten Einnahmen mit den von den Zahlungsempfängern gemeldeten Zahlungen abzugleichen, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Steuerbetrug verringert wird. Obwohl nur ein autorisierter leitender Angestellter einige Steuerformulare unterzeichnen kann, gehört ein W9-Formular nicht dazu.
Form W9
Um das Formular W9 auszufüllen, muss die Person, die das Formular ausfüllt, den Firmennamen und die Adresse des berichtenden Unternehmens sowie die Art des Unternehmens kennen, z. B. eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder eine Gesellschaft. Die Person, die das Formular ausfüllt, muss auch die Arbeitgeberidentifikationsnummer des Unternehmens kennen und wissen, ob die Organisation von der Quellensteuer befreit ist.
US-Person
Die Person, die einen W9 unterschreibt, muss eine „US-Person“ sein. Das bedeutet, dass der Unterzeichner eine Person sein muss, die US-Bürger oder ein in den USA ansässiger Ausländer ist. Der Unterzeichner sollte die Zustimmung der Organisation haben, ein W9 in seinem Namen zu unterzeichnen. Die Zustimmung kann jedoch mündlich oder stillschweigend erfolgen. Es ist nicht erforderlich, dass ein Unternehmen eine schriftliche Genehmigung zur Unterzeichnung eines W9 erstellt.
Unternehmensrichtlinien
Ein Unternehmen kann eine Richtlinie festlegen, die angibt, wer berechtigt ist, in seinem Namen einen W9 zu unterzeichnen. Wenn ein Unternehmen eine solche Richtlinie anwendet, kann es Unterzeichner auf Mitarbeiter beschränken, die die US-Staatsbürgerschafts- oder Aufenthaltsqualifikation erfüllen und die auch über die persönliche Identifikationsnummer des Unternehmens des Arbeitgebers verfügen. In Ermangelung einer Richtlinie kann praktisch jeder Mitarbeiter, der eine US-Person ist und die auf dem W9 angeforderten Informationen kennt, das Formular unterschreiben.
Strafen
Der Unterzeichner eines W9 bescheinigt unter Strafe des Meineids, dass die bereitgestellten Informationen wahr sind. Die vorsätzliche Fälschung einer Zertifizierung für einen W9 kann zu strafrechtlichen Sanktionen führen. Die Firma des Unterzeichners kann auch mit einer Zivilstrafe rechnen; Eine Strafe ist jedoch unwahrscheinlich, wenn der Unterzeichner einen gültigen Grund für die Angabe falscher Informationen hatte.