Eine Arztpraxis ist ein dienstleistungsbasiertes Unternehmen, in dem Patienten die Leistungen des Arztes und gelegentlich die in der Arztpraxis durchgeführten Tests oder verabreichten Medikamente bezahlen. Daher muss eine Arztpraxis Buchhaltungsunterlagen führen, damit Patienten und ihre Versicherungsunternehmen die vom Arzt erbrachten Leistungen korrekt in Rechnung stellen können. Zusätzlich zu den von Patienten geleisteten Zahlungen müssen Ärzte eine Reihe zusätzlicher Buchhaltungszahlen erfassen und aufzeichnen, einschließlich Gemeinkosten, Ausrüstung, Medikamente und Arbeitskosten, um sicherzustellen, dass ihre Praxen rentabel sind.
Informationen zum Patienten
Aus buchhalterischen Gründen kann jeder Patient, der eine Arztpraxis besucht, als Kunde angesehen werden. Das Büro muss von jedem Kunden mehrere wichtige Informationen sammeln, um sicherzustellen, dass der Besuch ordnungsgemäß abgerechnet wird. Neben den Standardkontaktinformationen wie Name, Telefonnummer und Adresse des Patienten erfassen die Arztpraxen in der Regel die Sozialversicherungsnummer und die Arbeitgeberinformationen des Patienten. Wenn keine Zahlung eingeht, können sie den Erfassungsprozess fortsetzen. Das Büropersonal muss auch die Versicherungsinformationen jedes Patienten erfassen, einschließlich der Rechnungsadresse und der Zuzahlungsinformationen der Versicherungsgesellschaft, damit die ordnungsgemäße Zuzahlung zum Zeitpunkt des Besuchs erfasst werden kann. Diese Informationen müssen mindestens einmal im Jahr aktualisiert werden, da die Krankenversicherungspolicen jährlich erneuert werden. Wenn ein Patient Versicherungspläne oder Unternehmen ändert, können die Rechnungsinformationen und die Zuzahlungsbeträge unterschiedlich sein.
Allgemeine Buchhaltungsinformationen
Arztpraxen müssen auch allgemeine Buchhaltungsinformationen über die Praxis aufzeichnen, einschließlich Betriebskosten und -kosten. Diese Liste enthält Miet-, Strom-, Telefonservice-, Arbeits- und Ausrüstungskosten. Während sich viele Ärzte mehr auf das medizinische Ende ihrer Praxis konzentrieren, muss sich jemand in der Praxis dieser kritischen Kosten bewusst sein, damit die Mitarbeiter jeden Monat bezahlt werden und mehr Geld hereinkommt als ausgeht. Durch die ordnungsgemäße Abrechnung von In-Office-Tests und Medikamenten, die im Büro verabreicht werden, kann ein Büroleiter oder ein anderer Mitarbeiter leicht erkennen, wann es Zeit ist, Verbrauchsmaterialien oder Medikamente nachzubestellen.
Patientenakten
Während einige die Krankenakte eines Patienten möglicherweise nicht als Buchhaltungsinstrument betrachten, enthalten die Krankenakten eine Fülle von Informationen, einschließlich aller verabreichten Medikamente und ihrer Mengen sowie aller Tests, die im Büro durchgeführt wurden, wie z. B. eine Blutanalyse. Durch genaue Aufzeichnungen dieser Informationen wird sichergestellt, dass die angemessenen Gebühren sowohl dem Patienten als auch der Versicherungsgesellschaft des Patienten in Rechnung gestellt werden, sodass die Kosten für Arzneimittel und Verbrauchsmaterialien gedeckt und die Verwendung der Geräte bezahlt werden.
Zusammenarbeit mit anderen Praktiken
Wenn ein Arzt eine Vereinbarung mit einer anderen Arztpraxis hat, müssen zusätzliche Buchhaltungsinformationen für jede dieser Vereinbarungen aufgezeichnet werden. Wenn ein Arzt beispielsweise eine Vereinbarung mit einer Testeinrichtung getroffen hat, damit seine Patienten ohne Rechnung zum Testen gehen können, muss der Arzt jedes Mal aufzeichnen, wenn er einen Patienten an die Testeinrichtung überweist, damit das Testzentrum eine angemessene Zahlung und die Versicherung des Patienten erhält wird für die Prüfung in Rechnung gestellt.