Wenn Sie Ihr Unternehmen zum ersten Mal gründen, sind Ihre Dateien zu Kunden, Lieferanten und Produkten möglicherweise so gering, dass Sie sie sofort verfügbar und auf Ihrem Schreibtisch griffbereit halten können. Aber wenn Ihr Unternehmen wächst und die Zeit vergeht, steigt auch der Papierkram. Sie müssen diese wachsende Anzahl von Papierunterlagen in Aktenschränken aufbewahren, wo Ihnen schließlich der Platz ausgeht. Um aktuelle Daten leicht zugänglich und nützlich zu halten, konvertieren Sie alte Informationen in inaktive Dateien.
Wesentliches
Inaktive Dateien bestehen aus Papierkram und anderen Informationen, die für die Abwicklung des täglichen Geschäfts nicht mehr erforderlich sind. Diese Dateien können Steuerformulare von vor drei Jahren, Bestellungen für bereits verkaufte Produkte oder Informationen zu Kunden enthalten, die zuletzt vor mehr als einem Jahr bei Ihnen gekauft haben. In einigen Fällen, z. B. bei Steuerdokumenten, müssen Sie die Aufzeichnungen für rechtliche Zwecke aufbewahren. Andere, die Sie möglicherweise als Referenz behalten möchten, z. B. wenn ein Kunde Sie auffordert, einen Stil nachzuschlagen, den er vor zwei Jahren gekauft hat. Die Trennlinie zwischen aktiven und inaktiven Datensätzen variiert je nach Unternehmen und hängt möglicherweise von der Größe des verfügbaren Speicherplatzes ab. Eine nützliche Richtlinie besteht jedoch darin, Datensätze, die seit einem Jahr unberührt sind, in inaktive Dateien umzuwandeln.
Übertragungen
Entwickeln Sie eine systematische Methode zum Konvertieren aktiver Dateien in inaktive. Eine Methode besteht darin, es zu einem Teil Ihrer Verfahren zum Jahresende zu machen. Durchsuchen Sie in der letzten Woche des Jahres Ihre Akten und nehmen Sie alle Unterlagen aus den Aktenschränken in Ihrem Büro heraus. Übertragen Sie diese alten Unterlagen in Aufbewahrungsboxen, die Sie in einem Hinterzimmer aufbewahren. Wenn Sie auf die inaktiven Dateien zugreifen müssen, können Sie dies dennoch problemlos tun.
Offsite
Wenn Ihnen der Platz im Hinterzimmer ausgeht, müssen Sie eine Offsite-Option in Betracht ziehen. Eine Möglichkeit ist ein Schließfach, das Sie monatlich mieten. Dies spart Geld, kann Ihre Dateien jedoch extremen Temperaturen aussetzen. Eine sicherere Option ist eine klimatisierte Einrichtung, die speziell für wichtige Aufzeichnungen entwickelt wurde. Obwohl dies teurer ist, sind Ihre Dateien vor extremen Temperaturen und biologischen Problemen wie Schimmel und Mehltau geschützt.
Digital werden
Wenn Sie die Idee nicht mögen, Papier alle paar Monate oder Jahre zu jonglieren, um es richtig zu speichern, sollten Sie Ihre Dateien digitalisieren. Sogar das IRS akzeptiert digitale Versionen von Belegen als Ausgabennachweis. Dieser Prozess reduziert einen Schrank voller Datensätze in Bits und Bytes, was auf magnetischen Speichermedien viel weniger Platz beansprucht. Sie können weitaus mehr Aufzeichnungen zur Hand haben und sie sofort jedem zugänglich machen, der über einen Computer verfügt. Sie können Ihre inaktiven Dateien auch an verschiedenen Speicherorten oder auf externen Servern duplizieren. Wenn irgendetwas passiert, um den Speicher in einem Bereich zu zerstören, werden Ihre Dateien immer noch an einem anderen Ort aufbewahrt. Bitten Sie Ihre Angestellten, alle Papierunterlagen zu digitalisieren, sobald sie sie erhalten, um den Vorgang zu starten. Sie müssen Scanner sowie Festplatten und Software für die Speicherung kaufen. Bestehende inaktive Dateien: Möglicherweise können Sie Ihre Personalressourcen besser nutzen, um ein externes Unternehmen für die Digitalisierung Ihrer Aufzeichnungen zu beauftragen.