Ein automatisiertes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem ermöglicht es dem Arbeitgeber, seine Lohn- und Gehaltsabrechnung über ein Computersystem zu verarbeiten. Ein manuelles Abrechnungssystem erfordert die manuelle Abwicklung der Abrechnung und ist daher ein erheblich langsamerer Vorgang als ein automatisiertes System. Ersteres vereinfacht die Lohn- und Gehaltsabrechnung und reduziert Fehler, die beim manuellen System wahrscheinlicher sind.
Zeitaufwändiger Transport
Stundenlohnempfänger werden nach Arbeitsstunden während des Lohnzeitraums bezahlt. Der Arbeitgeber verwendet ein Zeitnehmungssystem, um die Stunden zu erfassen und die stündlichen Mitarbeiter entsprechend zu bezahlen. Es ist daher wichtig, dass die Zeit jedes Mitarbeiters genau berechnet wird. Viele Arbeitgeber verwenden eine Zeitschaltuhr, um die Arbeitszeit zu erfassen. Ein manuelles Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem erfordert die manuelle Berechnung der Zeituhrdaten. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.
Das automatisierte Zeitnehmungssystem ermöglicht es dem Arbeitgeber, Zeitschaltdaten in die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware zu importieren. Insbesondere verwendet der Mitarbeiter eine Swipe-Karte oder einen Ausweis oder die Handabdruck- oder Fingerabdruckmethode, um ein- und auszusteigen. Sobald die Einträge in die Abrechnungssoftware transportiert wurden, berechnet die Software die geleistete Arbeitszeit. Der Mitarbeiter der Personalabrechnung muss lediglich sicherstellen, dass die Zeit angemessen transportiert wird, und die erforderlichen Änderungen vornehmen.
Zahlungsberechnung
Das automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem berechnet mithilfe der Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware alle Löhne. Lohnbuchhaltungssoftware wie QuickBooks, PenSoft, Z-Pay, Ultipro und Sage Peachtree berechnet das Brutto-Netto-Einkommen auf der Grundlage der Daten, die der Lohnbuchhalter eingibt. Daher hängt das Ergebnis von der Genauigkeit der Eingabe ab. Wenn einem gekündigten Mitarbeiter eine Abfindung fällig ist, der Lohn- und Gehaltsabrechnungsbeauftragte jedoch die Eingabe versäumt, zahlt das System diese nicht. Normalerweise ist das System zuverlässig, solange die Eingaben korrekt sind.
Das automatisierte System führt alle Arten von Zahlungen aus: Stunden-, Überstunden-, Doppel-, Gehälter, Provisionen, Boni, Gehaltserhöhungen, rückwirkende Löhne, Lohnabzüge, automatische Zahlungen und Erstattungen von Studiengebühren. Insbesondere eliminiert das automatisierte System das manuelle Schreiben von Gehaltsschecks. Das System generiert automatisch Gehaltsschecks und Stubs und ermöglicht die direkte Einzahlung.
Abzugsberechnung
Gehalts- und Lohnabzüge sind ein notwendiger Bestandteil der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Der Arbeitgeber muss eine obligatorische Quellensteuer auf die Gehaltsschecks der Arbeitnehmer erheben, einschließlich der Bundeseinkommensteuer, der Sozialversicherungssteuer, der Medicare-Steuer und in der Regel der staatlichen Einkommensteuer. Die manuelle Berechnung dieser Steuern kann zeitaufwändig und verwirrend sein. Der Quellensteuerberechnung sind eine Reihe von Regeln beigefügt. Mit einem automatisierten Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem verfügt die Software über die im System fest codierten Steuersätze. Sie berechnet die Quellensteuer für jeden Mitarbeiter auf der Grundlage der Dateneingabe für die Quellenbedingungen. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit von Lohnsteuerfehlern, die zu Gebühren des IRS und der staatlichen Steuerbehörde führen können.
Aufzeichnungen führen
Das IRS verlangt von Arbeitgebern, dass sie die Lohnsteueraufzeichnungen mindestens vier Jahre lang aufbewahren. Darüber hinaus verlangt das US-Arbeitsministerium, dass die Gehaltsabrechnungen mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden. Das manuelle System erfordert das manuelle Ablegen der erforderlichen Abrechnungsdaten, was Zeit kostet und die Unordnung erhöht. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware generiert und speichert Lohn- und Gehaltssteuerdaten.