Das QuickBooks-Programm dient zur Automatisierung bestimmter Aspekte des Finanzmanagements und der Buchhaltung und kann Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Geschäftskonten helfen. QuickBooks zeichnet bestimmte Daten automatisch auf, wenn Transaktionen stattfinden – beispielsweise an der Verkaufsstelle eines Einzelhandelsunternehmens oder einer anderen kommerziellen Organisation. Manchmal müssen Sie Daten jedoch manuell aufzeichnen, wofür allgemeine Journaleinträge vorgesehen sind.
Aufnahme
QuickBooks ist eine Buchhaltungssoftware, mit der Sie Ihre Geschäftskonten aufzeichnen und verwalten können. In den meisten Fällen verwalten Geschäftsführer die Finanzen eines Unternehmens in Zusammenarbeit mit professionellen Buchhaltern. QuickBooks ist so konzipiert, dass es in diesem Kontext funktioniert, da Sie Konten für Ihr Unternehmen importieren und exportieren können, sodass Sie und Ihr Buchhalter Änderungen an den Daten vornehmen können.
Buchhaltung
Die von QuickBooks generierten Konten sollten idealerweise alles enthalten, was Sie benötigen, um die Finanzen Ihres Unternehmens in Ordnung zu halten. Für bestimmte Unternehmen und abhängig von der Einrichtung von QuickBooks sind Ihre Buchhaltungsinformationen möglicherweise nicht vollständig, ohne dass die automatisch erfassten Daten manuell hinzugefügt werden. Wenn Sie beispielsweise Informationen benötigen, die im Rahmen Ihres Transaktionsprozesses nicht automatisch generiert und aufgezeichnet werden, müssen Sie möglicherweise eine manuelle Ergänzung mithilfe eines allgemeinen Journaleintrags vornehmen.
Prozess
Mit allgemeinen Journaleinträgen in QuickBooks können Manager und Buchhalter Transaktionen oder Überweisungen von Beträgen zwischen Konten aufzeichnen. Um einen allgemeinen Journaleintrag hinzuzufügen, wählen Sie „Firma“ und dann „Allgemeine Journaleinträge erstellen“ in der QuickBooks-Oberfläche. Von dort aus können Sie die Details des Eintrags eingeben, einschließlich der Konten, denen die Daten zugeordnet sind, der betreffenden Lastschrift oder Gutschrift, aller Kunden, Mitarbeiter oder anderer mit den Daten verknüpfter Informationen und anderer optionaler Informationen.
Options
Allgemeine Journaleinträge bieten eine Reihe von Optionen. Sie können beispielsweise ein Memo einfügen, das dann in Ihren QuickBooks-Berichten angezeigt wird, oder angeben, dass ein eingegebener Betrag abrechnungsfähig ist, wodurch der Abrechnungsprozess für die Transaktion automatisiert wird. Die Details, die Sie in einen allgemeinen Journaleintrag aufnehmen, hängen von der Art der Daten ab, die Sie aufzeichnen. Ihre Verteilungslinien müssen jedoch nach Abschluss des Eintrags zu einem Saldo von Null führen.