Wenn es um Geschäftskorrespondenz geht, ist formal der Name des Spiels. No-Nonsense-Geschäftsbriefe sind so konzipiert, dass sie direkt auf den Punkt kommen und gleichzeitig klar kommunizieren, was der Empfänger wissen muss. Gelegentlich wird eine Referenznotation verwendet, um den Leser sofort auf das Wesentliche des Inhalts aufmerksam zu machen, bevor der Körper überhaupt beginnt. Referenznotationen haben normalerweise vier Formen, obwohl sie normalerweise dasselbe bedeuten.
„Gegenstand:“
Eine Betreffzeile gibt den Inhalt an, dem im Hauptteil des Geschäftsbriefs zu folgen ist. Es wird als Satz geschrieben – zum Beispiel „Betreff: Redaktionssitzung am Montag“ – und nicht als Satz. Daher ist am Ende keine Interpunktion erforderlich.
„RE:“
Auf diese Notation, die „in Bezug auf“ bedeutet, folgt auch der Gegenstand, auf den sich der Brief bezieht. Es wird normalerweise zwischen der Adresse und der Anrede gefunden. „RE:“ kann in einem Originalbrief oder in einer Antwort verwendet werden und wird manchmal automatisch in einer E-Mail-Betreffzeile generiert, wenn „Antwort“ ausgewählt ist.
„Wenn Sie antworten, lesen Sie:“
Diese Referenznotation wird häufig in Stellenausschreibungen oder Anfragen nach Vorschlägen mit einem Identifikationscode verwendet. Beispiel: „Beziehen Sie sich beim Antworten auf den Code JOB1A.“ Die Befragten würden dann in ihrem Antwortschreiben auf die Notation verweisen.
„In re:“
„In re“ steht im Brief eines Befragten vor der Anrede. Es könnte lauten: „Bewerbung für JOB1A auf hiremenow.com“. Diese Referenznotationsversion ähnelt „RE:“, wird jedoch normalerweise nur als Antwort auf einen Brief verwendet.