Meetings können dynamische Zusammenkünfte sein, bei denen innovative Ideen geboren werden. Sie können auch schnell zu Gemütern anregen, da die Teilnehmer das Gefühl haben, Zeit verschwendet und nichts erreicht zu haben. Als Inhaber eines Kleinunternehmens ist es Ihre Aufgabe, das Meeting in Richtung Dynamik und weg von Frustration zu lenken. Um dies zu erreichen, sollten Sie laut „Forbes“ die Zeit verdoppeln, die Sie für die Erstellung der Agenda aufwenden. Im Rahmen Ihrer Agenda-Erstellung müssen Sie Fokuselemente erstellen, die den Inhalt und die Richtung Ihres Meetings bestimmen.
Organisatorische Bedeutung
Ein Fokuspunkt, auch als Tagesordnungspunkt, Aktionspunkt oder Thema bezeichnet, ist ein Punkt, der während einer Besprechung berücksichtigt oder diskutiert werden soll. Eine Besprechungsagenda besteht aus einer Liste von Schwerpunktpunkten, den Teilnehmern, die für deren Präsentation oder Diskussion verantwortlich sind, und der ihnen zugewiesenen Zeit. Die strategisch auf der Tagesordnung stehende Reihenfolge der Fokuspunkte gibt einen Überblick über die Struktur des Meetings. Beispielsweise wird der erste Fokuspunkt der erste besprochene Punkt sein, während der letzte Fokuspunkt das letzte Thema ist, das vor der Vertagung der Sitzung geprüft wird.
Aktionsschwerpunkt
Fokuselemente müssen mit Aktionsverben beginnen, damit die Mitglieder verstehen, was erreicht werden muss. Wenn Sie beispielsweise nur „Gästeliste für Ereignisse“ auflisten, wissen die Teilnehmer nicht, ob Sie die Gästeliste verfeinern, überprüfen, auswählen oder korrigieren. Schreiben Sie stattdessen „Über die Gästeliste des Ereignisses abstimmen“. Dies macht den Fokuspunkt viel klarer und die Besprechungsteilnehmer wissen, was sie zu erwarten haben.
Fokuselemente auswählen
Bevor Sie sich für Ihre Fokuselemente entscheiden, legen Sie fest, was Sie bis zum Abschluss des Meetings erreichen möchten. Sobald Sie die Ziele Ihres Meetings kennen, können Sie Fokuselemente entwickeln, um diese zu erreichen. Gute Orte, um nach Schwerpunktelementen zu suchen, sind die Protokolle des letzten Meetings und das Feedback der Teilnehmer. Nachdem Sie eine Liste potenzieller Fokuselemente erstellt haben, stellen Sie sicher, dass die Elemente miteinander verknüpft sind und alle Teilnehmer einbeziehen. Wenn dies nicht der Fall ist, sollten Sie mehr als ein Meeting abhalten, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer konzentriert und involviert bleiben.
Vorbereitet sein
Wenn Sie einen Schwerpunkt auf Ihre Besprechungsagenda setzen, stellen Sie sicher, dass Sie oder der ausgewählte Teilnehmer bereit sind, ihn anzusprechen, indem Sie die erforderlichen unterstützenden Materialien sammeln. Wenn in Ihrem Fokuselement beispielsweise „Finanzberichte genehmigen“ angegeben ist, müssen Sie die Berichte in der Besprechung bei sich haben. Als Geschäftsinhaber können Sie sicherstellen, dass Sie ein gutes Meeting haben, indem Sie einige Tage vor dem Meeting überprüfen, ob jeder Teilnehmer Zugriff auf die erforderlichen unterstützenden Materialien hat.