Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungskonto ist ein Nullsaldokonto, mit dem Unternehmen ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen erfassen und überwachen. Ein Nullsaldokonto ist ein Konto, auf dem nach Einlösung aller Schecks kein Guthaben mehr vorhanden ist. Die beiden Hauptgründe für die Verwendung eines Lohnabrechnungskontos sind erhöhte Sicherheit und effizientere Abstimmungen und Analysen.
Grundlagen der Gehaltsabrechnung
Eine Gehaltsabrechnung besteht aus mehreren Elementen. Die Mitarbeiter verdienen Löhne oder Gehälter, die im Hauptbuch unter den Gehaltskosten ausgewiesen werden. Die Arbeitgeber sind jedoch gesetzlich verpflichtet, bestimmte Abzüge vorzunehmen, z. B. den Anteil des Arbeitnehmers an der Sozialversicherung, Medicare und der Bundeseinkommensteuer sowie etwaige geltende lokale Steuern. Mitarbeiter können sich auch für freiwillige Abzüge wie Krankenversicherungen, Altersvorsorge oder Einlagen von Kreditgenossenschaften anmelden. Jede Kategorie muss separat im richtigen Hauptbuchkonto erfasst werden, um eine genaue Abrechnung zu gewährleisten. Mitarbeiterschecks werden für den Nettobetrag oder den Betrag ausgestellt, der dem Einkommen abzüglich Abzüge entspricht.
Grundlagen des Payroll Clearing-Kontos
In der Regel ist ein Abrechnungskonto ein separates Bankkonto mit einer eindeutigen Kontonummer. Gehaltsabrechnungen mit dieser Kontonummer werden gedruckt und an Mitarbeiter ausgestellt, oder direkte Einzahlungen werden auf das Verrechnungskonto verarbeitet. Sobald der zur Deckung der Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderliche Nettogeldbetrag bekannt ist, überweist das Unternehmen Geld von seinem Hauptbetriebskonto auf das Verrechnungskonto. Die Überweisung erfolgt für den Nettoabrechnungsbetrag. Dies muss vor der Freigabe von Zahlungen erfolgen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Schecks einlösen oder ihre direkten Einzahlungen rechtzeitig erhalten können.
Vorteile eines Lohn- und Gehaltsabrechnungskontos
Durch die Aufbewahrung einzelner Lohn- und Gehaltsabrechnungen in einem separaten Konto können Unternehmen Berichte erstellen, die spezifisch für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sind, wodurch bestimmte Aufgaben wie die Abstimmung der Lohnsteuerkonten vereinfacht werden. Das Auffinden von Gehaltsabrechnungen, die Mitarbeiter nicht eingelöst haben, ist einfacher. Berichte enthalten nicht alle Transaktionen, die im Hauptkonto angezeigt werden. Diese sind in der Regel viel zahlreicher als Abrechnungstransaktionen. Da es sich bei dem Abrechnungskonto um ein Konto mit Nullsaldo handelt, sind ausstehende Schecks oder Unstimmigkeiten leichter zu identifizieren. Ein Lohnabrechnungskonto bietet außerdem eine zusätzliche Schutzschicht für das Betriebskonto vor illegalen Aktivitäten. Indem Unternehmen nur die Netto-Gehaltsabrechnung übertragen, begrenzen sie die Höhe der Mittel, zu denen ein Krimineller Zugang erhalten kann.
Nachteile eines Lohn- und Gehaltsabrechnungskontos
Negativ ist, dass ein kleines Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern die zusätzlichen Schritte wie eine separate Bankabstimmung möglicherweise zu zeitaufwändig findet. Da die Mittel überwiesen werden müssen, bevor Mitarbeiter versuchen, ihre Schecks einzulösen, können Unternehmen mit verzinslichen Betriebskonten die Zinsen verlieren, die die Mittel möglicherweise verdient haben. Sollte das Unternehmen die Überweisung vergessen, können die Mitarbeiter möglicherweise ihre Schecks nicht einlösen oder ihre direkten Einzahlungen erhalten, was zu angespannten Beziehungen oder möglicherweise zusätzlichen Kosten für das Unternehmen führt.